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Papierloses Büro: So klappt der Umstieg

28.08.2016 | 16:47 Uhr |

Alle sprechen vom papierlosen Büro. Doch können Unternehmen wirklich ganz ohne Papier auskommen? Wir zeigen die richtigen Tools für das papierlose Büro.

Kopieren, Scannen, Druckern - und wieder alles von vorne. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen beanspruchen diese Aufgaben gefühlt die ganze Arbeitskraft. Lange hatte das Blatt Papier - nicht zuletzt aus rechtlichen Gründen – im Büro seine Berechtigung.

Doch wie sieht es heute aus, in einem Zeitalter, in dem die digitale Transformation in aller Munde ist? Laut Oliver Frese, Vorstandsmitglied der Deutschen Messe AG, könnten bald schon um die 50 Billionen Geräte miteinander vernetzt werden. Musik, Filme – alles ist digital. Hat der dicke Aktenordner im Firmenarchiv in einer Zeit, in der jeder Deutsche jährlich im Schnitt 250 Kilogramm Papier verbraucht, überhaupt noch seine Berechtigung?

Welche Hürden gibt für das papierlose Büro? Was sollten Sie dabei beachten?

Besser als Aktenvernichter: Diese fünf Dinge brauchen Sie

Bis man papierlose Büros findet, muss man noch immer lange suchen. Aber es gibt sie. Decos, eine auf Digitalisierung spezialisierte IT-Firma in der Nähe Amsterdams, ist eines der wenigen Beispiele, die bereits völlig papierlos arbeiten. Weder Stifte noch Notizzettel findet man vor Ort. Wenn die Mitarbeiter im Meeting etwas notieren, machen sie das auf dem Tablet. Sogar das Toilettenpapier ersetzte die Firma kürzlich durch eine mit Wasser-reinigende Alternative.

Soweit braucht man hierzulande freilich nicht gleich gehen. Dennoch gibt es einige sinnvolle Werkzeuge, welche die Papierstapel auf den Schreibtischen reduzieren.

Eine solide Basis an technischen Lösungen existiert bereits. Um papierlos zu arbeiten, benötigt man verschiedene Werkzeuge. Da wären zum einen Eingabe- und Digitalisierungsgeräte; Zum anderen aber auch Werkzeuge, auf denen digitale und digitalisierte Dokumente abgelegt und mit denen sie organisiert werden. Und wenn sie schon völlig papierlos arbeiten, warum denn dann nicht gleich noch eine Schippe an digitaler Assistenz drauflegen. Wir haben für Sie den idealen Mix an Lösungen zusammengestellt.
1. Der digitale Notizblock

Ob eine kleine Skizze oder eine Notiz zwischendurch – seit Jahrhunderten haben wir uns daran gewöhnt, Papier und Stift als schnelle Gedächtnisstütze zu verwenden - trotz Tastatur oder Touchscreens.

Mit dem Surface Pro 3 und Surface Pro 4 gibt es mittlerweile zwei Geräte, die dem realen Medium sehr nahekommen. Der beiliegende Stift erkennt sogar die Druckintensität des Schreibers und macht die Striche unterschiedlich dick. Mit wenigen Klicks landet anschließend die Notiz im verknüpften Cloud-Speicher. Im Vergleich zu echtem Papier merkt der User allerdings, dass trotz des hochauflösenden Displays gefühlt weniger Platz zur Verfügung steht und man von einem echtem Bleistiftersatz nicht wirklich sprechen kann.

2. Der Daten-Wirrwarr-Killer

Wer kennt es nicht: Als E-Mail-Anhang und doppelt gesichert in verschiedenen Ordnern - Dokumente liegen oft mehrfach auf dem Server. Das frisst Speicher. Zudem weiß keiner, welches die aktuelle Version ist.

Dokumentenmangementsysteme wie Elo Digital Office verwalten Dateien intelligenter. Mit einer Schnittstelle zu MS Office, ERP und anderen Apps, einer Revisionsübersicht für alte Versionen und rechtskonformen Archivierungsstandards reduzieren Unternehmen das Dokumenten-Wirrwarr meist enorm.

3. Cloud Speicher, aber datenschutzkonform

Das Herzstück jedes papierlosen Büros ist eine zentrale Ablage, idealerweise ein Cloud-Speicher auf den Anwender auch mobil zugreifen. Neben einer Fülle bekannter Services wie Googledrive, Box & und Co. gibt es eine Reihe von Anbietern, die mit deutschen Rechenzentrums-Standorten werben. Denn: Nach dem Urteil des Europäische Gerichtshofs zum Safe-Harbor-Abkommen ist es für Unternehmen, die mit Kundendaten hantieren zentral, dass diese nicht mehr unverschlüsselt den europäischen Raum verlassen.

Profi-Lösungen wie Citrix ShareFile mit individueller Rechtefreigabe lassen sich in verschiedenen Rechenzentren in Deutschland und sogar in den eigenen vier Unternehmenswänden betreiben. Und auch die altbekannte Dropbox Business gab kürzlich bekannt, dass sie ISO 27018 zertifiziert ist. Mit anderen Worten: Sie erfüllt nun bestimmte datenschutzrechtliche Anforderungen an Cloud Services nach europäischem und deutschem Recht.

4. Die Assistentin in der Hosentasche

Sprachassistenten sind seit Apple Siri und Google Now nichts Neues mehr. Die digitalen Assistenten stehen bei Termineinträgen, Suchanfragen oder als Diktiergerät zur Verfügung.

