So klappt der Umstieg auf Openoffice.org

Bei Microsoft Office XP endete im Juli 2011 die Versorgung mit Sicherheits-Aktualisierungen. Auch wenn das Programmpaket dann schon seinen zehnten Geburtstag gefeiert hat, ist es nicht frei von Sicherheitslücken. Immer wieder werden in aktuellen Microsoft-Office-Produkten Fehler gefunden, die auch ältere Software-Versionen betreffen. Bekannte, aber nicht behobene Sicherheitslücken sind jedoch gefährlich. Viele Angreifer nutzen das aus. Das gilt besonders für das Office-XP-Paket, das immer noch sehr häufig eingesetzt wird.

Wer als Benutzer dieses Programmpakets das Sicherheitsrisiko nicht in Kauf nehmen möchte, sollte besser auf ein anderes Office-Paket umsteigen. Hier bietet sich das kostenlose Open Office an, das in der Bedienung Office XP oder Office 2003 sehr ähnelt. Allerdings eignet sich die Gratis-Alternative nicht für alle Wechselwilligen. In diesem Artikel finden Sie daher Tipps zum reibungslosen Umstieg, aber auch Hinweise auf Probleme, die beim Einsatz von Open Office auftreten können.

Open Office ist so genannte Open-Source-Software. Der Quellcode liegt also offen und kann von jedermann eingesehen und verwendet werden. Die Betreuung von Open Office wird demnächst auf die Apache Software Foundation übergehen. Diese betreut etwa 100 wichtige Open-Source-Projekte und entwickelt vor allem den sehr verbreiteten Apache Internet-Server. Das bedeutet, das die Weiterentwicklung von Open Office auf jeden Fall gesichert ist.

Es gibt aber wenigstens zwei wichtige Open-Office-Varianten. Zu nennen ist hier vor allem Libre Office , das nach der Übernahme von Open Office durch Oracle entstanden ist. Dann gibt es noch Lotus Symphony 3.0 , eine Entwicklung von IBM. Symphony weist einige Besonderheiten der Benutzeroberfläche auf, unterscheidet sich beim technischen Unterbau aber ebenfalls nur wenig von Open Office. Welches dieser Office-Pakete Sie installieren, bleibt Ihrem persönlichen Geschmack überlassen.

Duell: LibreOffice gegen OpenOffice

Alle drei enthalten eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation und ein Modul für Präsentationen. Bei Open Office und Libre Office kommen noch ein Datenbankmodul und ein Zeichenprogramm dazu. Dieser Artikel stellt zwar Open Office in den Mittelpunkt, gilt prinzipiell aber auch für Libre Office und Lotus Symphony. Hier können sich aber einige Abweichungen bei den Beschriftungen der Menüs und Fenster ergeben.

Standardmäßig verwendet Open Office das Open Dokument Format (ODF). Viele Office-Programme, etwa Microsoft Office 2010, können Dateien im ODF-Format lesen. Bei der Weitergabe von Dateien sollten Sie sich aber nicht darauf verlassen, dass der Empfänger Microsoft Office 2010 oder Open Office auf seinem PC installiert hat. Deshalb bietet Open Office über „Datei ➞ Speichern unter“ auch die Möglichkeit an, eine Datei beispielsweise im Format „Microsoft Office 97, XP, 2003“ als DOC-Datei zu speichern. Diese Dateien sind dann mit allen Office-Paketen lesbar.

Probleme beim Konvertieren: Microsoft Office und Open Office bieten teilweise sehr unterschiedliche Möglichkeiten der Formatierung von Text, Zeichen und Grafikelementen. Diese kann das jeweils andere Programm dann nicht korrekt darstellen. Wenn Sie DOC-Dateien mit Open Office öffnen, können beispielsweise Tabellen oder Rahmen verschoben sein. Je komplexer ein Dokument ist, desto mehr Darstellungsfehler kann es geben. Das betrifft vor allem Dateien, die mit Microsoft Office 2010 erstellt wurden. Bei Office-XP-Dateien sind die Abweichungen meist gering, und die fehlerhaften Formatierungen lassen sich schnell korrigieren.

Das Beste fürs Büro

Königsweg PDF-Format: Wenn der Empfänger eine Datei nur lesen oder ausdrucken, aber nicht bearbeiten muss, sollten Sie immer das PDF-Format zum Datenaustausch nutzen. Hier bleibt die ursprüngliche Darstellung in jedem Fall erhalten. In Open Office müssen Sie dazu nur auf „Datei ➞ Exportieren als PDF“ klicken. Das nötige PDF-Anzeigeprogramm sollte heute bei jedem PC zur Standardausstattung gehören.