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Profi-Tricks: So finden Sie jede Datei sofort

11.07.2014 | 12:31 Uhr |

Fehlende Suchwerkzeuge und falsche Suchstrategien kosten Zeit und Nerven. Mit dem richtigen Tools und cleveren Tipps finden Sie alles mit einem Klick – am PC und im Web.

Das Finden und Wiederfinden von Inhalten und Dateien gehört zu den fundamentalen Alltagsaufgaben in der digitalen Welt, das Nicht-Finden oder Nicht-Mehr-Finden zu den ärgerlichsten Niederlagen. Dieser Beitrag packt in komprimierter Form alle Aspekte der lokalen Suche und der Websuche zusammen. Danach werden Sie besser suchen und deutlich mehr finden – vielleicht sogar alles? Die Tipps gelten für Windows Vista, 7 und 8, mit Einschränkungen auch für XP.

1. Windows-Systemoptionen durchforsten
Die beste Möglichkeit, abgelegene Funktionen in Windows zu finden, ist das Suchfeld rechts oben im Fenster der Systemsteuerung. Wenn Sie hier etwa " kenn" eingeben, filtert der Explorer alle Funktionen, die mit Kennwörtern zusammenhängen. Wenn Sie den skurrilen Eingabefilter " e ODER n ODER a " verwenden, zeigt die Systemsteuerung praktisch alle Funktionen – ähnlich dem sogenannten „God Mode“: Dieser Modus ist nicht mehr als eine ungefilterte Ansicht der Systemsteuerung mit allen Unterfunktionen.

Das unterschätzte Explorer-Suchfeld: Suchfilter dieser Art können Sie abspeichern und über „Favoriten - Gespeicherte Suche“ jederzeit wieder abrufen.
Vergrößern Das unterschätzte Explorer-Suchfeld: Suchfilter dieser Art können Sie abspeichern und über „Favoriten - Gespeicherte Suche“ jederzeit wieder abrufen.

Wenn Sie wollen, können Sie diese Anzeige der Systemsteuerung auch durch ihre Class-ID {ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C} erzwingen: Dazu genügt es, einen Ordner mit beliebigem Namen und obiger Extension anzulegen, also etwa „ AlleTasks.{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C} “. Um viele wichtige Systemzentralen auf einen Mausklick zu legen, hilft erneut das Suchfeld – jetzt im Windows-Explorer. Navigieren Sie mit dem Explorer zum Ordner \Windows\System32 . Dort geben Sie im Suchfeld folgenden Filter ein (Beispiel):

ordnername:system32 UND (erweiterung:(cpl ODER msc) ODER name:syst*.exe)

Sie erhalten als Ergebnis alle Systemsteuerung-Applets, alle MSC-Verwaltungskonsolen sowie einige Systemzentralen. Solche Filter sollten Sie – eventuell noch übersichtlich gruppiert oder sortiert – mit „Suche speichern“ dauerhaft ablegen. Sie erscheinen als Links im Navigationsbereich des Explorers und sind unter %userprofile%\Searches gespeichert.

Auf den Punkt: Mit Google gezielt suchen

2. Dateien suchen und finden (I)

Für die reine Dateisuche nach Ordner und Name genügt ein Suchprogramm, das auf Namen spezialisiert ist. Mit gut organisierten Ordnern und Dateinamen und einem geeigneten Tool kommen Sie damit relativ weit. Unangefochten erste Wahl ist das kleine Tool Everything (Bestandteil von PC-WELT-PerfectSearch ). Es ist als unentbehrliche Ergänzung selbst dann zu empfehlen, wenn Sie daneben auch anspruchsvollere Suchaktionen benötigen. Everything setzt in der neuen Version keine Admin-Rechte mehr voraus. Allerdings empfehlen wir, Everything.exe trotzdem immer manuell oder durch Bearbeiten der „Eigenschaften“ als Administrator zu starten, weil es nur dann alle Festplatten berücksichtigt. Es muss sich um lokale NTFS-Festplatten handeln – also keine FAT- oder Netzwerklaufwerke.

Was auf Festplatten alles herumliegt: Das unglaublich fixe Everything beantwortet eine Suche nach Dateinamen auch bei Hunderttausenden an Dateien in einer Sekunde.
Vergrößern Was auf Festplatten alles herumliegt: Das unglaublich fixe Everything beantwortet eine Suche nach Dateinamen auch bei Hunderttausenden an Dateien in einer Sekunde.

