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12 Tipps zu OpenOffice.org & Co.

05.02.2009 | 09:13 Uhr |

Office-Programme sind für viele PC-Nutzer unverzichtbare Helfer in Beruf und Alltag. Doch kleine Tricks und Kniffe können Ihre Benutzung viel einfacher machen – wenn man sie kennt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Openoffice.org & Co. noch bequemer an Ziel kommen.

Die folgenden Tipps und Kniffe zeigen Ihnen, was in Office-Programmen alles möglich ist, wenn man über den Tellerrand schaut. Es wird aufgeräumt mit einem Gerücht und Sie erwarten Tricks, Tipps bzw. Lösungen zu kleinen Problemen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Stöbern.

1. Der blaue Hintergrund (Microsoft Office)
Früher ging hartnäckig das Gerücht um, dass es für das Auge gesünder wäre, wenn der Hintergrund in Textverarbeitungsprogrammen nicht zu hell ist. In Microsoft Word gab es deshalb die Option, dass weiße Schrift auf blauem Grund angezeigt wird. Interessant: In Word 2007 fehlt diese Option, was noch nicht vielen aufgefallen sein dürfte. Mit gutem Grund, denn tatsächlich ist es für das Auge einfacher, dunkle Schrift auf hellem Grund zu betrachten und kaum jemand hat diese Option benutzt. Lieber sollte die Bildschirmhelligkeit so angepasst werden, dass die Augen geschont werden. Hinweise zur Softwareergonomie finden Sie zum Beispiel auf der Internetseite der TU Clausthal .

Lassen Sie sich trotzdem nicht belehren oder wollen Sie Ihre Augen einem Test unterziehen, finden Sie die Option in Word 2003 (in Vorgängerversionen an ähnlicher Stelle) hier:
-Extras
-Optionen
-Registerreiter „Allgemein“
-Auswahlfeld „Blauer Hintergrund/weißer Text“

2. Der falsche Papierzufuhrschacht (Microsoft Office)
Sie laden sich ein Word-Dokument aus dem Internet oder bekommen es von einem Bekannten und wollen es ausdrucken. Wussten Sie, dass das auch böse enden kann? Das Programm Microsoft Word stellt nämlich eine genauso praktische wie überraschende Funktion zur Verfügung. Direkt in einem Word-Dokument kann der Papierschacht ausgewählt werden, über den das Dokument ausgedruckt werden soll. In den meisten Fällen wird hierdurch die persönliche Standardeinstellung auf dem eigenen Computer überlagert und ohne Ankündigung wird das Papier aus dem Papierschacht ausgedruckt, der direkt im Dokument angegeben ist. Standardmäßig findet sich hier die Einstellung „Standardschacht (Auto)“. Wenn dies allerdings nicht der Fall ist, kann es schon mal zu dem ärgerlichen Fall kommen, dass Sie auf Photopapier drucken statt wie gewünscht auf Ihrem Normalpapier. Denn Zufuhrschächte unterscheiden sich natürlich von Drucker zu Drucker. Sinnvoll ist diese Einstellung, weil auf diesem Wege für ein bestimmtes Dokument sogar einzeln festgelegt werden kann, über welchen Schacht die erste und die folgenden Seiten gedruckt werden sollen.

Wo Sie die Einstellung finden:
-Datei
-Seite einrichten
-Registerreiter „Format“
-Auswahlfeld „Zufuhr“

Tipp: Bei Office 2007 haben Sie die Möglichkeit, die Schaltfläche „Seite einrichten“ direkt in die kleine Symbolleiste für Schnellzugriff oben links einzubinden.

3. Funktionen auch in Office 2007 finden (Microsoft Office)
Bald hat das „neue“ Office 2007 schon 2 Jahre auf dem Buckel. Revolutionär war das neue Bedienkonzept über eine Multifunktionsleiste (auch Ribbon genannt). Nach einer unterschiedlich langen Einarbeitungszeit wurde dieses Konzept von den meisten Nutzern begeistert aufgenommen. Doch in einigen Fällen wurde den Nutzern das Auffinden von altbekannten Funktionen nicht besonders einfach gemacht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Funktionen aus Office 2003 auch in Office 2007 wiederfinden. Microsoft bietet dazu sogenannte Referenzhandbücher an, in denen aufgelistet wird, wo man alte Funktionen unter der neuen Oberfläche von Office 2007 findet:

Befehle in Word 2003 und Word 2007 im Vergleich
Befehle in Excel 2003 und Excel 2007 im Vergleich
Befehle in PowerPoint 2003 und PowerPoint 2007 im Vergleich
Interaktive Befehlsreferenz für den Umstieg von Outlook 2003 auf Outlook 2007
Interaktive Befehlsreferenz für den Umstieg von Access 2003 auf Access 2007

4. Dropdown-Feld in der Symbolleiste anpassen (Microsoft Office 97-2003)
Sie haben zusätzliche Symbole in die Standard-Leisten von Office aufgenommen. Um nicht zu viel Platz am oberen Bildschirmrand zu verbrauchen, möchten Sie sich die Symbolleisten „Standard“ und „Format“ in einer Reihe anzeigen lassen. Nützlich wäre es dabei allerdings, wenn die Dropdown-Felder nicht so breit wären, damit mehr andere Symbole Platz haben. Wenn Sie die Dropdown-Felder verkleinern, haben mehr Symbole Platz.

