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Clever: Geniale Tipps und Tricks für PDFs

10.01.2017 | 08:33 Uhr |

PDFs erstellen, extrahieren, zusammenfügen und bearbeiten – für diese Funktionen müssen Sie normalerweise viel Geld hinlegen. Wir zeigen clevere Gratis-Alternativen.

Das Portable Document Format (PDF) hat einen unbezahlbaren Vorteil: Es ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, das unter jedem Betriebssystem sein Originallayout beibehält. Damit lässt es sich ohne Formatierungsprobleme unter Windows, Mac-OS oder Linux sowie den mobilen Systemen Android und iOS verwenden. So beliebt und verbreitet das Format ist, so teuer wird die Originalsoftware Adobe Acrobat DC, wenn Sie mehr wollen als den Reader.

Trotzdem können Sie selbst PDFs erstellen und bearbeiten, ohne gleichzeitig Geld dafür auszugeben. Denn es gibt eine Vielzahl von Freewarealternativen. Mit einem Gratis-Programm erhalten Sie zwar nicht den kompletten Funktionsumfang des Originales. Das können Sie jedoch verschmerzen. Denn meistens benötigen Sie lediglich bestimmte Funktionen wie beispielsweise das Erstellen oder Teilen von PDFs. Das beherrscht die Freeware, wenn auch nicht besser, so doch in vielen Fällen schneller. Wir stellen die besten Tools zum PDF-Format vor und geben Ihnen Tipps für den Einsatz.

Infos zur PDF-Datei auf einen Blick

Nützliche Infos zum PDF-Dokument wie den Autor oder die Zeichenanzahl zeigt PDF-Analyzer an. Dazu können Sie das PDF mit dem Tool in ein XML umwandeln.
Vergrößern Nützliche Infos zum PDF-Dokument wie den Autor oder die Zeichenanzahl zeigt PDF-Analyzer an. Dazu können Sie das PDF mit dem Tool in ein XML umwandeln.

Sie haben es oft mit mehrseitigen PDFs zu tun und wollen schnell sehen, welche Eigenschaften diese mitbringen. Verborgene Informationen zum Dokument zeigt Ihnen PDF-Analyzer an. Nach dem Programmstart finden Sie das gesuchte PDF-File, indem Sie im oberen, linken Fenster das Verzeichnis auswählen, in dem es abgelegt ist. Im Fenster darunter zeigt das Tool alle PDFs an, die darin zu finden sind. Wählen Sie Ihre Datei aus, finden Sie auf der rechten Seite die Infos dazu: Unter „Document“ sehen Sie etwa den Titel, den Autor oder mit welchem Programm es erstellt wurde. Klicken Sie auf „Security“, können Sie nachsehen, ob das Drucken des Dokuments erlaubt oder mittels Passwort geschützt ist. Das Programm ist auch nützlich, wenn Sie den Inhalt analysieren wollen. Klicken Sie etwa auf „Textanalysis“, zählt es die Wörter, Buchstaben und Leerzeichen. Unter „XMLeport“ wandelt es das Dokument ins XML-Format um.

Nicht alle Funktionen sind in der Freewarevariante freigeschaltet. So lässt sich das Dokument nicht verändern. Wenn Sie auf „Change“ klicken, so erscheint eine Meldung, die auf die Pro-Version des Tools (ab 40 Euro) verweist.

Ins PDF-Format konvertieren

PDF-Konvertierer nutzen die Druckfunktion in Anwendungen. Vor dem Speichern lässt sich das PDF näher beschreiben.
Vergrößern PDF-Konvertierer nutzen die Druckfunktion in Anwendungen. Vor dem Speichern lässt sich das PDF näher beschreiben.

Wer häufig Dokumente versendet, wählt meist das PDF-Format. Denn so bleiben Inhalte und Layout des Ursprungsdokuments erhalten. Das Konvertieren lässt sich mit einem Webdienst wie www.pdf24.org erledigen. Hier laden Sie die gewünschte Datei einfach von Ihrem Rechner hoch und bekommen danach ein fertiges PDF mittels Download, Mail oder Fax zurück. Hierbei können Sie neben Office-Dokumenten auch Webseiten und reinen Text umwandeln.