Für einen frischen Wind bei den Sprachassistenten sorgt Microsofts Cortana seit der Einführung von Windows 10. Die nette virtuelle Dame soll die digitale Assistenz aus den Kinderschuhen hieven und für annähernd grenzenlose Freiheiten im Büroalltag sorgen.

Neueste Features: Cortana analysiert Mails und gibt Hinweise, wenn einem Kollegen versprochen wurde, sich „kommende Woche zu melden“, oder wenn Zeiten per Mail festgelegt wurden, die eigentlich in den Kalender gehören.

Zusätzlich erinnert Cortana daran, wenn Nutzer an einem bestimmten Ort eintreffen oder sie mit einer bestimmten Person zusammentreffen – frei nach dem Motto „du wolltest Christian etwas sagen, wenn du ihn das nächste Mal siehst.“ Die jeweilige Informationskette wird über die GPS-Ortung von Standorten und anderen bekannten Smartphones geschlossen.
5. Brille anstatt Computer

Software ersetzt die Buchhaltung, Tablet-PCs den Notizblock. Doch die Digitalisierung könnte in naher Zukunft auch diese Technik bereits wieder ersetzen.

Experten haben mit 2016 das Jahr der Virtual Reality ausgerufen. Ab diesem Jahr soll die Datenbrille den Einzug in den Massenmarkt schaffen.

Tatsächlich haben VR-Brillen wesentlich mehr in Petto als die reine multimediale Unterhaltung mit Filmen und Games. Erste Produkte wie die HTC Vive bieten speziell für Kreativ-Bereiche wie Design, Architektur oder Kunst passende Apps. Der Architekt kann so beispielsweise in seinem virtuellen Entwurf eines Mehrfamilienhauses stehen und „vor Ort“ am Feinschliff arbeiten.

Die Zukunft? Auf einer Brille sieht der Monteur eines Autobauers, wo die Teile hinkommen.
Vergrößern Die Zukunft? Auf einer Brille sieht der Monteur eines Autobauers, wo die Teile hinkommen.
© Microsoft

Doch auch im Geschäftsalltag bieten VR-Brillen erste Lösungen. Die Web-Konferenz wird zum Meeting im virtuellen Raum, auf dem Schreibtisch „liegen“ digitale Notizen und der virtuelle Terminkalender „hängt“ an der Wand.

Digitalisierung? Nicht ohne Prävention

Von allen papierlosen Lösungen einmal abgesehen, stehen einige Hürden der Digitalisierung gegenüber. PC-Welt gibt vier Tipps, wie Sie diese meistern.

1. IT-Security neu überdenken

Nicht nur Geschäftsleute und Privatpersonen profitieren von der komfortablen technologischen Unterstützung, sondern auch Ganoven. Cyberangriffe nehmen exponentiell zu, schließlich liegen Unternehmensdaten dank Smartphone und Business-Apps alle in der Cloud und nicht mehr im sicheren Aktenschrank. Unternehmen sollten hier auf jeden Fall Richtlinien für den Umgang mit Datensätzen und mobilen Endgeräten einführen.

2. Rechtskonformität nicht vergessen

Zusätzlich stellt sich die Frage, inwieweit Digitalisierungsprozesse rechtskonform umgesetzt werden. Als gutes Beispiel eignet sich hier die E-Rechnung. Denn wie die physische Rechnung muss auch das elektronische Pendant, das nicht weniger anerkannt ist, für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Wer seine E-Rechnungen rasch im digitalen Papierkorb verschwinden lässt, erfährt meist ein böses Erwachen beim nächsten Besuch des Finanzamtes. Lieber die Rechnungen an einem zentralen Speicherort mit Backup ablegen und darauf achten, dass die E-Billing-Software auch Compliance-verträglich ist.

3. Mitarbeiter miteinbeziehen

Und dann wäre da noch der eigentliche Prozess der Digitalisierung zu nennen. Denn wo Papier dem Tablet weicht und der Safe der Cloud, da müssen Gewohnheiten abgelegt und Verantwortungen neu festgelegt werden.

Prüfen Sie vor der Digitalisierung ihres Unternehmens also unbedingt, wo sie den Mitarbeitern vielleicht unpassend in die Parade fahren. Wie viele Stifte und Papiere werden wo ersetzt, welche Abläufe müssen umstrukturiert werden?

4. Externe Dienstleister unterstützen

Und letztendlich müssen Sie planen, welche Verantwortlichkeiten bei welcher Stelle liegen. Hier ist ein ganzheitliches Konzept zwischen Führungsebene, Mitarbeitern und IT-Dienstleister auszuarbeiten.

Spezialisierte Dienstleister unterstützen Unternehmen beim papierlosen Büro: Sie helfen beispielsweise bei rechtlichen Fragen oder übernehmen die Digitalisierung alter Aktenordner.

Fazit: Dass Unternehmen heute papierlos arbeiten können, belegen schon vereinzelte Beispiele. Die Technik hierfür ist weit genug und wohl auch nicht das primäre Hindernis.

Vielmehr müssen Unternehmen jedoch – wie bei jedem anderen Digitalisierungsprozess – die internen Prozesse auf dem Weg zum papierlosen Arbeiten neu ausdifferenzieren und insbesondere ihre Mitarbeiter dazu bewegen, am gleichen Strang zu ziehen.

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