Excel-Tabellen perfekt ausdrucken

Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp

Der Ausdruck einer größeren Excel-Tabelle entspricht nur selten den Vorstellungen ihres Verfassers. Meist sind die Tabellen entweder zu breit oder der Seitenumbruch befindet sich an einer denkbar unglücklichen Stelle - der Ausdruck misslingt. Excel selbst stellt sich beim Ausdrucken ziemlich dämlich an: Überlässt man dem Programm beim Ausdrucken die Hoheit, braucht es Unmengen Papier für letztlich völlig nutzloses Zeug. Bei zu breiten Tabellen druckt Excel erst mal so viele Zeilen und Spalten, wie auf einem Blatt Platz haben. Das geht so weiter bis zur letzten Zeile. Dann beginnt Excel von neuem und druckt jetzt noch die restlichen Spalten.

Das ist natürlich völliger Mumpitz, beim Ausdrucken in Excel müssen Sie ordnend eingreifen. Die folgenden Tipps beziehen sich auf das Ausdrucken mit Excel 2003, gelten ähnlich aber auch für ältere Versionen.

Gehen Sie zum Menü Datei/Seitenansicht. Jetzt öffnet sich ein Fenster, das Ihnen zeigt, wie Excel im Moment die Tabelle ausdrucken würde. Falls die Ansicht zu klein ist, klicken Sie auf Zoom A und schon können Sie auch das Kleingedruckte lesen. Unten in der Statuszeile gibt Ihnen Excel an, wie viele Druckseiten das Dokument umfasst B. Oben blättern Sie mit Weiter C und Vorher seitenweise durch das Dokument.

Oft fehlt nur eine Spalte oder eine Zeile, um einen übersichtlichen Ausdruck zu bekommen. In diesem Fall hilft Ihnen die Schaltfläche Seitenumbruchvorschau D weiter. Verschieben Sie mit Hilfe der Maus einfach die Seitenränder A, bis sie passen. Der Cursor verwandelt sich zu diesem Zweck in einen Doppelpfeil, mit dem Sie mit gedrückter Maustaste den zu druckenden Ausschnitt beliebig vergrößern oder verkleinern. Sie sollten allerdings aufpassen, dass zum Schluss die Schrift in der Tabelle noch lesbar bleibt. Vielleicht sind Sie jetzt schon zufrieden mit dem Ausdruck Ihrer Tabelle. Allerdings haben Sie damit das Potenzial von Excel noch längst nicht ausgeschöpft. Als Nächstes sollten Sie auf die Schaltfläche Layout klicken E. Damit öffnet sich das Fenster "Seite einrichten" mit vier Registern, die praktisch keine Wünsche mehr offen lassen F. Auf dieses Fenster haben Sie übrigens via Datei/Seite einrichten auch direkten Zugriff.