Powerpoint eignet sich hervorragend für Vorträge. Genauso gut lassen sich die Präsentationen aber auch per Mail verschicken. Wichtig dabei ist vor allem, dass die Dateien nicht zu groß werden und sich schnell öffnen lassen. Vielleicht möchten Sie Ihre Vorträge aber auch auf CD archivieren oder auf einem USB-Stick mitnehmen? Dazu bietet Powerpoint spezielle Funktionen. Wir zeigen, wo Sie diese finden und welches die besten Einstellungen sind. Die folgenden Tipps beziehen sich auf Office 2003, lassen sich aber in anderen Powerpointversionen ähnlich durchführen.

Das richtige Powerpoint-Format für Mails
Eine PowerPoint-Präsentation wird standardmäßig als PPT-Datei abgespeichert (in Office 2007 als PPTX). In diesem Format kann das Dokument jederzeit weiterbearbeitet werden. Der Nachteil: Um eine PPT-Präsentation zu starten, müssen Sie in PowerPoint die Taste F5 drücken oder Bildschirmpräsentation/Bildschirmpräsentation vorführen wählen. Das ist für den Empfänger umständlich. Zudem sollte er unter Umständen auch nichts an der PowerPoint-Datei ändern können. Die Lösung ist das Dateiformat PPS (in Office 2007 PPSX). Eine solche Bildschirmpräsentation starten Sie direkt per Doppelklick. Außerdem lässt sie sich nicht mehr bearbeiten. Wählen Sie für dieses Format in PowerPoint über den Punkt Datei/Speichern unter die Option PowerPoint-Bildschirmpräsentation *.pps. Die Datei trägt nun die Endung PPS und erhält ein neues Icon.

Powerpoint-Dateien abspecken
Mit vielen Bildern kann eine Power Point-Datei schnell sehr groß werden. Damit eignet sie sich nicht mehr für den Mailversand. Klicken Sie deshalb eines der Bilder mit Rechts an und wählen Sie Grafik formatieren. Unter dem Reiter Grafik finden Sie die Schaltfläche Komprimieren. Klicken Sie darauf, können Sie für ein Bild oder alle Bilder die Optionen "Web/Bildschirm" und "Bilder komprimieren" aktivieren. Dadurch wird die Präsentation schlanker.

Tipp: Beim Erstellen einer PPS-Präsentation werden zwar Animation und Bilder übernommen, aber keine Multimediadateien. Die Alternative: Sie erstellen aus der PowerPoint-Datei einen Film.

Mit iSpring wandeln Sie eine fertige PowerPoint-Präsentation in einen Flash-Film um. Diese Videodatei können Sie beispielsweise per Mail verschicken oder auf einer Webseite einbinden. Beim Umwandeln werden die meisten Elemente der PowerPoint-Datei übernommen. iSpring laden Sie von www.ispringsolutions.com/products/ispring_free.html herunter. Um die Software zu nutzen, müssen Sie sich gratis auf der Webseite registrieren. Das Tool iSpring funktioniert mit Power-Point 2000, XP, 2003 und 2007.