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So rechnen Sie mit Excel-Funktionen

04.09.2016 | 08:52 Uhr |

Formeln und Funktionen sind das stärkste Instrument in Excel. Auch komplizierte Berechnungen führen Sie mit Funktionen in Excel ruckzuck aus.

Die Tabellenkalkulation Microsoft Excel 2016 bietet über 400 Funktionen – von einfachen Rechenaufgaben wie z.B. eine Addition (Funktion SUMME) bis zu aufwändigen Auswertungen der Daten, bei der Werte verglichen werden (Funktion INDEX). Auf dieser Webseite stellt Microsoft alle vorhandenen Funktionen vor. Damit fällt auch der Umgang mit komplexen Datensätzen leicht – allerdings nur, wenn Sie wissen, wie Formeln und Funktionen in Excel grundsätzlich funktionieren.

Überblick über die Excel-Versionen

Die hier vorgestellten Funktionen lassen sich nicht nur mit Excel 2013 oder Excel 2016 verwenden, sondern funktionieren auch mit älteren Excel-Versionen. Die hier vorgestellten Funktionen entsprechenden zudem den Funktionen in Excel 2011 für Macintosh

Buch-Tipp: Excel 2016. Die Anleitung in Bildern

Im Vierfarben-Verlag, der zur Rheinwerk Verlag GmbH gehört (ehemals Galileo Press), ist das Buch Excel 2016. Die Anleitung in Bildern für 9,90 Euro in der Reihe „Sehen wie’s geht“ erschienen. Auf rund 360 Seiten bieten die beiden Autorinnen einen umfassenden Überblick zu Excel 2016 in allen seinen Facetten. Die Besonderheit dieses Buches: Es handelt sich um eine Bild-für-Bild-Anleitung, jede im Buch beschriebene Funktion wird mit einem Screenshot vorgestellt. Direkt neben dem Screenshot stehen die dazu gehörigen Erläuterungen. Diese Vorgehensweise eignet sich also besonders gut für Leser, die großen Wert auf durchgehende und aussagekräftige Illustrationen legen und keine allzu langen Textpassagen lesen wollen. Sehr gut eignet sich dieses Buch auch für Excel-Einsteiger. Die durchaus komplexe Thematik „Formeln und Funktionen“ behandeln die Autorinnen auf 73 Seiten, also durchaus umfassend.

Die wesentliche Neuerung von Excel 2016 gegenüber der Vorgängerversion 2013 sind vor allem die erweiterten Visualisierungsfunktionen. Wie sich Office 2016 speziell auf dem Mac macht, erklärt dieser Ratgeber. Fast alle Funktionen der Windows-Vorgängerversion Excel 2013 stehen jetzt auch auf dem Macintosh zur Verfügung.

Hier zeigt Ihnen Excel alle verfügbaren Funktionen an.
Vergrößern Hier zeigt Ihnen Excel alle verfügbaren Funktionen an.

Tipp: Sie können sich alle in Excel vorhandenen Funktionen anzeigen lassen, wenn Sie die Registerkarte „Formeln“ wählen und dann die Schaltfläche „Funktion einfügen“ anklicken. In dem sich dann öffnenden Fenster wählen Sie bei „Kategorie auswählen“ „Alle“ aus. Dann zeigt Excel im Auswahlfenster darunter alle vorhandenen Funktionen an. Mit einem Mausklick bekommen Sie zu jeder Funktion eine kurze Beschreibung.

Formeln: Die Grundlage für Funktionen in Excel

Bevor wir zu den Excel-Funktionen wie SVERWEIS oder Matrixformeln kommen, erklären wir erst einmal deren Basis: Die Formeln.

Die Formel schreiben Sie immer in die Bearbeitungsleiste und sie beginnt immer mit einem Gleichzeichen (=). Ein einfaches Beispiel: Lassen Sie Excel das Resultat der Summe 113+253 berechnen. Sie klicken dazu auf eine beliebige Zelle, schreiben =113+253 in die Bearbeitungsleiste und drücken die Enter-Taste. Sofort wird das Resultat der Summe – 366 – in der zuvor angeklickten ("aktivierten") Zelle angezeigt.