Die Verwendung ist einfach: Sie geben in die Eingabezeile unter dem Menü Ihr Suchwort oder mehrere ein. Durch Leerzeichen getrennte Worte interpretiert Everything als AND-Operator: "2012 bilanz " zeigt daher alle Dateinamen, welche in beliebiger Reihenfolge die Suchbegriffe „2012“ und „Bilanz“ enthalten. Aktivieren Sie im Menü „Suchen“ die Option „Pfad muss übereinstimmen“ („Match Path“). Dann kann der gesuchte Begriff im gesamten Pfadnamen vorkommen: Beim oben genannten Beispiel finden Sie dann auch eine Datei „Bilanz-Obermeier.xls“, die sich im Ordner „Ablage-2012“ befindet. Wichtige weitere Operatoren sind OR mit dem Zeichen „|“ (Taste AltGr halten und dazu Taste < drücken) und vor allem NOT mit „!“. Mit einem oder mehreren NOT-Operator(en) filtern Sie unnötige Treffer weg, etwa die Kopien aus einem Backup-Ordner.

Die Ergebnisliste nutzen Sie praktisch wie ein Explorer-Fenster. Registrierte Dateitypen starten daher per Doppelklick, nach Rechtsklick können Sie den Ordner der Datei öffnen („Pfad öffnen“). Everything bietet zahlreiche Ansichts-, Farb- und Zoomoptionen, Ausschlussmöglichkeiten für Laufwerke, eine Kommandozeilensyntax, einen Servermodus, den Einsatz als Hintergrunddienst und mehr. Technisch Interessierte können diese Möglichkeiten über die Menüs „Suchen“ sowie „Werkzeuge ➞ Optionen“ nutzen. Für die meisten Anwender reichen aber die wenigen hier genannten Einsatzregeln völlig aus. Einige raffiniertere Tipps folgen im nächsten Punkt.

Profi-Tricks für die Windows-Suchfunktion

3. Dateien suchen und finden (II)

Wo ist die Excel-Datei, die ich letzte Woche erstellt habe? Zu den Dateiattributen gehören nicht nur Pfad und Namen, sondern auch Erstell- und Änderungsdaten sowie Größenangaben. Daher sollte es eigentlich einfach sein, obige Frage zu beantworten. Ist es auch, aber längst nicht jeder weiß wie:

Variante 1: Everything hat seine Suchsyntax enorm erweitert. Die Eingabe dc:lastweek oder genauer dc:lastweek xls beantwortet die obige Frage sofort. Dabei steht dc: für „datecreated“ oder alternativ dm: für „datemodified“. Statt einer der vorgegebenen Variablen wie lastweek oder today können Sie auch ein festes Datum in der Form dc:>18/07/2013 xls verwenden. Öfter benötigte Suchfilter legen Sie am besten über „Bookmarks ➞ Add to Bookmarks“ ab und erreichen diese dann mit zwei Klicks. Die rund 100 Operatoren, Funktionen, Konstanten der Syntax verrät Everything in knappster Form unter „Hilfe ➞ Search Syntax“.

Variante 2: Auch der Windows-Explorer beherrscht mit seinem Suchfeld die Suche nach Dateiattributen aller Art. Zwei oder mehrere Wörter gelten als UND-Verknüpfung. Um einen Begriff auszuschließen, verwenden Sie ein vorangestelltes Minuszeichen. Die Möglichkeiten reichen aber weit über diese einfache Syntax hinaus: Die Windows-Suche unterstützt zahlreiche Eigenschaften wie „name:“, „ordnername:“, „erweiterung:“, „datum:“ und „größe:“. Durch den Doppelpunkt erkennt Windows, dass Sie eine Eigenschaft abfragen wollen. Für eine Datumssuche navigieren Sie zunächst in den Ordner, wo sich die gesuchten Dateien vermutlich befinden, um die Datenmenge zu begrenzen. Geben Sie dann in das Suchfeld datum: ein. Windows erkennt die Eingabe als Dateieigenschaft – die Eingabe wird blau gefärbt und ein Kalender klappt aus. Klicken Sie auf ein Datum, das einige Tage zurückliegt. Dann fügen Sie nach der Eingabe datum: ein > hinzu – etwa datum:>18.07.2013. Jetzt erhalten Sie alle Dateien angezeigt, die an und nach diesem Datum erstellt wurden. Der Explorer bietet auch voreingestellte Variablen wie „Gestern“ oder „Letzte Woche“.

