Office-Konkurrenz

Google Docs - Ganz anders als Office

Dienstag, 15.05.2012 | 11:24 von Peter Stelzel-Morawietz
Fotostrecke Google Docs
Das Online-Office von Google hat viele Vorteile: Es glänzt mit Cloud-Funktionen, einfacher Bedienung und simultanem Arbeiten. Wir zeigen, wie Sie Google Docs nutzen.
Nein, Google Text & Tabellen ist keine vollwertige Büro-Software-Suite wie Microsoft Office. Das wird spätestens klar, wenn Google Funktionen wie „Seitenzahlen und Seitenanzahl in Dokumenten“ unter den aktuellen Neuerungen führt. Solche grundlegenden Funktionen gehören eigentlich zum Standard eines Textverarbeitungsprogramms. Das Online-Programm des Suchmaschinenkonzerns, oft auch mit dem englischen Ausdruck „Google Docs“ abgekürzt, bietet bei weitem nicht die mehr als tausend Funktionen eines lokal installierten Office-Pakets wie Microsoft Office.

Aktuelle Umfragen zeigen, dass Online-Office in Firmen
bisher praktisch keine Rolle spielt. Diese setzen nach wie vor auf
große Office-Suiten zum Installieren, allen voran auf die Software
von Microsoft.
Vergrößern Aktuelle Umfragen zeigen, dass Online-Office in Firmen bisher praktisch keine Rolle spielt. Diese setzen nach wie vor auf große Office-Suiten zum Installieren, allen voran auf die Software von Microsoft.

Doch darum geht es auch gar nicht, und zwar aus zweierlei Gründen. Denn zum einen braucht man bei der täglichen Arbeit mit Word, Excel und Co nur einen Bruchteil der zur Verfügung stehenden Funktionen. Alles andere erschwert unter Umständen sogar die Übersicht und damit die Bedienung. Zum anderen liegen die Vorteile von Google Text & Tabellen an anderer Stelle: Die Software ist schlank und schnell, muss nicht installiert werden, kann also auf jedem internetfähigen Rechner inklusive Tablet-PC und Smartphone sofort eingesetzt werden und ist kostenlos.

Auf der Google-Seite gelangen Sie über „Mehr ➞ Text & Tabellen“ sofort zum Online-Office. Schließlich sind sämtliche Daten dank Online-Speicherung immer verfügbar, ohne dass man daran denken müsste, eine Excel-Datei oder ein Word-Dokument auf einem USB-Stick zu speichern. Ein Gigabyte Online-Speicherplatz ist gratis, das reicht in aller Regel für die wichtigsten Office-Dateien aus.


Zusammenarbeit an Dokumenten einfach
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Während selbst erfahrene Anwender eines installierten Office-Pakets erst einmal in Erfahrung bringen müssen, wie sie Freunden oder Geschäftspartnern ihre auf der Festplatte gespeicherten Dokumente zugänglich machen können, bringt Google Docs diese Funktion schon mit. Über die hervorgehobene Schaltfläche „Freigeben“ können Sie es bei jeder Datei geradezu auf natürliche Weise ausnutzen, dass die Daten – nach Freigabe und Eingabe eines Passworts – ohnehin online zur Verfügung stehen.

Die Dateifreigabe erfolgt bei Google Docs per Mail, am
einfachsten über die Google-Kontakte. Andere können teilnehmen,
indem Sie sie per E-Mail einladen.
Vergrößern Die Dateifreigabe erfolgt bei Google Docs per Mail, am einfachsten über die Google-Kontakte. Andere können teilnehmen, indem Sie sie per E-Mail einladen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie organisieren im Freundeskreis ein gemeinschaftliches Abendessen, jeder soll etwas beitragen und mitbringen. Selbst wenn der Gastgeber an alle Gäste per E-Mail eine Liste mit Vorgaben herumschicken würde, wäre das Chaos vorprogrammiert. Drei Personen entscheiden sich beispielsweise für den Salat, wissen jedoch noch nichts voneinander. Sie können es auch nicht wissen, solange der Gastgeber keine aktualisierte Version der Liste verschickt hat. Mit Google Docs dagegen sieht jeder Teilnehmer mit Zugriff auf die betreffende Datei sofort alle Änderungen der anderen. Sind die Salate vergeben, muss man sich eben für etwas anderes entscheiden. Verschiedene Dateiversionen gibt es nicht, da alle Änderungen unmittelbar automatisch gespeichert und zusammengeführt werden.


