28.07.2013, 07:18

Christopher Null

Office

So klappt der Umstieg in das Home Office

Warum Sie nie wieder im Büro arbeiten müssen ©Polylooks

Wir sagen Ihnen, wie der Umstieg vom Büro ins Home Office aus Unternehmenssicht klappt. Und alle Mitarbeiter von zu Hause aus so effektiv wie im Büro arbeiten.
Im Allgemeinen ist das Büro kein schlechter Platz, um den Tag zu verbringen: Die Temperatur wird geregelt, die IT-Abteilung löst die Probleme und manchmal gibt es kostenlosen Kaffee oder sonstige Getränke. Aber das Wichtigste, das ein Büro einem bietet, ist die Kameradschaft und die Möglichkeit andere Kollegen zu treffen und gemeinsam neue Ideen zu entwickeln. So scheint das auch Marissa Mayer, die Chefin von Yahoo zu sehen: Sie hat Heimarbeit für ihren Konzern mehr oder weniger verboten.
Unglücklicherweise haben Büros aber auch Nachteile: Die hohen Mietkosten, die Unterhaltskosten (Heizung, IT-Ausstattung, Büro-Möbel, Umzugskosten) und die verlorene Zeit, die die Mitarbeiter mit der Hin- und Rückfahrt zum Büro verbringen.
Vielleicht brauchen Sie aber gar kein Büro. Wenn viele Ihrer Mitarbeiter häufig unterwegs sind und zu Hause, im Auto oder in einem Café arbeiten, warum sollten Sie deren Platz freihalten, wenn dieser ja doch nicht verwendet wird? Warum sollten Sie den klassischen Büroraum nicht ganz aufgeben und zu 100 Prozent zu Hause arbeiten lassen? Doch ganz so einfach ist der Verzicht auf das klassische Büro und der Umzug ins Home Office nicht.
Wir stellen wir Ihnen die größten Probleme vor, die beim Umstieg vom Büro zum Home Office auftreten können und sagen Ihnen, wie Sie diese lösen können.

Anwesenheitszeiten im Home Office

Eine der größten Sorgen von vielen Arbeitgebern, die Home Office-Arbeit ermöglichen, ist, dass die Arbeitnehmer ihre Aufgaben in den eigenen vier Wänden nicht erledigen. Die Chefs denken häufig, dass die Arbeitnehmer zu Hause abgelenkt werden und nicht effektiv genug sind. Diese Befürchtungen sind jedoch unberechtigt. Tatsächlich zeigen ein paar Studien, dass die Arbeitnehmer mit mehr Flexibilität (und dazu zählt auch das Home-Office) härter und länger arbeiten, als wenn sie im Büro wären. Das ist der Grund, weshalb viele Arbeitgeber bereit sind die Arbeitnehmer mit Smartphones und Notebooks auszustatten: Mit diesen Mobilgeräten ist es sehr einfach die Arbeit mit nach Hause mitzunehmen.
Natürlich klappt es nicht immer reibungslos die zu Hause arbeitenden Arbeitnehmer zu verwalten und es ist gut möglich, dass Ihre Schlüsselpersonen sich dazu entscheiden genau dann eine Mittagspause zu machen, wenn Sie diese am meisten benötigen. Die Lösung besteht darin, die gegenseitigen Erwartungen vorher festzulegen. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter nie im Büro sind, müssen diese wissen, dass Sie von ihnen immer noch das gleiche wie im Büro erwarten. Legen Sie die Arbeitszeiten und die Mittagspause fest, wenn dies notwendig ist. Sie sollten von Ihren Mitarbeitern verlangen, dass diese sich an diese Arbeitszeiten halten. Diese Regelung sollten Sie schriftlich festlegen und jeder Person aushändigen. Dies kann mittels eines Briefs oder über das Unternehmenshandbuch geschehen. Wenn sich ein Arbeitnehmer aus irgendeinem Grund nicht an diese Zeiten halten kann, dann sollte er Ihnen dies so schnell wie möglich mitteilen. Ein Arbeitnehmer im Büro würde nie auf die Idee kommen einen Arzttermin zu vereinbaren ohne den Chef darüber zu informieren. Und es gibt keinen Grund, dass ein Mitarbeiter, der Home-Office betreibt, sich nicht auch an diese Regelung hält.
Kommunikation
Eine andere große Herausforderung mit Kollegen, die zu Hause arbeiten, ist die Kommunikation. Sie können nicht einfach rüberlaufen und ein Dokument bei einem anderen Arbeitskollegen ablegen oder sich für einen Kaffee mit Kollegen treffen. Was können Sie also tun, um mit allen in Kontakt zu bleiben?
Sofortnachrichten sind das am häufigsten verwendete Kommunikationsmedium für die meisten virtuellen Organisationen. Sie wählen eine Plattform, beispielsweise Microsoft Lync, und verlangen von Ihren Mitarbeitern, dass sie sich bei diesem Dient mit dem eigenen Benutzernahmen an jedem Arbeitstag anmelden. Wenn ein Arbeitnehmer für längere Zeit nicht erreichbar ist, weil er beispielsweise zum Mittagessen geht oder andere Pflichten hat, dann soll dieser seinen Status beim Sofortnachrichten-Programm aktualisieren. Somit sehen die anderen Mitarbeiter, wie lange diese Person nicht erreichbar ist.
Selbstverständlich ist es wichtig einen Festnetzanschluss zu haben. Obwohl viele Leute das Festnetz mittlerweile zu Gunsten von Handys aufgegeben haben, ist dies für Unternehmensgespräche nicht immer vorteilhaft. Wenn der Empfang des Arbeitnehmers nicht perfekt ist, dann sollten diese das Netz wechseln oder auf ein VoIP-System umsteigen. Die dritte Möglichkeit besteht darin, auf klassische Telefonkabel zurückzugreifen. Als Besitzer eines kleinen Unternehmens müssen Sie möglicherweise für einen Teil dieser Kosten aufkommen.
Wenn Sie wirklich fortschrittlich sein wollen, dann können Sie Video-Konferenzen mit Ihren Arbeitskollegen durchführen. ooVoo unterstützt Video-Chats mit bis zu 12 Teilnehmern, wobei dieser Dienst mit eingeblendeter Werbung kostenlos ist. Für etwa 2,50 Euro pro Person und Monat erhalten Sie diesen Dienst ohne Werbung. Skype Premium unterstützt bis zu 10 gleichzeitig aktive Teilnehmer und kostet etwa 7 Euro pro Nutzer und Monat. Sie sollten für Videokonferenzen lediglich sicherstellen, dass jeder Nutzer über eine ausreichend schnelle Internetverbindung verfügt.
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