Mithilfe der Regeln in Outlook können Sie Ihre E-Mails beim Eintreffen oder Versenden automatisch verarbeiten lassen. Dabei sind die Möglichkeiten beinahe unbeschränkt. Nachrichten lassen sich beispielsweise direkt ausdrucken, weiterleiten, in andere Ordner kopieren oder automatisch beantworten. Um Regeln zu definieren, klicken Sie auf die Option Extras/Regeln und Benachrichtigungen/ Neue Regel. Aktivieren Sie anschließend den Menüpunkt "Regel ohne Vorlage erstellen" A.

Wählen Sie die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen B, wenn Sie eintreffende Mails verarbeiten möchten. Klicken Sie danach auf Weiter. Jetzt sehen Sie eine ganze Reihe von Bedingungen, um die Nachrichten zu filtern. Falls die Regel für alle E-Mails gelten soll, klicken Sie erneut auf Weiter. Andernfalls markieren Sie die gewünschte Option. Im nächsten Schritt entscheiden Sie sich für eine Aktion, die bei den betroffenen Nachrichten angewandt wird. Fahren Sie mit Weiter fort und definieren Sie allenfalls Ausnahmen, die bestimmte E-Mails von der Regel ausschließen. Falls Sie das nicht wünschen, greifen Sie zu Weiter und anschließend zur Option Fertigstellen.

Möchten Sie zum Beispiel eine Abwesenheitsmeldung einrichten, müssen Sie zu Beginn eine Vorlage erstellen. Verfassen Sie dazu in einer neuen E-Mail-Nachricht den Text, der während Ihrer Ferienabwesenheit verschickt werden soll. Klicken Sie danach auf Datei/Speichern unter und wählen Sie als Dateityp Outlook-Vorlage. Klicken Sie auf Speichern und schließen Sie das Fenster wieder.

Während des Erstellens der Regel entscheiden Sie sich für die Bedingungen "Nach Erhalt einer Nachricht" sowie "diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten". Klicken Sie auf die blau eingefärbten Wörter, um die zuvor erstellte Mailvorlage auf der Festplatte auszuwählen. Im Drop-down-Menü nehmen Sie die Option "Vorlagen im Dateisystem" und führen einen Doppelklick auf die soeben erstellte Vorlage aus. Klicken Sie abschliessend auf Fertigstellen, um die Regel zu aktivieren.