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Projekt-Management aus der Cloud: Ersatz für Mail

18.05.2015 | 10:01 Uhr |

Mail ist noch immer das Kommunikationsmittel Nr. 1 in vielen Unternehmen. Dabei kommuniziert es sich mit dem richtigen Projektmanagement-Tool aus der Cloud eleganter und effizienter. Wir stellen passende PM-Tools als Mail-Ersatz vor.

Herr Kaiser bekommt heute die zehnte Mail eines Kollegen, bei der er auf CC ist. Er weiß nicht recht, ob er die Mail in Anbetracht seiner knappen Zeit nur überfliegen oder wirklich im Detail lesen soll. Da er an vielen Projekten gerade beteiligt ist und keine wichtige Information übersehen will, fängt er an zu lesen und tatsächlich: Er pflückt im letzten Absatz die für ihn relevante Information heraus und schreibt sie auf seine To-Do-Liste.

Herr Kaiser ist nur ein Beispiel unter vielen. Auch in Zeiten übersichtlicher und kostenloser Projektmanagement-Tools aus der Cloud dominieren in vielen Firmen heute noch immer Outlook und Co. - auch wenn es um die Organisation von komplexen Aufgaben und Projekten geht. Dabei ließe sich mit dem richtigen Organisationstools die interne Kommunikation in vielen Unternehmen erheblich reduzieren und ein neues Niveau an Aufgaben-Transparenz, Kollaboration und -Übersicht erzeugen.

Collaboration Tools aus der Wolke sind auf dem Vormarsch

Keine Frage: Tools aus der Cloud für das Projektmanagement gibt es heute massenhaft am Markt. Sie sind flexibel, skalierbar, funktionieren geräteübergreifend und sind meist auch noch kostenlos. Diese Vorteile scheinen deutsche Unternehmen zunehmend zu erkennen. Laut der Analyse BITKOM 2015 setzt bereits ein Viertel der Unternehmen eine Cloud-Lösung im Bereich der Kollaboration ein; mehr als zwei Drittel planen den Umstieg auf einen solchen Dienst.

Beliebte Cloud-Services
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© Bitkom

Aus gutem Grunde: Erfolgreiche Projekte zeichnen sich meist dadurch aus, dass sie durchdacht sind und alle Beteiligten wissen, was zu tun ist. Laut einer Studie der Ludwig-Maximilians-Universität München und des Anwendungsentwicklers Inlooks entscheiden sich über 80 Prozent der Unternehmen für eine Projektmanagement-Lösung, weil sie Probleme haben, den Überblick über all ihre Aufgaben zu behalten. Aber auch die steigende Bedeutung der Projektarbeit generell und die Hoffnung auf effizientere Organisationsabläufe zählen zu den Hauptentscheidungskriterien.

Managen Sie ihre Projekte klassisch oder agil?

Die Masse an Tools am Markt macht die Entscheidung nicht unbedingt leichter. Was eine gute PM-Lösung ausmacht, hängt in erster Linie jedoch von den internen Workflows eines Unternehmens ab, die es vorab genau zu definieren gilt. Hier spielen Fragen der Projektmanagement-Methode eine zentrale Rolle.

Moderne Methoden wie „Scrum“ und „Kanban“ konzentrieren sich beispielsweise auf „agiles Projektmanagement“ und sind aufgrund ihrer realistischeren Grundannahme und Flexibilität klassischen Methoden überlegen. Sie gehen nicht davon aus, dass man bereits im Voraus genau das ganze Projekt abbilden kann, sondern legen den Fokus auf das Management von „Unsicherheiten“ während des Projekts. Ein Vorteil, da sich im Zusammenspiel mit dem Kunden so gut wie immer Ungereimtheiten ergeben können.

Aber nicht nur ob klassisches oder agiles Projektmanagement praktiziert wird spielt eine Rolle. Bei der Wahl des richtigen Tools, hilft es kategorisch vorzugehen. Grundsätzlich finden sich die Hauptbestandteile des Projektmanagements (Initiieren, Planen, Steuern, Monitoren und Projektabschluss) in den meisten Tool irgendwie wieder. Nur worauf sie den Fokus legen, variiert. PC-WELT fasst die prominentesten PM-Tools aus der Cloud für KMUs grob in vier Kategorien zusammen.

