Finanzbuchhaltung für Freiberufler

Der Weg in die Selbstständigkeit ist an sich sehr schnell. Je nach Branche benötigt man nur ein paar Dokumente und schon geht’s los. Möchte man vom Staat keine Zuschüsse oder Beihilfen, reicht in vielen Fällen schon die Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt. Die muss dann auf den Rechnungen an die Kunden auftauchen, damit alles ordnungsgemäß gebucht werden kann. Mit Word und ein wenig gutem Willen ist das alles kein Problem. Doch spätestens am Ende des ersten Quartals stößt man an die Grenzen von Word und Excel. Das Finanzamt meldet sich und möchte über die generierten Umsätze informiert werden. Umsatzsteuervoranmeldung nennt sich das im Fachjargon und kann seit 1. Januar 2005 nur noch auf elektronischem Wege eingereicht werden.

Warum also nicht gleich die komplette Buchhaltung umstellen und eine Finanzbuchhaltungs-Software anschaffen? Wer kein Geld ausgeben und sich weiterhin mit Word und Excel vergnügen möchte, kann sich das Programm ELSTER, das kostenlos von den Finanzbehörden angeboten wird, zulegen. ELSTER ist im Prinzip ein elektronisches Formular. Alle Eintragungen müssen manuell gemacht werden. Per Klick werden die Daten dann ans Finanzamt übertragen. Wer es bequemer haben möchte und das entsprechende Formular automatisch ausgefüllt haben will, sollte sich eine kleine Finanzbuchhaltungs-Software zulegen. Ein solches Programm kann nämlich mehr, als nur die entsprechenden Meldungen ans Finanzamt abzusetzen.

Doch bevor man sich eine solche Software anschafft, sollte man sich erst einmal mit dem Thema Buchführung auseinandersetzen. "Man muss Grundkenntnisse haben, um die Buchführung, auch mit Hilfe einer guten Software, richtig zu erledigen", sagt Dr. Willi Oberlander, Geschäftsführer des Instituts für Freie Berufe an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Nur so kann man herausfinden, welche Software die richtige ist. Entsprechende Schulungs-Angebote gibt es bei der IHK, den Volkshochschulen und Fachverbänden.

Ist das nötige Fachwissen in Bezug auf Buchhaltung vorhanden, sollte man sich die Software-Pakete genau anschauen. Software, die von dubiosen Anbietern für wenig Geld oder kostenlos angeboten wird, sollte man im Regal oder Online-Shop lassen. "Wichtig ist, dass der Anbieter Zuverlässigkeit garantiert", sagt Willi Oberlander. Gesetze und Verordnungen ändern sich fast ständig. Liefert der Anbieter keine Updates, kann man schnell in Schwierigkeiten geraten, da ja bekanntlich Unwissenheit nicht vor Strafe schützt. Oberlander rät deshalb genau hinzuschauen: "Im Softwarepaket sollte ELSTER integriert sein." Das garantiert immer Aktualität, da das Programm vor jeder Datenübermittlung prüft, ob die neueste Version installiert ist.

Eine gute Software verwaltet und versendet allerdings nicht nur die Daten. So gibt es in der Welt der Finanzbuchhaltung jede Menge Verordnungen und Formulare. Letztere sollten nicht nur vorgehalten werden. Entscheidend ist, dass sie zum richtigen Zeitpunkt angeboten werden. So sollte das Programm etwa bei einer möglichen Befreiung von der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung automatisch das entsprechende Formular oder einen Formbrief anbieten. Werden sogar die entsprechenden Gesetze, Verordnungen und Rechtsbehelfsbelehrungen angeboten, ist das ein weiterer Pluspunkt für die Software.

Wer mit einem Steuerberater zusammen arbeitet, sollte sich vor dem Kauf einer Buchhaltungs-Software erkundigen, ob die Kanzlei mit den Daten etwas anfangen kann. "Die meisten Programme liefern für den Steuerberater brauchbare Daten. Eine kurze Nachfrage in der Kanzlei kann allerdings so manchen Ärger ersparen", sagt Dr. Willi Oberlander.