Lösung: Office bietet Ihnen die Möglichkeit, die Breite von Dropdown-Feldern individuell festzulegen. Öffnen Sie „Ansicht, Symbolleisten, Anpassen“, und markieren Sie dann in der entsprechenden Symbolleiste das Dropdown-Feld, das Sie anpassen möchten. Zu erkennen ist die Markierung an einem breiten schwarzen Rand um das Feld. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen Rand gehen, verwandelt sich der Cursor in einen senkrechten Strich mit zwei Pfeilen nach rechts und links. Sie können das Feld bei gedrückter Maustaste nach rechts oder links bewegen und so das Feld schmäler oder auch breiter machen. Wenn die Breiten aller Dropdown-Felder Ihren Vorstellungen entsprechen, schließen Sie das „Anpassen“-Fenster einfach mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche.

5. Zeilenumbrüche per "Suchen und Ersetzen" einfügen (Microsoft Office)
Eine Zelle enthält eine Aufzählung von Elementen, die zum Beispiel durch Kommata voneinander getrennt sind. Um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten, können Sie die Trennzeichen dazwischen durch einen Zeilenumbruch ersetzen.

Lösung: Die Excel-Funktion "Suchen und Ersetzen" kann auch mit Sonderzeichen wie einem Zeilenumbruch umgehen. Anders als bei Word können Sie die Sonderzeichen aber nicht bequem auswählen. Sie müssen selbst wissen, wie Sie Excel dazu überreden, den Zeilenumbruch zu verwenden.

Öffnen Sie über "Bearbeiten, Ersetzen" (2007: "Start, Bearbeiten, Suchen und Auswählen, Ersetzen") das Fenster "Suchen und Ersetzen". Im Feld neben "Suchen nach" tragen Sie das Trennzeichen, beispielsweise ein Komma gefolgt von einem Leerzeichen ein. Im Feld "Ersetzen durch" drücken Sie die Tastenkombination Strg-J.

Lassen Sie sich nicht irritieren: Das Feld bleibt nämlich leer, nur der Cursor erscheint leicht verändert. Trotzdem können Sie den Suchvorgang starten, und Excel wird wie gewünscht das alte Trennzeichen durch einen Zeilenumbruch ersetzen. Derselbe Trick funktioniert natürlich auch umgekehrt, wenn Sie einen vorhandenen Zeilenumbruch durch ein anderes Trennzeichen ersetzen wollen.

6. Jede zweite Zeile farbig abheben (Microsoft Excel 97-2003)
Große Tabellen sind besser lesbar, wenn Sie sie farbig strukturieren. Mit bedingten Formatierungen können Sie zum Beispiel jede zweite Zeile mit einem farbigen Hintergrund versehen.

Lösung: Excel-Anwender nutzen dazu meist die beliebte Formel „Rest(Zeile();2)=0“. Sobald Sie aber einen Filter auf die Liste anwenden, werden die Farbmarkierungen durcheinandergewürfelt, und alles wird unübersichtlich. Mit der richtigen Funktion passiert das nicht.

Damit die bedingte Formatierung auch bei gefilterten Listen einfach konsequent jede zweite Zeile farbig hervorhebt, müssen Sie sie mit der Funktion „Teilergebnis“ kombinieren. Die Methode setzt eine bereits bestehende Liste ohne Leerzellen voraus.

1. Markieren Sie den gewünschten Zellbereich, und gehen Sie dann auf „Format, Bedingte Formatierung“. Im Dialogfenster stellen Sie nun die erste Option von „Zellwert ist“ um auf „Formel ist“. Um alle Zeilen mit gerader Nummer anzusprechen, tragen Sie die Formel

=Rest(Teilergebnis(3;$A$1:$A1);2)=0

ein. Im Beispiel beginnt der definierte Bereich ganz oben mit Zelle A1. Wenn der markierte Bereich bei Ihnen nicht in der ersten Zeile anfängt, ändern Sie an beiden Stellen die Zahl durch die entsprechende Nummer. Ebenso können Sie die Spaltenangabe anpassen. Mit dem Parameter „3“ ermittelt die Funktion „Teilergebnis“ die Zahl aller nichtleeren Zellen einer Liste. Der Formelteil „Teilergebnis(3;$A$1:$A1)“ zählt also die nichtleeren Zellen in der Spalte A bis zur aktuellen Zeile. Anders als die Funktion „Zeile“ berücksichtigt „Teilergebnis“ dabei nur die sichtbaren Zellen. Mit der Funktion „Rest“ ermittelt Excel, ob die Zeilennummer ohne Rest durch 2 teilbar ist.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Format“, und wählen Sie auf der Registerkarte „Muster“ die Hintergrundfarbe aus. Künftig zeigt Excel in dieser Tabelle auch bei gefilterten Listen jede zweite Zeile mit einer farbigen Hervorhebung an.

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