Google Docs informiert, wenn jemand anders eine bei Ihnen
offene Datei bearbeitet und aktualisiert.
Vergrößern Google Docs informiert, wenn jemand anders eine bei Ihnen offene Datei bearbeitet und aktualisiert.

Die Online-Zusammenarbeit macht in vielen anderen Bereichen ebenfalls Sinn: Ein Mitgliederbrief für die nächste Vereinsversammlung, eine Foto-Collage als Geburtstagsüberraschung oder ein geschäftliches Dokument, an dem mehrere Personen mitwirken müssen. Die Beteiligten müssen sich in keiner Weise mehr absprechen nach dem Motto „Jetzt mache ich erst einmal …“. Wenn Sie ein neues Google-Konto erstellt haben, stellen Sie vor der Verwendung von Google Text und Tabellen Sprache und Zeitzone richtig ein. Ansonsten wird die Zeit der letzten Änderung falsch angezeigt.

Die richtigen Sprach- und Zeiteinstellungen sind für die
Synchronisierung mit lokalen Daten wichtig.
Vergrößern Die richtigen Sprach- und Zeiteinstellungen sind für die Synchronisierung mit lokalen Daten wichtig.

Das sorgt für unnötige Verwirrung, weil man sich natürlich fragt, ob Google Docs durchgeführte Änderungen etwa nicht übernommen hat. Auch beim späteren Synchronisieren mit lokal gespeicherten Daten ist die richtige Uhrzeit wichtig, damit nicht versehentlich die falsche Datei gelöscht wird. Zum Einstellen der Zeitzone klicken Sie nach dem Einloggen in Google Text & Tabellen rechts oben in der Kopfleiste auf das kleine „Optionen“-Symbol, also das kleine Zahnrad. Im Drop-Down-Menü wählen Sie die Option „Einstellungen ➞ Einstellungen“ neben dem Eintrag „Text & Tabellen“. Hier legen Sie Ihre Sprache fest und stellen die richtige Zeitzone ein. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „Speichern“.

Dienstag, 15.05.2012 | 11:24 von Peter Stelzel-Morawietz
Kommentieren Kommentare zu diesem Artikel (9)
  • rickgrimes 20:42 | 20.05.2012

    Danke nochmals. Sehr hilfreich. Gruß

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  • Watschelhuber 10:50 | 19.05.2012

    Als Online-Office empfehle ich entweder zoho.com oder GMX. Bei beiden haben "Word" und "Excel" wesentlich mehr Funktionen als bei Googe.

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  • vestkystdreng 21:33 | 18.05.2012

    Hi Wie schon genannt benutze ich G für >einen Teil< meiner Daten. Mit einer gewissen Datendisziplin ist G deutlich weniger "Bedrohung" als FB. Kritische Daten lagere ich nicht dort aufgrund entsprechender Bestimmungen hier in DK die mir vorgeben diese hier im Land zu lasssen. Übrigens weiss G nur was man denen erzählt und ist sogar so freundlich zu verraten wie man sie davon abhält zu viele Daten zu sammeln, Datendisziplin ist alles.

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  • rickgrimes 21:06 | 18.05.2012

    Hi, dann werde ich mich Google auch nochmals genauer anschauen. Bezüglich deiner persönlichen Daten machst dir bei Google keine Sorgen? Googleist ja bekannt dafür, dass sie Daten sammeln und auswerten. Gruß

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  • vestkystdreng 21:14 | 17.05.2012

    Hi Gern geschehen. Ja, ich benutze GDrive für einen Teil meiner BackUps und kann nicht klagen, weder über das Preisniveau für Extraspeicher noch über die stetige Weiterentwicklung des Produktes und schon gar nicht über die Up- und Downloadgeschwindigkeit im Verhältnis zu meiner Glasfaserverbindung.

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