Neuere Dateien suchen: Das Suchfeld im Explorer versteht die Eingabe datum: sofort und blendet einen Kalender ein. Darunter gibt es Variablen wie „Letzte Woche“.
Vergrößern Neuere Dateien suchen: Das Suchfeld im Explorer versteht die Eingabe datum: sofort und blendet einen Kalender ein. Darunter gibt es Variablen wie „Letzte Woche“.

Unterschiede zwischen Everything und Windows-Suche: Der Windows-Explorer ist stets zur Hand, seine Benutzung sowie Syntax eventuell etwas eingängiger. Eine ansprechende Geschwindigkeit können Sie aber nur erwarten, wenn die zu durchsuchenden Daten von der Indizierung erfasst sind (siehe „Systemsteuerung ➞ Indizierungsoptionen“). Selbst dann bleibt Everything bei der Dateisuche die eindeutig schnellere Alternative.

Neuere Dateien suchen: Das Suchfeld im Explorer versteht die Eingabe datum: sofort und blendet einen Kalender ein. Darunter gibt es Variablen wie „Letzte Woche“.

4.Dateiinhalte und Metadaten suchen
Die Dateiattribute Name, Ordner, Größe, Datum stehen im Dateisystem, der Inhalt von Dateien jedoch nicht. Zum Inhalt zählen der Text von Office-, Text-, PDF- oder Html-Dateien, ferner aber auch spezielle Metadaten wie der Exif-Block (Exchangeable Image File Format) oder der IPTC-Block (International Press Telecommunications Council) oder Geo-Daten in Bilddateien sowie auch ID3-Tags in Musikdateien mit Interpret, Album, Titel, Genre. Um Dateiinhalte zu durchsuchen und zu verändern, gibt es praktisch für jede prominente Dateisorte Spezialprogramme: Für Bilddateien sind etwa Picasa 3.9 oder die Windows Fotogalerie zu empfehlen. Die Tags von Audiodaten können Player und Mediencenter wie etwa iTunes, der Windows Media Player oder Spezial-Tools wie MP3tag 2.55a einlesen und ändern. Der Foxit Reader 6 bietet eine PDF-Suche über ganze Ordner hinweg. Für das Auffinden von Dateien genügt aber eine Desktop-Suche, die alle diese Dateiinhalte berücksichtigt.

Windows findet Metadaten: Steve Vai wird hier anhand des Tags „Albuminterpret“ entdeckt. Die Dateiattribute Name und Pfad enthalten diese Info nicht.
Vergrößern Windows findet Metadaten: Steve Vai wird hier anhand des Tags „Albuminterpret“ entdeckt. Die Dateiattribute Name und Pfad enthalten diese Info nicht.

Windows-Desktop-Suche: Windows hat standardmäßig eine Desktop-Suche an Bord: Das Suchfeld im Explorer findet auch Dateiinhalte und Metadaten. Im eingeblendeten und ausreichend groß aufgezogenen Detailbereich („Organisieren ➞ Layout ➞ Detailbereich“) zeigt der Explorer die Metadaten nicht nur an, sondern kann sie dort auch editieren. Die Suche nach Dateiinhalten und Metadaten setzt aber voraus, dass Sie die betreffenden Ordner oder Laufwerke in die Indizierung aufgenommen haben. Der direkte Weg führt dabei über „Systemsteuerung ➞ Indizierungsoptionen ➞ Ändern ➞ Alle Orte anzeigen“. Hier können Sie im Fensterbereich „Ausgewählte Orte ändern“ den Index erweitern. Eine indirekte Möglichkeit führt über die Bibliotheken: Wenn Sie im Navigationsbereich des Explorers eine Bibliothek wie „Musik“ rechts anklicken, nehmen Sie mit „Eigenschaften“ und „Hinzufügen“ neue Ordner auf. Bibliotheksordner indiziert die Windows-Suche standardmäßig. Das Suchfeld im Windows-Explorer bezieht sich immer auf den aktuellen Ordner und nicht etwa auf den gesamten Index. Wenn Sie im gesamten Index suchen möchten, sollten Sie die Tastenkombination Win-F verwenden.

Power-Tipps für Power-User

5. All in One: PC-WELT-PerfectSearch
Das Tool PC-WELT-PerfectSearch vereint alle bisher genannten Suchfunktionen und bietet noch viel mehr. Mit einer Oberfläche haben Sie alles im Griff – von der lokalen Dateisuche über Inhaltssuche und Netzwerksuche bis zur differenzierten Webrecherche und der Suche nach Downloads. Bei der Installation von PerfectSearch landet eine Reihe von Suchprogrammen auf Ihrem Rechner, die das PC-WELT-Programm nutzt und steuert. Everything ist mit von der Partie, ferner der Spezialist LAN Search Pro. Die Puggle-Desktop-Suche wird eingebunden. Nach Abschluss der Installation startet PC-WELT-PerfectSearch automatisch.

