12.06.2011, 07:01

Thorsten Eggeling

Ratgeber Office

So automatisieren Sie Word-Aufgaben

In Word ist ein Makro-Recorder eingebaut, der Ihnen viele lästige Routine-Aufgaben bei der Textverarbeitung abnehmen kann. PC WELT zeigt, wie Sie Word-Funktionen über Makros automatisieren.
Klicken Sie in Word mit der Maus immer wieder auf die gleichen Menüpunkte? Oder müssen Sie die immer gleichen Textaufgaben mehrfach hintereinander erledigen? Diese stumpfe Klickerei können Sie sich sparen, denn in Word lassen sich viele Routine-Aufgaben ganz einfach automatisieren. Dabei leistet der eingebaute Makro-Recorder wertvolle Dienste. Mit Makros geht jedoch noch mehr, als nur einfache Befehlsfolgen aufzuzeichnen. Ein paar kleine Anpassungen genügen, und schon stehen in Word neue Funktionen bereit. In diesem Beitrag zeigt Ihnen PC WELT, wie Sie den Word-Makro-Recorder verwenden und aufgezeichnete Befehlsfolgen an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
Die Arbeitsschritte werden am Beispiel Word 2010 erklärt. Die Vorgehensweise ist in allen Word-Versionen ähnlich, nur die Namen der Optionen und ihre Platzierung in den Menüs weichen etwas ab. Die Beispielmakros finden Sie als Textdatei im Archiv „Word-Makros“ (Download: PC Welt Word-Makros 1.0). Sie können die Datei per Doppelklick öffnen und den enthaltenen Makro-Code in Word verwenden.
1. So arbeiten Sie mit dem Makro-Recorder
In Word 2010 gehen Sie zuerst auf „Datei ➞ Optionen“ und dann auf „Menüband anpassen“. Setzen Sie auf der rechten Fensterseite mit der Maus ein Häkchen in die Box vor „Entwicklertools“, und klicken Sie danach auf „OK“. Anschließend sehen Sie im Menüband die neue Registerkarte „Entwicklertools“.
Jetzt können Sie daran gehen, ein einfaches Beispielmakro aufzuzeichnen: Eine häufige Aktion ist der Wechsel des aktuellen Druckers, beispielsweise wenn Sie Word-Dateien einmal auf den Standarddrucker und ein anderes Mal auf den PDF-Drucker ausgeben möchten. Statt umständlich jedes Mal das Ausgabegerät zu wechseln oder die Druckoptionen neu einzustellen, zeichnen Sie die entsprechenden Befehlsfolgen einfach auf. In Zukunft genügt dann ein Tastendruck oder ein Mausklick, um den Drucker oder eine Druckoption zu wechseln.
Schritt 1: Unter „Entwicklertools“ klicken Sie auf „Makro aufzchn.“. In älteren Word-Versionen finden Sie die Funktion unter „Extras ➞ Makro ➞ Aufzeichnen“.
Schritt 2: Geben Sie unter „Makroname“ eine aussagekräftige Bezeichnung ein, beispielsweise DruckerWechseln. Achtung: Der Name darf keine Leerzeichen enthalten. Umlaute und andere Sonderzeichen sollten Sie ebenfalls vermeiden, weil das zu Fehlfunktionen führen kann. Unter „Makro speichern in“ können Sie in der Regel die Vorgabe „Alle Dokumente (Normal.dotm)“ beibehalten. Dadurch wird das Makro in der Datei „Normal.dotm“ abgelegt und steht somit in allen neuen Word-Dateien zur Verfügung. Sie können aber auch eine andere gerade geöffnete Datei auswählen. In diesem Fall wird das Makro nur in ihr gespeichert und ist auch nur verfügbar, wenn diese geöffnet ist. Für diese Option sollten Sie sich nur entscheiden, wenn Sie das Makro ausschließlich in dieser Datei benötigen oder es auf einen anderen PC kopieren möchten.
Schritt 3: Klicken Sie auf „OK“, um mit der Aufzeichnung zu beginnen. Dann gehen Sie auf „Datei ➞ Drucken“, stellen den gewünschten Drucker ein und wählen unter „Einstellungen“ die gewünschten Optionen, etwa „Querformat“. Klicken Sie dann auf „Drucken“. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte „Entwicklertools“ und klicken auf „Aufzeichnung beenden“.
Schritt 4: Zum Abschluss sollten Sie prüfen, ob das Makro richtig aufgezeichnet wurde. Dazu gehen Sie auf „Entwicklertools“ und klicken auf „Makros“. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auf den in Schritt 2 vergebenen Makronamen und dann auf „Ausführen“ klicken. Word sollte nun die bei der Aufzeichnung durchgeführten Schritte automatisch ausführen. Ist das nicht der Fall, wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 und testen das Makro erneut.
Wichtig: Einstellungen, die Sie über die „Druckereigenschaften“ vornehmen, werden vom Word-Makro-Recorder nicht erfasst. Falls Sie etwa häufiger zwischen Farb- und Graustufen-Druck, unterschiedlichen Papierfächern oder Auflösungen wechseln müssen, hilft dieser Trick: Richten Sie über die Windows-Systemsteuerung Ihren Drucker kurzerhand noch einmal ein. Bezeichnen Sie diesen Drucker dann zum Beispiel mit „Mein Drucker Farbe“, und stellen Sie in dessen „Duckereigenschaften“ die gewünschten Optionen ein. Per Word-Makro können Sie dann bei Bedarf zwischen den beiden Druckern wechseln, wie in Kapitel 3 beschrieben.
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