Präsentationen, die mit PowerPoint erstellt wurden, neigen schnell dazu aufgeblasen zu sein; diese sperrigen Dateien verbrauchen zig Megabyte Speicher. Das Problem wird noch schlimmer mit den neuen Grafik- und Video-Integrationsmöglichkeiten, die PowerPoint 2010 bietet. Aber Microsoft hat dagegen ein Mittel entwickelt.

Mit PowerPoint 2010 können die Nutzer ihre Präsentationen wahlweise in der Größe oder für mehr Leistungsfähigkeit komprimieren. Über das Backstage View-Menü innerhalb von PowerPoint 2010 finden Sie den Media-Größe und Leistungs-Wizard. Mit diesem können Sie gezielt die Größe der Präsentations-Datei verkleinern. Die Optionen der Verkleinerung reichen von Präsentations-Qualität, Internet-Qualität bis zu geringer Qualität.

Bei geringer Qualität kann eine videolastige Präsentation bis auf ein Zehntel oder sogar auf noch weniger der ursprünglichen Größe komprimiert werden. Zum Beispiel wäre es nicht ungewöhnlich, eine 60 MB große Präsentation mit hochauflösenden Videos auf 2 bis 3 MB nach der Komprimierung zu verkleinern. Das Komprimierungswerkzeug wird einige Probleme für Nutzer und Administratoren lösen, da es nun wesentlich einfacher ist, Präsentationen per E-Mail zu versenden, sodass FTP-Server oder File-Sharing-Seiten für große Präsentationen unnötig werden.