119654

So finden Sie die richtige kaufmännische Software

Mit der Entscheidung für eine bestimmte Business-Software hat sich ein Unternehmen auf Jahre hin festgelegt. Umso wichtiger ist, davor schon die richtigen Fragen gestellt zu haben.

Von Peter Lagocki

Kleine und mittelständische Unternehmen stehen in der Gründungsphase aber auch später vor der Entscheidung, welche Software für die Buchhaltung, die Warenwirtschaft oder für die Personalverwaltung eingesetzt werden soll. Gerade in den Anfangsphasen steht man unter Zeitdruck, es wird „schnell mal eine Software“ erworben, und im Nachhinein ist man mit dem Erwerb unzufrieden oder man lebt über Jahre mit den Mängeln, weil für einen Umstieg auf eine andere Software zu viel Arbeitsaufwand befürchtet wird.

Um solche Fallstricke zu vermeiden, sollte man vor der Anschaffung ein Pflichtenheft erstellen, um die Anforderung seines Unternehmens an die Software klar aufgestellt zu haben. Ein solches Pflichtenheft führt einem auch selber vor Augen, an welche Punkte dabei gedacht werden muss, welche Prioritäten gesetzt werden sollten, und sichert auch den langfristigen Einsatz des richtigen Produktes für die Firma.

Grundsätzliche Überlegungen

Wie viele Mitarbeiter sollten mit der Software arbeiten? Gibt es dabei unterschiedliche Rollen (Geschäftsführung, Lager, Buchhaltung, Vertriebsmitarbeiter, Marketing), welche eine Abgrenzung in den Benutzerrechten erfordern? Zwar wird auch bei kleineren Unternehmen selten eine genaue Trennung vorgenommen, jeder sieht meist alles, aber mit einer steigenden Mitarbeiterzahl sollte das Rechtemodell klar festgelegt sein. Prüfen Sie, wieweit die Software dieses leisten kann, und auch, in welchen Bereichen sie das nicht leisten kann. Auch die Lizenzkosten für Mehrplatzmodelle sollten berücksichtigt werden, eine günstige Einstiegslösung kann durch die Lizenzen für mehrere Arbeitsplätze im Nachhinein teurer werden als erwartet.

Was für Anforderungen stellt die Software an Clients und Server, falls benötigt? Wichtig ist hier auch der Aspekt der Offline-Verfügbarkeit. Notebooks sind inzwischen überall im Einsatz – ist es hier möglich, Datenbestände für den mobilen Zugriff einzurichten, und wie sieht es dort mit der Synchronisation bzw. Geschwindigkeit beim Zugriff mittels VPN aus?

Schnittstellen an andere Programme

Wenn in der Software Kundendaten, Termine und Aufgaben verwaltet werden, sollte man schauen, ob sich diese Daten sinnvoll zum Beispiel mit Outlook abgleichen lassen. Dieses ist häufig noch Standard in vielen Unternehmen, die mit Microsoft-Programmen arbeiten. Auch die Handys werden häufig mit Outlook synchronisiert und Mails damit abgerufen. Wenn dieses anschließend nicht mehr möglich ist, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass zwei Datensätze gepflegt werden müssen – Outlook und die CRM-Software.

Formulare

Egal ob Rechnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen – die Erstellung solcher Dokumente sollte schnell und einfach möglich sein. Eine Anpassung auf Ihr eigenes Firmenbriefpapier sollte im optimalen Fall auch durch Sie erfolgen können, und auch später machbar sein. Lassen sich in den Masken zur Dokumenterstellung auch freie Texte oder Textvorlagen einfügen, so dass man mit einem Klick das Formular auch drucken kann? Manche Firmen exportieren diese Dokumente in Word, um sie dort nochmal nachbearbeiten zu können – das zeigt aber, dass die Software-Formulare nicht so anpassbar sind, wie sie sollten. Außerdem hat man dadurch wieder zwei Dateiablagen – in der Software und im Dateisystem.

0 Kommentare zu diesem Artikel
119654