26.01.2009, 10:01

DR. KLAUS MANHART

ECM-Serie, Teil 3

Papierkram im Griff - Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS oder DM-Systeme). Damit können mehrere Benutzer digitale Dokumente effizient bearbeiten und administrieren. DM-Software erfasst die Unterlagen übersichtlich, rasch und ökonomisch und findet sie später zuverlässig wieder. Auch helfen DM-Systeme, die Kosten für ihre Verteilung, Verwaltung und Archivierung in Grenzen zu halten.
Ein DM-System unterstützt alle Phasen eines „Dokumenten-Life-Cycle“. Dieser Lebenszyklus beginnt mit der Capture-Phase, also der elektronischen Erstellung bzw. dem Eingang eines Dokumentes: Hierbei müssen beispielsweise Texte per Textverarbeitung erstellt oder papierbasiertes Schriftgut mittels Scannen und OCR erfasst und in einer geeigneten elektronischen Form aufbereitet werden. Mit der Vernichtung des Dokumentes endet dann der Life-Cycle.
Zwischen diesen Lebensabschnitten agiert das DM-System: Seine wesentlichen Aufgaben sind die Erschließung des Dokumenteninhaltes, die temporäre Speicherung, die Langzeitarchivierung, das gezielte Suchen nach Dokumenten (Retrieval), die Bearbeitung, der Ausdruck und die Verteilung der Unterlagen an beteiligte und berechtigte Mitarbeiter.
Weitere, wesentliche Eigenschaften von DM-Systemen sind visualisierte Ordnerstrukturen, Check-In- und Check-Out-Funktionen und die Versionierung. Letzteres verwaltet verschiedene Varianten und bestimmte Versionen von Dokumenten und ermöglicht so jederzeit den Abgleich verschiedener Dokumentfassungen. Alle Benutzer sind dabei grundsätzlich registriert, der Zugriff erfolgt rechte- und rollenbasiert.
Ein DM-System optimiert auch in größerem Ausmaß betriebliche Abläufe, indem es tief in die Geschäftsprozesse des Unternehmens eingreift. So kann ein DMS die gemeinschaftliche Bearbeitung, Archivierung und Recherche von dokumentenbegleiteten, geschäftlichen Vorgängen koordinieren, so dass die Produktivität des Informationsflusses deutlich gesteigert wird. Dies ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die ein weit verzweigtes Netz von Betriebsstätten haben.
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