Suchen mit PerfectSearch: Geben Sie in das Feld unter „Was möchten Sie suchen“ das gewünschte Wort ein, und klicken Sie dann unten auf die passende Suchfunktion. Je nach gewählter Funktion startet dann das lokale Suchprogramm beziehungsweise eine Websuche mit optimierten Filtereinstellungen.

Vereinte Suchspezialisten: PC-WELT-PerfectSearch 1.1 ist ein Front-End für die anerkannten Suchexperten Google, Everything und LAN Search Pro.
Vergrößern Vereinte Suchspezialisten: PC-WELT-PerfectSearch 1.1 ist ein Front-End für die anerkannten Suchexperten Google, Everything und LAN Search Pro.

Erste Einstellungen: Mit Klick auf „Optionen“ sollten Sie festlegen, wo standardmäßig gesucht werden soll, wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, und die Enter-Taste drücken. Nach der Installation ist hier mit „Internet – Allgemein“ eine Websuche mit Google voreingestellt. Sie können jede andere Suchfunktion als Standard setzen, indem Sie diese in der Aufklappliste unter „Standard-Suchfunktion wählen:“ aussuchen. Hinter der Option „PC – Dateiname“ steht eine Suche nach Datei- oder Ordnernamen mit Everything, hinter „PC – Dateiinhalt“ die Puggle-Desktop-Suche und hinter den beiden „LAN“-Optionen das Programm LAN Search Pro. Im „Optionen“-Fenster sehen Sie eine Liste der Tastenkombinationen, über die Sie PC-WELT-PerfectSearch alternativ bedienen können. Dabei gilt nur die Tastenkombination Strg-Leertaste systemweit: Sie holt das minimierte Fenster aus dem Infobereich wieder in den Vordergrund. Alle anderen Tastenkombinationen funktionieren nur, wenn Programmfenster von PerfectSearch geöffnet und auch aktiviert ist.

Inhaltssuche mit Puggle-Desktop-Suche: Die Inhaltssuche Puggle ist die einzige Funktion in unserem Tool, die den eingegebenen Suchbegriff nicht vom Hauptprogramm übernimmt. Das liegt daran, dass das Tool nach dem ersten Aufruf erst einmal den Suchindex aufbauen muss und dann selbst resident im Hintergrund läuft. Damit dieser Index möglichst vollständig ist, klicken Sie im Fenster „Index Properties“ (Schraubendreher- und -Schlüssel-Symbol unten) auf „Add“ und fügen nacheinander jedes Ihrer Festplatten- und sogar Netzlaufwerke hinzu. Danach klicken Sie auf „Close“. Falls die Indexierung jetzt nicht automatisch startet,
klicken Sie noch auf die „Play“-Schaltfläche am unteren Fensterrand. Ist die Indexierung abgeschlossen, tippen Sie Ihren Suchbegriff einfach in das Feld neben „Search Items“ ein und drücken auf Enter, um die Dateien anzuzeigen, in denen der Begriff vorkommt.

Netzwerksuche mit LAN Search Pro: Hinter den Schaltflächen „Dateiname (LAN Search Pro)“ und „Dateiinhalt (LAN Search Pro)“ steckt eine leistungsstarke Spezialsuche. Sie sucht selbstständig auf Freigaben innerhalb Ihres Netzwerks. Um auf geschützte Freigaben zuzugreifen, müssen Sie die Zugangsdaten über „Edit ➞ Password Management“ in den Passwort-Manager eintragen. Klicken Sie dann auf „Add“, und geben Sie den Pfad in der Form „Computer\Freigabe“ ein. Darunter tragen Sie Benutzernamen und Kennwort ein.

Suchfunktionen, die speziell nach Musik, Büchern, Videos und anderen Downloads fahnden, bietet PC-WELT-PerfectSearch 1.1 auch. Dazu geben Sie den gewünschten Titel ein und klicken entsprechend auf „Musik“, „Videos“ oder „Bücher“, um eine darauf abgestimmte Google-Suche zu starten. Details zu den Suchoptionen und weitere Tipps für schnelle Sucherfolge sind im Kasten links zusammengefasst. Alternativ können Sie damit natürlich auch bei Sharehostern suchen. Achten Sie in jedem Fall aber darauf, dass Sie keine urheberrechtlich geschützten Inhalte herunterladen.

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