Einfaches Beispiel einer Formel. Hilfe zur eingetippten Formel bietet ein Klick auf das Symbol ƒx
Vergrößern Einfaches Beispiel einer Formel. Hilfe zur eingetippten Formel bietet ein Klick auf das Symbol ƒx
© 2014

Meistens ist es aber so, dass Sie mit Werten rechnen, die bereits in der Tabelle stehen. Sie geben keine Zahlen ein, sondern beschreiben lediglich, wo sie eingetragen sind. Dazu nutzen Sie das Koordinatensystem von Excel: Zeilen werden nach dem Schema 1,2,3 etc. nummeriert, Spalten mit A,B,C etc. alphabetisch angezeigt. Die Zelle ganz oben links ist also A1, die rechts davon B1 und die darunter A2 etc.

Links die Fornel =A1+A2, rechts das Ergebnis
Vergrößern Links die Fornel =A1+A2, rechts das Ergebnis

In obigen Screenshot steht in der Zelle A1 die Zahl 113, in A2 253. Für die Berechnung bezieht sich Excel auf Zellen, die Koordinaten A1 und A2 der Zellen heißen deshalb "Bezug". Die Formel, die wir für die Zelle A3 eintragen, lautet =A1+A2. Das angezeigte Resultat in A3 ist wieder 366.

Bedingte Formatierung

Mit der "Bedingten Formatierung" im Startmenü von Excel können Sie Regeln und Werte angeben, auf deren Basis Excel Ihre Tabelle gestaltet. Geben Sie zum Beispiel bei "Kleiner als" 50 ein und wählen "hellrote Füllung 2", dann hinterlegt Excel alle Werte in der Tabelle, die kleiner als 50 sind, hellrot.

Wenn Sie später Werte in der Tabelle verändern, werden Sie sehen, dass sich auch die Resultate Ihrer Formeln sofort anpassen. Bei komplexen Tabellen mit vielen Werten behalten Sie so die Übersicht. Ebenso bei Tabellen, die ständig aktualisiert werden. Sie nutzen Excel nicht mehr nur als Datenspeicher, sondern als komplexes Auswertungsprogramm für Ihre Daten.

Relative und absolute Zellbezüge

Relative und absolute Zellbezüge
© Vierfarben Verlag

Standardmäßig passt Excel Zelladressen beim Ausfüllen zeilen- und spaltenweise automatisch an (relative Zellbezüge). Will man das vermeiden und und feste, absolute Zellbezüge einfügen, so muss man ein Dollarzeichen in der Benennung der gewünschten Zelle einfügen.

Funktionen in Excel

Mit dieser Art der Formelnutzung wäre Excel aber nicht fähig, wirklich komplexe Berechnungen zu ermöglichen. Darum geht die Software noch einen Schritt weiter und bietet die so genannten Funktionen an. Ein Beispiel: Anstatt im obigen Beispiel =A1+A2 zu schreiben, sagen wir Excel einfach, was wir tun wollen: Wir brauchen die Summe. Fürs Addieren stellt Excel die gleichnamige Funktion SUMME zur Verfügung.

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Das Ergebnis von =SUMME(A1:A2 sehen Sie auf dem rechten Screenshot.
Vergrößern Das Ergebnis von =SUMME(A1:A2 sehen Sie auf dem rechten Screenshot.

Eine Funktion besteht aus dem groß geschriebenen Namen, danach in Klammern () einzelne Zellen bzw. ein ganzer Zellbereich sowie andere Parameter – jeweils mit ; getrennt. Für einen Zellbereich geben Sie die Koordinaten der ersten und der letzten Zelle an, die berücksichtigt werden sollen, getrennt durch einen Doppelpunkt. Die Formel für das Beispiel ist =SUMME(A1:A2).Sie könnte aber auch =SUMME(A1:A23) heißen oder =SUMME(A:A), wenn die ganze Spalte A addiert werden soll ist. Ohne Funktion wäre dann die Summe schon schwieriger auszurechnen. Am einfachsten erfassen Sie Zellbereiche übrigens, in dem Sie die Zellen beim Erfassen der Formel mit der Maus markieren, statt die Zellbezüge einzutippen.

Hinweis: Alle Funktionen finden Sie unter der Registerkarte Formeln. Die Funktionsbibliothek dort sind nach Gruppen sortiert.

Funktionsassistent

Mit dem Funktionsassistenten können Sie nach einer passenden Funktion suchen. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Formeln auf das fx-Icon (Funktion einfügen) ganz links im Menü-Band. Es öffnet sich ein kleines Fenster namens "Funktion einfügen". In das Eingabefeld unter "Funktion suchen" geben Sie Ihren Suchbegriff ein, in unserem Beispiel ist das "Texte verknüpfen". Klicken Sie dann auf "OK". Und schon zeigt Ihnen Excel passende Funktionen an.

Auf der nächsten Seite erklären wir " Komplexe Funktionen".

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