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Professionelles Layout mit Word

11.04.2011 | 13:25 Uhr |

Mit Word kann man nicht nur Briefe schreiben. Mit dem Programm gestalten Sie auch beliebige Drucksachen – von der Einladungskarte bis zur Vereinszeitung. PC-WELT zeigt Ihnen, wie’s geht.

Um eine Einladung, eine Grußkarte oder eine Vereinszeitung ansprechend zu gestalten, brauchen Sie keine teure Spezial-Software. Das Textprogramm Word bietet alle Funktionen, die Sie dafür brauchen. Einige davon sind jedoch etwas versteckt, oder ihr Nutzen für das Gestalten von Drucksachen ist nicht unmittelbar zu erkennen. In diesem Ratgeber zeigt PC-WELT, welche Werkzeuge Word für das Layout, so der Fachbegriff für das Gestalten von Dokumenten, bereithält und wie Sie sie optimal einsetzen.

Die Anleitungen in diesem Artikel beziehen sich auf Word 2003. Sie lassen sich aber prinzipiell auch mit älteren Word-Versionen und jeder anderen Textverarbeitung nachvollziehen. In Word 2007 und 2010 fehlt die aus vorigen Versionen vertraute Menüleiste. Stattdessen gibt es hier ein Menüband.

1. Gestalten mit Tabellen
Bei einfachen einseitigen Drucksachen wie Grußkarten oder Einladungen lassen sich die Text- und Grafikelemente ohne großen Aufwand mit Tabulatoren oder mithilfe von Tabellen bündig ausrichten. Verwenden Sie zum Platzieren der Elemente aber niemals Leerzeichen! Damit können Sie zwar in Word auf dem Bildschirm den Abstand beispielswesie von Textspalten auf den ersten Blick passend bestimmen. Der Drucker variiert aber je nach Schriftart die Breite der Leerzeichen mehr oder weniger, was zu unschönen Verschiebungen im Druckbild führen kann. Am Beispiel einer Hochzeitseinladung lesen Sie hier Schritt für Schritt, wie Sie eine Tabelle zum Gestalten verwenden.

Schritt 1: Bevor Sie sich in Word an die Arbeit machen, sollten Sie sich überlegen, wie die Einladung aussehen soll. Erstellen Sie die nötigen Bildelemente in einem Grafikprogramm, oder laden Sie passende Bilder aus dem Internet (Bildrechte beachten!). Am besten machen Sie eine Skizze auf Papier. Zeichnen Sie dann ein Gitter über die Skizze, sodass sich die Text- und Bildelemente jeweils in verschiedenen Tabellenzellen befinden.

Schritt 2: Legen Sie in Word ein neues Dokument an. Erstellen Sie über „Tabelle, Einfügen, Tabelle“ eine der Skizze aus Schritt 1 entsprechende Tabelle. Im rechts abgebildeten Beispiel hat diese vier Spalten und fünf Zeilen. Für Text und Bilder im Zentrum der Einladungskarte genügen eigentlich drei Zeilen und zwei Spalten. Die zusätzlichen äußeren Spalten und Zeilen dienen als variable Abstandshalter zum Rand.

Schritt 3: Tippen Sie den gewünschten Text in die Zellen der Tabelle. Verwenden Sie dabei nicht zu viele unterschiedliche Schriftarten, -größen und -farben. Sonst wird das Schriftbild unruhig, und die Einladungskarte wirkt insgesamt unprofessionell. Wenn möglich, beschränken Sie sich auf eine Schriftart und -farbe. Wenn Sie innerhalb einer Tabellenzelle größere Abstände zwischen zwei Wörtern setzen wollen, erzeugen Sie diese, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die Tab-Taste drücken. Im Lineal oben im Word-Arbeitsfenster erscheint dann ein kleines Symbol für den Tabulator. Dieses können Sie mit der Maus an eine andere Position ziehen, bis der gewünschte Abstand erreicht ist.

