Profi-Wissen für Mail und Outlook

Heute möchten viele Nutzer ihre elektronische Post nicht mehr nur auf einem Computer verwalten. Stattdessen soll sie auch auf dem Notebook und dem iPhone, im Geschäft oder in der Hotellobby am anderen Ende der Welt bereitstehen – gleichzeitig, versteht sich. Das klingt anspruchsvoll, aber mit den richtigen Maileinstellungen lässt sich diese Aufgabe problemlos meistern. Je nach Konfiguration lösen sich zudem Platzprobleme auf dem Webserver in Luft auf oder der Umzug der Mails von einem Provider zum anderen wird zum Kinderspiel.

POP3, IMAP & Co.
Zuerst wenden wir uns den unverzichtbaren Grundlagen zu: Vier Begriffe verfolgen Sie auf Schritt und Tritt, wenn es um die Einrichtung und Pflege eines Mailkontos geht:
* SMTP (Simple Mail Transfer Protocol):
Dieses Protokoll regelt die Übertragung der elektronischen Post zum Mailserver und anschließend die Weiterleitung zum Server des Empfängers – also den gesamten Versand. Der Vorgang wird von der Mailsoftware automatisch abgewickelt.

* POP3 (Post Office Protocol Version 3):
Das POP3-Protokoll ist für den Mailempfang zuständig und holt die Nachrichten vom Server ab. Nach dem Übertragen werden die Mails normalerweise vom Server gelöscht, damit der Speicherplatz wieder frei ist. Das klingt gut: Doch wenn mehrere PCs auf dasselbe Konto zugreifen, versagt POP3. In diesem Fall verteilt sich sowohl die eingehende als auch die abgeschickte Post auf die verschiedenen Rechner. Die Übersicht geht verloren. Zudem existiert keine Sicherheitskopie der Nachrichten auf einem Server und der Transfer des Mailkontos von einem Computer auf einen anderen ist kompliziert.

Der letzte große Nachteil: Einmal abgerufene E-Mails lassen sich nicht mehr via Webmail lesen; denn sie befinden sich nicht mehr auf dem Server. Trotzdem kann POP3 auch punkten: Da alle abgerufenen Mails nur auf dem eigenen Rechner gespeichert sind, reduziert sich die Gefahr, dass die Mailbox auf dem Server irgendwann überläuft und sich keine neuen Nachrichten mehr empfangen lassen.