Wer den Umweg über den Webbrowser nicht machen will, der wählt ein kostenloses Konvertierungstool wie etwa PDF Creator , Bullzip PDF Printer oder CIB pdf brewer . Sie arbeiten wie ein virtueller Druckertreiber aus der Anwendung heraus. So gehen Sie beispielsweise bei PDF Creator aus Word auf „Datei -> Drucken“ und wählen statt Ihres Druckers „PDFCreator“. Über einen Klick auf „Drucken“ startet der Vorgang und damit das Tool. Jetzt können Sie Ihr künftiges PDF näher beschreiben – etwa den Autor eintragen oder den Komprimierungsgrad festlegen. Unter „Einstellungen“ können Sie weitere Details definieren, etwa einen Stempel wie zum Beispiel „Vertraulich“ setzen. Hier oder per Klick auf „Speichern“ legen Sie den Ort fest, wo das fertige PDF auf dem PC abgelegt werden soll. Die Tools unterscheiden sich in den unterstützten Programmen. Bullzip PDF Printer beschränkt sich auf Office-Anwendungen, während CIB pdf brewer sich auch mit SAP- und CAD-Programmen versteht und PDF Creator mit jeder Software klarkommt, die eine Druckfunktion mitbringt.

Die besten Tipps & Tricks rund um Microsoft Office

PDFs umwandeln

Auch der umgekehrte Weg funktioniert, also das Umwandeln eines PDF-Dokuments in ein bearbeitbares Format wie etwa Doc oder Docx. Wieder können Sie einen Webdienst wie beispielsweise pdf2doc.com/de benutzen. Wählen Sie hier die gewünschte Kombination aus – etwa „PDF to DOCX“. Klicken Sie im nachfolgenden Schritt auf „Wählen“, um das entsprechende PDF auf Ihrem Rechner auszuwählen. Die Vorschau auf der Seite zeigt Ihnen daraufhin das Originaldokument an. Erst mit einem Klick auf „Download“ landet die Datei im DocXFormat im Download-Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Sie können bis zu zwanzig Dateien auswählen, die Sie mit einem Download konvertieren lassen wollen – darunter neben den Word-Formaten auch JPEG- und PNG-Bilder. Der Dienst lässt sich über das Add-in „PConverter“ im Webbrowser etwa in Chrome direkt integrieren. Klicken Sie dazu auf das blau umrandete Feld „PDF bearbeiten“.

Sie erhalten beim PDF2Word Converter den Freischaltcode nur nach dem Lösen einer Rechenaufgabe auf der Webseite.
Vergrößern Sie erhalten beim PDF2Word Converter den Freischaltcode nur nach dem Lösen einer Rechenaufgabe auf der Webseite.

Schwieriger ist es, ein kostenloses Tool zu finden, das PDFs in sinnvoll bearbeitbare Word-Dokumente umwandelt. So richtig glücklich werden Sie dabei mit keiner Freeware. Bedingt empfehlenswert ist Free PDF to Word Converter . Das Programm liefert Doc-Dokumente, die sich im Kompatibilitätsmodus von Word öffnen lassen. Mit Bildern hat das Tool weniger Probleme als mit Tabellen, gegliederten Textabschnitten und Logos. Sie werden oft verschoben. Immerhin ist das Tool für einfache Aufgaben geeignet und erleichtert zudem das Bearbeiten in Word. Ein an sich verlässliches Werkzeug ist PDF2Word Converter . In unseren Versuchen trennt es Textpassagen korrekt von Bildern und Tabellen.