Auf die Planung kommt es an

Tools der Kategorie „Planung“ arbeiten meist mit To-Do-Listen, Meilensteinen, einem Kalender und legen den Fokus auf das Task-Management. Häufig werden sie in Verbindung mit der Kanban-Methode gebracht, die seine Wurzeln in der japanischen Automobilproduktion hat und auf dem Hol-Prinzip basiert.

Ein Feed hält alle Beteiligten bei Trello up to date
Vergrößern Ein Feed hält alle Beteiligten bei Trello up to date
© trello.com

Dienste wie Trello oder das Kanban Tool leben dieses Prinzip. Bei Trello können die Projektmanager auf verschiedenen Boards Listen anlegen, in denen sie Karten organisieren, welche die User ganz nach dem Motto „Getting things done“ nach dem Drag&Drop-Prinzip nach Belieben hin- und herschieben können. Der eigentliche Nutzen verbirgt sich allerdings hinter den kartenförmigen Tasks. Hier lassen sich die Projektbeteiligten, Labels und Kommentare hinzufügen, Dateien aus Dropbox, OneDrive & Co. einbinden und eine Deadline einstellen. Trello funktioniert im Browser, als App auf Android und iOS und wird bereits in der kostenlosen Basisversion den Bedarf vieler KMUs gerecht. Für optischen Schnickschnack und mehr Funktionen werden 5 US-Dollar monatlich fällig.

Bei komplexem Projektmanagement hingegen gerät die Lösung schnell an ihre Grenzen, gerade wenn es um Ressourcenverwaltung geht. Vertreter wie Project Bubble und RS TaskGroup funktionieren auch plattformübergreifenden und setzen ebenfalls auf Task-Management – auch wenn sie in Sachen Bedienbarkeit nicht ganz mit Trello mithalten können. Dafür punktet RS TaskGroup mit einer Zeiterfassung, integrierten Rechteverwaltung und einer übersichtlichen Chronik zu jeder Aufgabe. Der in Deutschland gehostete Cloud-Service ist alle 30 Tage kündbar und kostet pro User knapp 20 Euro monatlich.

Teamwork ist das A und O

Bei den Kollaboration-Tools steht die Zusammenarbeit im Vordergrund. In Chats und auf Whiteboards lassen sich Dateien austauschen, kommentieren und zusammen bearbeiten.

Eines der bekanntesten Werkzeuge für das Projektmanagement ist Basecamp . Der intuitive SaaS-Service bringt ein breites Set an Funktionen mit und legt mit seinen Features den Fokus auf die Kommunikation innerhalb des Teams. So können die Projektmitarbeiter auf einem Message-Board Nachrichten hinterlassen und die anderer User kommentieren. Praktisch ist auch die Versionierung: Es lassen sich im Nu verschiedene Versionen einer bearbeiteten Datei nachverfolgen. Ab 20 US Dollar monatlich lässt sich der Service in der kleinsten Version für 20 Projekte inklusive drei Gigabyte-Onlinespeicher nutzen

HipChat ist ein Messenger mit Zusatzfuntionen für das Projektmanagement
Vergrößern HipChat ist ein Messenger mit Zusatzfuntionen für das Projektmanagement
© hipchat.com

Sie haben es gerne schlanker? Dann lohnt sich es, einen Blick auf HipChat zu werfen. In verschiedenen Chat-Räumen kann der Anwender Text-, Sprach- und Video-Kommunikationen zu einem bestimmten Projekt organisieren, Dateien teilen und andere Mitarbeiter markieren. Das Besondere: Bei dieser Art von Chat müssen User nicht immer anwesend sein: Mit der Mentions-Funktion lässt sich nachverfolgen, was alles im Chat passiert ist. Aber nicht nur Projektmitarbeiter können die Chaträume betreten. Für die Zusammenarbeit mit Kunden oder Freelancern lässt sich im Nu ein Gastzugang einrichten. Der Service ist bis zu einer Teamgröße von fünf Personen kostenlos. Über 5 User liegt der Preis für eine Lizenz bei zwei US Dollar monatlich.

