Sechs geniale Zeitspar-Tipps für Profis

Der Arbeitsplatz-Leistungs-Experte Jason Womack sagt, dass es schwierig ist, die Art und Weise, wie wir unsere Arbeit erledigen zu verbessern. Dies liegt insbesondere daran, weil wir an unsere Arbeitsweise gewohnt sind und weil diese Gewohnheiten in vielen Fällen zu Erfolg geführt haben (selbst wenn uns diese manchmal bis an die Grenze des Wahnsinns getrieben haben).

„Ein Abteilungsleiter hat beispielsweise die Gewohnheit seinen Tag nach den E-Mails oder dem Klingeln des BlackBerrys auszurichten", sagt Womack. Vermutlich wurde diese Person für die schnellen Antworten sogar belohnt. „Wenn dies bereits zum Pawlowschen Reflex geworden ist, wird es schwierig, diese Angewohnheit zu ändern."

Der größte Fehler, den Profis machen können, wenn es um das Zeit-Management geht, ist die immer noch gleiche Zeit für Aufgaben aufzuwenden, die es jedoch nicht mehr verdienen, fügt Womack hinzu.

„Sie machen weiter, obwohl Sie bereits fertig sein sollten", sagt er. „Sie tippen eine E-Mail, obwohl Sie die Frage bereits im Betreff beantwortet haben. Sie reden immer noch am Telefon, obwohl das Thema bereits besprochen wurde. Sie bleiben im Konferenzzimmer, obwohl alle Themenpunkte bereits abgearbeitet wurden."

Um zu verhindern, dass Sie die gleichen Fehler machen, teilt Ihnen Womack sechs seiner effizientesten Zeit-Verwaltungs- und Produktivitäts-Steigernden-Punkte mit.

Womack rät Ihnen Ihren Arbeitstag in 15-Minuten-Blöcke zu unterteilen. Wenn Sie acht Stunden pro Tag arbeiten, haben Sie 32 15-Minuten-Blöcke zur Verfügung. Ein 10-Stunden-Tag birgt 40 dieser Blöcke. Womack rät zu den 15 Minuten, denn es ist lang genug, damit etwas geschafft werden kann, aber kurz genug, damit es in Ihren Arbeitstag hinein passt.

Wenn Sie einen Termin für ein Treffen oder eine Konferenz vereinbaren, welches typischerweise eine Stunde dauern würde, dann sollten Sie diese Zeit auf 45 Minuten reduzieren. Das Treffen sollte erst 15 Minuten nach der üblichen Zeit beginnen und zur vollen Stunde enden. Womack glaubt, dass Leute etwas in 45 Minuten erreichen können (das sind drei 15-Minuten-Blöcke), obwohl sie glauben für die Aufgabe 60 Minuten zu benötigen. Wenn Sie Ihr Treffen auf 45 Minuten beschränken, müssen Sie sich auf diese Sache konzentrieren und sollten nicht vom Thema abweichen. Des Weiteren haben Sie dann noch einen weiteren 15-Minuten-Block frei, in dem Sie einen anderen Punkt Ihrer Aufgabenliste angehen können.

Die Arbeit fortzuführen, obwohl diese eigentlich bereits beendet ist, ist ein erheblicher Zeitverschwender. Nur sind sich viele Experten dessen nicht bewusst. Die Leute müssen über die Frage „Wann bin ich fertig" nachdenken, sagt Womack. Er ist auch der Autor des Buches „Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More", das 2012 bei Wiley veröffentlicht wurde.

„Wenn ich ein Nicht-Fiktionales Buch erhalte, dann bin ich mit dem Buch fertig, wenn ich von dem Autor etwas gelernt habe, dass ich zuvor nicht wusste", sagt er. „Ich habe Bücher ausgesucht, für die ich etwa 20 Euro ausgegeben habe und in diesen habe ich zwei oder drei Mal 15 Minuten gelesen. Bis dahin habe ich etwas aus dem Buch gelernt und das Buch an meinen Sitznachbarn im Flugzeug weitergegeben."