Allerdings müssen Sie in der Freewareversion vor jedem Umwandlungsvorgang auf der Webseite eine Rechenaufgabe lösen, um einen Freischaltcode zu erhalten. Die Site erscheint, sobald Sie auf „PDF jetzt konvertieren“ und den dann erscheinenden Link klicken. Damit lässt sich das Tool nicht offline verwenden und nötigt dem Nutzer dadurch zusätzlichen Aufwand ab. Außerdem können Sie die Profi-Einstellungen wie etwa das Verbinden von Textkörpern oder das Extrahieren von Bildern nur in der Vollversion aktivieren, die 15 US-Dollar kostet.

Kommt es Ihnen in erster Linie auf die Textteile des PDF-Dokuments an, genügt ein Tool, das sich ausschließlich darauf konzentriert, wie etwa der A-PDF Text Extractor , der die Textanteile aus PDFs herausschneidet. Dazu wählen Sie über „Open“ die gewünschte Datei und klicken auf „Extract text“. Im nächsten Fenster legen Sie den Speicherort fest. Als Dateityp ist lediglich das TXT-Format möglich, das Sie mit dem entsprechenden Editor öffnen können. Selbst bei stark gelayouteten Seiten erhalten Sie die Textanteile korrekt extrahiert, auch wenn Sie eventuell einige Leerzeilen zwischen den Abschnitten löschen müssen.

Mit dem Tool Becy PDF Metaedit können Sie einzelne PDFs mit Kennwortschutz versehen und die Rechte sowohl des Besitzers als auch des Benutzers festlegen.
Vergrößern Mit dem Tool Becy PDF Metaedit können Sie einzelne PDFs mit Kennwortschutz versehen und die Rechte sowohl des Besitzers als auch des Benutzers festlegen.

Für das Umwandeln von PDF-Tabellen nach Excel empfiehlt sich A-PDF to Excel . Dieses Programm gibt es allerdings nur als 15-Tage-Testversion gratis. Nach dem Öffnen rufen Sie das PDF auf, indem Sie auf „Open a PDF file“ klicken. Die gesamte Tabelle muss in der Vorschau sichtbar sein. Passen Sie sie über die Zoompfeile an. Sodann definieren Sie zuerst den gesamten Tabellenteil, den Sie konvertieren wollen über das Pfeilsymbol, bevor Sie die vertikalen Spalten über „Draw vertical lines to table“ festlegen. Mittels „Apply -> Apply now“ bestätigen Sie die Tabelle, bevor Sie diese über „Extract to Excel“ entweder als CSV oder Exl speichern. Erst danach fordert Sie das Programm auf, die Tabelle zu öffnen.

PDFs schützen und entsperren

Möchten Sie ein PDF-Dokument verschlüsseln, verwenden Sie den schon erwähnten PDF Creator dazu, aber nicht in seiner Funktion als Druckertreiber aus der Anwendung heraus, sondern direkt über das Programm. Hierzu starten Sie das Tool und gehen auf „Profileinstellungen“. Sie können entweder das Standardprofil in eine geschützte Form verwandeln oder ein neues Profil über das Pluszeichen erstellen. Wählen Sie als Nächstes links den Menüpunkt „PDF“ aus und gehen Sie nun auf den Reiter „Sicherheit“. Versehen Sie „Verschlüsseln Sie PDF-Dokumente, um deren Inhalt zu schützen“ mit einem Häkchen. Daraufhin können Sie für das Dokument ein Passwort definieren, dieses verschlüsseln oder beides. Die Art legen Sie unter „Verschlüsselungsgrad“ fest. Dort können Sie bis zu „Hoch (128 Bit AES)“ einstellen. Darunter definieren Sie, was dem Benutzer erlaubt ist. Ob er etwa Teile aus dem Dokument kopieren oder das File drucken darf. Entfernen Sie jetzt die gesetzten Häkchen, verbieten Sie die Aktion. Mit einem Klick auf „Speichern“ schließen Sie die Profileinstellung ab. Sie gilt danach als Vorauswahl für jedes Dokument, das Sie aus der Anwendung heraus erzeugen.

Mit PDF Password Remover entfernen Sie den Passwortschutz des Dokuments. Die Testversion ist kostenlos, die Lizenz kommt auf rund 13 Euro.
Vergrößern Mit PDF Password Remover entfernen Sie den Passwortschutz des Dokuments. Die Testversion ist kostenlos, die Lizenz kommt auf rund 13 Euro.

