15.05.2012, 11:24

Peter Stelzel-Morawietz

Office-Konkurrenz

Google Docs - Ganz anders als Office

Mit Google Docs können Sie Dokumente online auch gleichzeitig mit anderen Personen bearbeiten.

Das Online-Office von Google hat viele Vorteile: Es glänzt mit Cloud-Funktionen, einfacher Bedienung und simultanem Arbeiten. Wir zeigen, wie Sie Google Docs nutzen.
Nein, Google Text & Tabellen ist keine vollwertige Büro-Software-Suite wie Microsoft Office. Das wird spätestens klar, wenn Google Funktionen wie „Seitenzahlen und Seitenanzahl in Dokumenten“ unter den aktuellen Neuerungen führt. Solche grundlegenden Funktionen gehören eigentlich zum Standard eines Textverarbeitungsprogramms. Das Online-Programm des Suchmaschinenkonzerns, oft auch mit dem englischen Ausdruck „Google Docs“ abgekürzt, bietet bei weitem nicht die mehr als tausend Funktionen eines lokal installierten Office-Pakets wie Microsoft Office.
Doch darum geht es auch gar nicht, und zwar aus zweierlei Gründen. Denn zum einen braucht man bei der täglichen Arbeit mit Word, Excel und Co nur einen Bruchteil der zur Verfügung stehenden Funktionen. Alles andere erschwert unter Umständen sogar die Übersicht und damit die Bedienung. Zum anderen liegen die Vorteile von Google Text & Tabellen an anderer Stelle: Die Software ist schlank und schnell, muss nicht installiert werden, kann also auf jedem internetfähigen Rechner inklusive Tablet-PC und Smartphone sofort eingesetzt werden und ist kostenlos.
Auf der Google-Seite gelangen Sie über „Mehr ➞ Text & Tabellen“ sofort zum Online-Office. Schließlich sind sämtliche Daten dank Online-Speicherung immer verfügbar, ohne dass man daran denken müsste, eine Excel-Datei oder ein Word-Dokument auf einem USB-Stick zu speichern. Ein Gigabyte Online-Speicherplatz ist gratis, das reicht in aller Regel für die wichtigsten Office-Dateien aus.
Zusammenarbeit an Dokumenten einfach
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Während selbst erfahrene Anwender eines installierten Office-Pakets erst einmal in Erfahrung bringen müssen, wie sie Freunden oder Geschäftspartnern ihre auf der Festplatte gespeicherten Dokumente zugänglich machen können, bringt Google Docs diese Funktion schon mit. Über die hervorgehobene Schaltfläche „Freigeben“ können Sie es bei jeder Datei geradezu auf natürliche Weise ausnutzen, dass die Daten – nach Freigabe und Eingabe eines Passworts – ohnehin online zur Verfügung stehen.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie organisieren im Freundeskreis ein gemeinschaftliches Abendessen, jeder soll etwas beitragen und mitbringen. Selbst wenn der Gastgeber an alle Gäste per E-Mail eine Liste mit Vorgaben herumschicken würde, wäre das Chaos vorprogrammiert. Drei Personen entscheiden sich beispielsweise für den Salat, wissen jedoch noch nichts voneinander. Sie können es auch nicht wissen, solange der Gastgeber keine aktualisierte Version der Liste verschickt hat. Mit Google Docs dagegen sieht jeder Teilnehmer mit Zugriff auf die betreffende Datei sofort alle Änderungen der anderen. Sind die Salate vergeben, muss man sich eben für etwas anderes entscheiden. Verschiedene Dateiversionen gibt es nicht, da alle Änderungen unmittelbar automatisch gespeichert und zusammengeführt werden.
Die Online-Zusammenarbeit macht in vielen anderen Bereichen ebenfalls Sinn: Ein Mitgliederbrief für die nächste Vereinsversammlung, eine Foto-Collage als Geburtstagsüberraschung oder ein geschäftliches Dokument, an dem mehrere Personen mitwirken müssen. Die Beteiligten müssen sich in keiner Weise mehr absprechen nach dem Motto „Jetzt mache ich erst einmal …“. Wenn Sie ein neues Google-Konto erstellt haben, stellen Sie vor der Verwendung von Google Text und Tabellen Sprache und Zeitzone richtig ein. Ansonsten wird die Zeit der letzten Änderung falsch angezeigt.
Das sorgt für unnötige Verwirrung, weil man sich natürlich fragt, ob Google Docs durchgeführte Änderungen etwa nicht übernommen hat. Auch beim späteren Synchronisieren mit lokal gespeicherten Daten ist die richtige Uhrzeit wichtig, damit nicht versehentlich die falsche Datei gelöscht wird. Zum Einstellen der Zeitzone klicken Sie nach dem Einloggen in Google Text & Tabellen rechts oben in der Kopfleiste auf das kleine „Optionen“-Symbol, also das kleine Zahnrad. Im Drop-Down-Menü wählen Sie die Option „Einstellungen ➞ Einstellungen“ neben dem Eintrag „Text & Tabellen“. Hier legen Sie Ihre Sprache fest und stellen die richtige Zeitzone ein. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „Speichern“.
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