Zwei in einem

Die hybride Variante bündelt die Schwerpunkte von Planungs- und Collaboration Tools. Dadurch sind sie zwar nicht so schlank, wie die jeweiligen Schwerpunkt-Lösungen, sind aber flexibler einsetzbar. Zwei bekannte Vertreter sind Asana und Bitrix24.

Asana funktioniert plattformübergreifend und setzt auf die Zusammenarbeit.
Vergrößern Asana funktioniert plattformübergreifend und setzt auf die Zusammenarbeit.
© Asana

Bei Asana organisieren die User ihre Arbeit genau wie bei Trello und Co. in verschiedenen Arbeitsbereichen, den sogenannten Workspaces. Das Besondere ist allerdings, dass neben den bloßen Tasklisten das Messaging genauso prominent auf der zunächst etwas leicht überladend wirkenden Oberfläche platziert widerfindet. In den Nachrichtenfeeds können Projektbeteiligte andere markieren und ihnen folgen. Praktisch: So hat jedermann stets alle relevanten Diskussionen und Neuigkeiten im Blick. Der Service ist vergleichsweise teuer: Fünf User kosten monatlich 21 Euro.

Die kostenlose plattformübergreifende Alternative zu Asana heißt Bitrix24 , die neben einer klassischen Chat-Funktion sogar einen Video-Chat und fünf Gigabyte Cloudspeicher mitbringt. Ab zwölf Teilnehmern, die an einem Projekt arbeiten, fallen allerdings ca. 100 Euro monatlich an.

Do-it-yourself

Bei dieser Variante können sich User die Oberfläche selbst zusammenstricken. Aus einem Pool an Funktionen lassen sich nur die Bestandteile integrieren, die man wirklich braucht. Der Vorteil: Für den Endanwender bleibt die Lösung schlank. Prominentester Vertreter ist hier wohl Podio aus dem Hause Citrix, das mit Projektmanagement-Funktionen wie man sie aus sozialen Netzwerken – wie Chat, Folgen und viele mehr – kennt, verbindet.

Einmal angepasst, steht Podio individualisiert auch als App für iOS und Android bereit
Vergrößern Einmal angepasst, steht Podio individualisiert auch als App für iOS und Android bereit
© Podio

Das Besondere: Die Projektmanager können sich aus einer Vielzahl an Apps und Vorlagen die passende aussuchen und diese nochmal individuell an die eigenen Projekte und Workflows anpassen. Je nach Bedarf wird man so Task- oder Collaboration-orientierteren Abläufen gerecht. Unzählige Apps ermöglichen beispielsweise CRM- und Projektmanagement zu vereinen. Das erspart Brüche zwischen Anwendungen. So lassen sich bestimmte Kundendaten in die internen Projekte integrieren oder Projektteile mit externen Unternehmen teilen. Bis zu fünf Mitarbeitern steht das normalerweise neun US Dollar teure Podio in eingeschränktem Umfang kostenlos zur Verfügung.

Jedoch gilt auch hier: Mit der Masse an Alternativen werden nicht zwangsweise die Projektabläufe besser. Eine genaue Analyse und Definition der Arbeitsabläufe sind bei dieser Variante unabdingbar.

Fazit

Die Anforderungen des Kunden verändern sich schneller und Projekte werden zunehmend komplexer. Moderne Projektmanagement-Tools aus der Cloud sind vor allem für KMUs eine interessante Alternative, ihre Projektabläufe digital zu unterstützen. Die meisten Projekt-Management-Lösungen aus der Wolke funktionieren sowohl im Browser als auch auf iOS und Android. Zudem sind sie meist kostenlos oder erlauben zumindest eine gratis Probier-Phase mit. So bleibt Unternehmen ein gewisser Testrahmen bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Lösung. Und dieser sollte bei der Masse an Services unbedingt in einem wirtschaftlichen Rahmen erprobt werden.


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