Wollen Sie das nicht, sondern möchten Sie nur ein bestimmtes PDF mit Schutzfunktionen versehen, benutzen Sie besser Becy PDF Metaedit . Das Tool liest Meta-Daten von PDFs aus, kann sie jedoch auch schützen. Mit „Öffnen“ wählen Sie das PDF-File aus. Hier ist der Modus ausschlaggebend – in diesem Fall „Vollständiges Neuschreiben“. Gehen Sie auf das Register „Sicherheit“ und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü unter „Sicherheitssystem“ den entsprechenden Schutz. Der „Kennwortschutz mit niedriger Verschlüsselung“ gilt für Dokumente ab Acrobat-Version 3x, die Variante mit hohem Schutz für Files ab Acrobat 5x. Setzen Sie hier Kennwörter für Nutzer und Besitzer getrennt. Sie können zudem weitere Aktionen verbieten oder erlauben. Wollen Sie etwa ausschließen, dass das Dokument verändert wird, entfernen Sie das Häkchen bei „Ändern des Dokuments“. Klicken Sie auf „Speichern“, wird das geöffnete PDF überschrieben, eine Kopie erstellen Sie per „Speichern unter“.

Siehe auch: Die besten Tricks für Outlook 2013

Geht es um das einfache Entsperren von PDF-Dokumenten, können Sie auf Onlinedienste wie etwa www.freemypdf.com oder www.pdfunlock.com zurückgreifen. Ersterer kann PDFs von bis zu 250 MB Kapazität verarbeiten, während letzterer verspricht, auch Passwörter zu entfernen. Gegen die Dienste spricht, dass geschützte PDFs vertrauliche Informationen enthalten, die Sie in der Regel nicht über das Internet zugänglich machen wollen. Alternativ nutzen Sie das Tool PDF Password Remover von Ipubsoft. Es ist in der Testversion kostenlos, die offiziell zwar nur drei Versuche zulässt, in unserem Test jedoch mehr geschützte PDFs geöffnet hat. Das Tool ist intuitiv aufgebaut. Nach dem Öffnen fügen Sie den Pfad des geschützten PDFs ein, legen ein Ablageverzeichnis fest und klicken auf „Open“. Das nun offene Dokument legt das Tool im gewünschten Ordner ab. Sie können es danach öffnen, ohne ein Passwort eingeben zu müssen.

Mit PDFs am Mobilgerät umgehen

Für Android und iOS gibt es jede Menge Apps, die das Leben mit PDFs auf dem Mobilgerät erleichtern. Komplett kostenlos sind viele jedoch nicht. Denn sie schalten bestimmte Funktionen wie etwa das Konvertieren von Fotos ins PDF-Format erst frei, wenn Sie dafür extra bezahlt haben (In-App-Käufe). Trotzdem finden sich einige Apps, die flexibel mit PDFs umgehen, ohne weitere Kosten zu verursachen. Wir stellen Ihnen hier einige Beispiele vor.

Easy PDF : Die App konvertiert Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) und Bilder (JPEG, TIFF, BMP, PNG) ins PDF-Format. Gleichzeitig funktioniert auch das Umwandeln von PDFs nach Word. Dabei lassen sich die Dokumente direkt in die App importieren oder aus anderen Apps an Easy PDF senden.

FB Reader : Der Android-Reader ist eine Open-Source-App, die es in 34 Sprachen gibt und die eigentlich für E-Books gedacht ist. Sie können damit auch PDFs lesen, wenn Sie ein Gratis-Plug-in installieren. Die App bietet einen Tag- und Nachtmodus und hat einen eigenen Browser, der Zugang zu E-Book-Katalogen und internationalen Bibliotheken herstellt.

Free Office: Textmaker Mobile : Die reine Android-App ist an sich für das Betrachten und Bearbeiten von Word-Dokumenten in den Formaten Doc und Docx gedacht, bringt aber einen PDF-Export direkt aus dem Programm heraus mit. So lässt sich ein Dokument mit Bildern und Tabellen in Word erstellen und in ein PDF umwandeln.

