So archivieren Sie Mails richtig

Die Statistiken und Projektionen der Marktforscher sind alarmierend: Die Anzahl der E-Mails, die ein Anwender im Unternehmen durchschnittlich pro Tag empfängt und sendet, soll zwischen 2005 und 2009 von 133 auf 160 ansteigen, prophezeit die Radicati Group. Und IDC rechnet damit, dass allein im Jahr 2007 das Volumen der geschäftlichen E-Mails 2007 weltweit ca. 5 Exabyte betrug, also 5 Milliarden Gigabytes. Damit hätte sich das Jahresvolumen binnen zwei Jahre fast verdoppelt.

Die Unternehmensberatung Bearingpoint führt drei gute Gründe für eine systematische E-Mail-Archivierung auf: den gesetzlichen Vorschriften genügen, Geschäftskorrespondenz sicher aufbewahren und schließlich Speicherplatz sparen. Das kann am besten mit einer speziellen Software für diesen Zweck realisiert werden, die entsprechende Funktionen bietet.

Lediglich seine User dazu auffordern, ihre Mailboxen schlank zu halten, kann hingegen zu Problemen führen. Sie speichern ihre Korrespondenz dann meist in persönlichen Ordnern auf ihren Clients, blähen damit die eigene Festplatte auf und die E-Mails sind außerhalb jeglicher Zugriffsmöglichkeit seitens des Unternehmens. Das ist hinderlich in Bezug auf Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Produkte für das E-Mail-Management sind meist so strukturiert, dass ein Server-Modul mit dem E-Mail-System verbunden ist und die Ablage der Nachrichten und Anhänge in einem eigenen oder in einem Fremd-Repository steuert. Meist gibt es auch eine Modul für den Client, mit der der Anwender selbst E-Mails ablegen und recherchieren kann. Der Ursprung der meisten Systeme kommt aus der Notwendigkeit, Speicherplatz zu sparen. Grundsätzlich gibt es hierfür zwei Möglichkeiten: Der Anwender kann einerseits aus seinem E-Mail-Client heraus selbst Nachrichten und Anhänge zu archivieren oder die Archivierung erfolgt automatisch über Mechanismen auf dem Server.

Bei der manuellen Archivierung entscheidet der Endanwender selbst, welche E-Mails er aufheben möchte und ob nur der Anhang oder auch die Nachricht selbst weggespeichert werden soll. Das Ablegen kann dabei automatisch oder über eine Dialogmaske erfolgen, die den Anwender dazu auffordert, die E-Mail mit Schlagwörtern zu beschreiben und Zugriffsrechte zu vergeben.

Bei der Server-gesteuerten Archivierung werden E-Mails vor allem nach den Kriterien Größe und Alter automatisiert abgelegt. Das geschieht nach vorher definierten Regeln, die eine Archivierung für alle Nachrichten veranlassen, die selbst oder deren Anhänge eine bestimmte Größe übersteigen oder älter als beispielsweise 30 Tage sind.

Andererseits kann durch die Vermeidung einer doppelten Speicherung derselben Anhänge Speicherplatz gespart werden. Doppelt gespeichert wird beispielsweise, wenn ein Anhang über verschiedene E-Mails an verschiedene Empfänger versendet wird. Ein und dieselbe Nachricht wird dann mehrmals gespeichert, lokal in den Postkörben der Empfänger sowie auf einem oder mehreren Servern. Ein Mechanismus, der diese Doppelungen eliminiert, gehört deswegen zu den unverzichtbaren Funktionen einer guten Archivierungslösung.