Schritt 4: Platzieren Sie nach Klicks auf „Einfügen, Grafik, Aus Datei“ die Bilder. Standardmäßig werden Bilder in einer Zeile mit dem Text untergebracht und lassen sich daher nicht beliebig positionieren. Um das zu ändern, klicken Sie das Bild doppelt an, gehen auf die Registerkarte „Layout“ und klicken unter „Umbruchart“ beispielsweise auf den Eintrag „Hinter dem Text“. Blenden Sie über „Ansicht, Symbolleisten, Zeichnen“ die Zeichnen-Symbolleiste ein, falls Word diese noch nicht anzeigt. Klicken Sie in dieser Symbolleiste auf den weißen Pfeil („Objekte markieren“) und dann auf das Bild. Es erhält dadurch Anfasspunkte, über die sich seine Größe ändern lässt. Sie können es auch mit der Maus oder den Pfeiltasten verschieben. Wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und dann die Pfeiltasten drücken, können Sie das Bild punktgenau verschieben.

Eine Tabelle sorgt im Word-Dokument für den Richtigen Abstand der Text- und Bildelemente.
Vergrößern Eine Tabelle sorgt im Word-Dokument für den Richtigen Abstand der Text- und Bildelemente.
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Schritt 5: Es hängt jetzt von der Textmenge und den Bild- und Schriftgrößen ab, ob die unterschiedlichen Bereiche der Einladungskarte optimal ausgerichtet sind. Da sich die Zellenhöhe nach dem größten Element in der Zeile richtet, kann es zu unschönen Verschiebungen kommen. Klicken Sie in diesem Fall zuerst an einer beliebigen Stelle in der Tabelle, und gehen Sie auf „Tabelle, Markieren, Tabelle“. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle innerhalb der markierten Tabelle und gehen im Menü auf „Zellausrichtung“. Wählen Sie hier das erste Symbol in der zweiten Zeile („Text linksbündig und in der Mitte der Zelle ausrichten“). Dadurch setzt Word den Text in der linken und rechten Spalte gleichmäßig in die Mitte. Falls die vertikalen Abstände zwischen den Zellen jetzt immer noch nicht genau stimmen, ziehen Sie mit der Maus die horizontalen Begrenzungslinien der Tabelle etwas nach unten oder oben.

Schritt 6: Wenn Sie Hintergrund einfärben wollen, gehen Sie auf „Format, Hintergrund, Weitere Farben“ und wählen auf der Registerkarte „Benutzerdefiniert“ die gewünschte Farbe aus oder geben die Farbwerte ein. Im abgebildeten Beispiel sind die Werte „158, 175, 191“ für Rot, Grün und Blau eingestellt. Sie können dann den gesamten Text markieren und über „Format, Zeichen“ auf der Registerkarte „Schrift“ unter „Schriftfarbe“ das weiße Farbfeld auswählen, um die Schrift weiß zu stellen.

Schritt 7: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle innerhalb der Tabelle. Klicken Sie auf „Format, Rahmen und Schattierung“ und auf die Registerkarte „Rahmen“. Unter „Einstellung“ wählen Sie dann „Ohne“. Dadurch verschwinden alle Rahmenlinien der Tabelle. Sie erkennen danach nur noch die kaum sichtbaren Gitternetzlinien im Hintergrund der Tabelle, die aber nicht gedruckt werden.

Schritt 8: Für den Ausdruck besorgen Sie sich im Schreibwarenhandel am besten Postkarten oder Faltkarten für Tintenstrahl- oder Laserdrucker im DIN-A4-Format mit Perforation. In der Regel passen vier Karten in der Größe 105 x 148 Millimeter auf eine A4-Seite. Beim korrekten Einpassen der Einladungskarte kann Ihnen wieder eine Tabelle helfen. Erstellen Sie dazu ein neues Word-Dokument. Dann gehen Sie auf „Datei, Seite einrichten“, klicken unter „Orientierung“ auf „Querformat“ und stellen die Abstände für die Ränder beispielsweise auf „0,8cm“. Der genaue Wert hängt davon ab, wie viel Rand Ihr Drucker technisch bedingt frei lässt.

Fügen Sie dann über „Tabelle, Einfügen, Tabelle“ eine Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen ein. Wechseln Sie zum Word-Dokument mit der Einladungskarte. Markieren Sie die Tabelle, und kopieren Sie sie mit Klicks auf „Bearbeiten, Kopieren“. Wechseln Sie zum eben erstellten Querformat-Dokument, und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit Klicks auf „Bearbeiten,  Einfügen“ viermal in die vier Zellen der Tabelle ein. Sollte die Tabelle nicht auf die Seite passen, müssen Sie entweder den Randabstand über „Datei, Seite einrichten“ verringern oder die Tabellen der Einladungskarte etwas verkleinern.

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