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Benutzerdefinierte Ansichten in Excel

Mit Excel ist es ein Leichtes, dieselbe Tabelle für unterschiedliche Benutzer aufzubereiten. Damit sieht jeder sofort, was für ihn wichtig ist. Wir erklären, wie die "Benutzerdefinierte Ansichten" von Excel funktionieren.

Nehmen wir diesen gedachten Fall an: Wie undankbar die Aufgabe ist, den Waschküchenplan für Ihr Mietshaus anzufertigen, zeigt sich erst am eigenen PC. Von Ihnen wird vieles verlangt: Ein Exemplar mit der gesamten Übersicht sollen Sie am zentralen Anschlagbrett aufhängen, ein zweites an die Türe von Waschküche 1 und ein drittes an jene von Waschküche 2. Und weil Nachbar Hugentobler aus dem dritten Stock seine Waschtage dauernd durcheinanderbringt, müssen Sie eigens für ihn noch einen persönlichen Plan ausdrucken.

Benutzerdefinierte Ansicht
Solche Extrawürste sind mit Excel aber kein Problem. Stellen Sie zuerst den gesamten Plan dar. Öffnen Sie anschließend Ansicht/Benutzerdefinierte Ansichten und klicken Sie auf Hinzufügen. Tippen Sie als Namen Alles anzeigen ein und betätigen Sie die Schaltfläche OK. Für den Aushang an der Türe von Waschküche 1 bringen Sie die Spalte "Waschküche 2" zum Verschwinden (siehe Aufmacherbild zu dieser Meldung). Klicken Sie dazu mit Rechts auf den Kopf der Spalte und wählen Sie Ausblenden. Öffnen Sie unter Ansicht wieder Benutzerdefinierte Ansichten, gehen Sie zu Hinzufügen und taufen Sie die neue Ansicht Waschküche 1 anzeigen.

Genau jetzt fängt die Arbeit mit Excel an, Spaß zu machen: Statt mühsam die Spalte von Hand wieder einzublenden, klicken Sie in den Benutzerdefinierten Ansichten einfach doppelt auf Ihre zuerst festgelegte Ansicht: Alles anzeigen. Blenden Sie jetzt die Spalte von "Waschküche 1" aus und erstellen Sie auf dieselbe Weise eine neue Ansicht Waschküche 2 anzeigen.

Hilfe vom Filter
Bevor Sie zum Plan für den zerstreuten Herrn aus dem dritten Stock schreiten, bringen Sie die Ansicht seiner Waschküche zum Vorschein. Markieren Sie nun alle Datenzellen inklusive des Spaltentitels "Wohnung". Öffnen Sie Daten/Filter/AutoFilter, worauf bei den Spaltentiteln kleine Pfeile erscheinen. Klappen Sie "Wohnung" aus und klicken Sie für Herrn Hugentobler auf 3. Stock, rechts, Screen 1. Schon haben Sie den individuellen Waschplan für seine Wohnung im 3. Stock rechts auf den Bildschirm gezaubert.

Die Ansicht "Hugentobler spezial" ist gespeichert. Ein Doppelklick auf ALLES ANZEIGEN blendet den kompletten Plan ein
Vergrößern Die Ansicht "Hugentobler spezial" ist gespeichert. Ein Doppelklick auf ALLES ANZEIGEN blendet den kompletten Plan ein
© 2014

Am besten speichern Sie diese Ansicht ebenfalls separat, z.B. unter dem Namen Hugentobler spezial. Von nun an wechseln Sie je nach Bedarf zwischen Ihren benutzerdefinierten Ansichten. Es werden Ihnen jetzt auch keine grauen Haare mehr wachsen, wenn übermorgen die nette Frau von nebenan vor Ihrer Türe steht und säuselt: "Ich hätte für mich auch gerne so einen Hugentobler-Plan!"

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