So nutzen Sie Mail und Notebooks unterwegs

Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp.

Gerade Freiberufler und Außendienstmitarbeiter kennen das Problem: Man ist ständig unterwegs, selten im Büro und doch sollen Mails immer zuverlässig bereit stehen beziehungsweise nicht verloren gehen und das Notebook als treuer Begleiter sicher sein. Für große Unternehmen ist das meist kein Problem: Sie stellen beispielsweise leistungsfähige VPN-Lösungen bereit. Anders sieht es dagegen bei Klein- und Kleinstunternehmen aus; hier fehlen oft funktionstüchtige Mobility-Lösungen, die Mitarbeiter müssen sich mitunter selbst behelfen, manchmal sogar mit improvisierten Webmailer-Lösungen.

Wir haben hier Tipps und Tricks zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Mails bei Abwesenheit in den Griff bekommen, mit dem Notebook sicher reisen und unterwegs und im Ausland Ihr Handy nutzen. Unsere Ratschläge eignen sich aber ebenso gut für PC-Besitzer, die mit dem Notebook in den Urlaub fahren oder ihre Mails während des nächsten Strandurlaubs gut verwahrt wissen wollen.

Mailbox vorbereiten
Heutzutage haben Sie bei praktisch jedem Mailkonto die Option, sich über die Webseite des Providers direkt in die Mailbox einzuloggen. Nutzen Sie diese praktische Möglichkeit schon vor Ihrer Abreise, um das Postfach aufzuräumen und die erforderlichen Einstellungen vorzunehmen. So ersparen Sie sich unangenehme Überraschungen, wenn Sie wieder zuhause sind.

Aufräumen
Nicht jeder Provider bietet pro Konto großzügige 100 MB oder mehr Speicherplatz fürs Zwischenlagern von Mails. Ist der Speicherplatz auf wenige Megabytes begrenzt, wird sich Ihr Konto – je nach aufschlagender Spam- und Wurm-Menge – innerhalb wenigen Tagen füllen. Wer Ihnen dann mailt, bekommt die Meldung zurück, dass Ihr Konto voll ist. Loggen Sie sich deshalb kurz vor der Abreise nochmals über die Webseite Ihres Mailanbieters in Ihr Konto ein und räumen Sie es auf: Löschen Sie Mails (auch selbst verschickte), die Sie nicht mehr brauchen, insbesondere jene mit Beilagen. Leeren Sie den Spam-Ordner (falls vorhanden) und ganz zum Schluss den Papierkorb.

Mails verhindern
Informieren Sie die wichtigsten Bekannten oder Geschäftspartner schon vorher über Ihre Abwesenheit. Dann werden diese Ihnen keine überflüssigen Mails schicken. Falls Sie länger weg sind und das Postfach knapp bemessen ist, melden Sie sich auch von allenfalls abonnierten Newslettern ab. Möchten Sie hingegen nichts verpassen, bestellen Sie die Newsletter einfach an eine Adresse mit etwas mehr Speicherplatz, z.B. bei Googlemail.