PDF-Utility – Lite : Die Android-App eignet sich sowohl für das Trennen als auch das Zusammensetzen von PDF-Dokumenten, wenn die Files eine Größe von 1,5 MB nicht überschreiten. Dazu kann sie auch nur Bilder aus PDFs extrahieren oder Dokumente verschlüsseln.

Scan to PDF : Der kostenlose Scanner lädt die aufgenommenen Dokumente nicht nur lokal, sondern auch nach Google Drive. Hierzu stehen mit DIN A4 und Letter zwei Papiergrößen zur Auswahl. Die App kann eigene Scans zuschneiden und verbessern, die Reihenfolge von PDF-Seiten definieren, Bilder drehen und PDFs mit Tags versehen.

Xodo PDF Reader & Editor : Mit der App lassen sich PDFs lesen, kommentieren, unterzeichnen und teilen. Zudem können Sie darüber PDF-Formulare ausfüllen und Dokumente mit Clouddiensten wie Dropbox, Google Drive und One Drive synchronisieren.

Umfang von PDFs reduzieren

Gerade PDF-Dokumente in Farbe mit vielen Bildern und Tabellen können locker hundert MB groß sein. Dadurch lassen sie sich schlecht austauschen oder mittels Mail versenden. Sie im Umfang zu reduzieren, löst das Problem. Kostenlose Onlinedienste wie Smallpdf oder PDF Compress laden die PDFs auf eigene Server, um sie zu schrumpfen.

Immerhin reduzieren sie in unserem Test ein Dokument mit 738 KB auf 366 KB – also auf ungefähr die Hälfte der Größe. Bei Smallpdf lassen sie sich sowohl im PDF-Format als auch als Word- oder JPEG-Datei speichern. PDF Compress akzeptiert auch PDFs aus Clouddiensten wie Dropbox und Google Drive. Ist Ihnen ein Onlinedienst zu unsicher, da Sie nicht wissen, ob die Originale nicht auf den Servern verbleiben, nutzen Sie besser eine lokale Freeware. Diese hat zudem den Vorteil, dass Sie in der Regel den Grad und die Art der Komprimierung bestimmen können – wie bei PDF Reducer Free, PDF Compressor oder PDF24 Creator . Letzteres ist mehr als ein Komprimierungstool, da es auch PDFs erstellt oder Seiten extrahiert.

Tabellen aus einem PDF-Dokument lassen sich mit A-PDF to Excel ins Excel-Format bringen. Das Tool lässt sich als 15-Tage-Testversion kostenlos nutzen.
Vergrößern Tabellen aus einem PDF-Dokument lassen sich mit A-PDF to Excel ins Excel-Format bringen. Das Tool lässt sich als 15-Tage-Testversion kostenlos nutzen.

Wollen Sie hier den Umfang des PDFs verkleinern, öffnen Sie das Programm und wählen „PDF Dateien komprimieren“. Im folgenden Auswahlmenü klicken Sie auf „Datei hinzufügen“, um das PDF zu laden. Der Dateiname erscheint daraufhin im mittleren Feld. Unter „DPI“ und „Bildqualität“ lassen sich Werte eingeben. In den Werkseinstellungen finden Sie hier „144“ und „75“ vorgegeben. In dem Feld mit der Dateianzeige sehen Sie unter „Größe“ den Ausgangsumfang des Files – etwa 738 KB. Daneben steht unter „Neue Größe“ der Dateiumfang bei diesen Einstellungen – in unserem Fall 587 KB. Verkleinern Sie die Werte, komprimiert das Tool nach Ihren Vorgaben, wenn Sie auf „Größe kalkulieren“ klicken. Passt Ihnen das Ergebnis, legen Sie die reduzierte PDF-Datei auf Ihrem Rechner ab, indem Sie auf „Speichern“ klicken. Für den Fall, dass Ihnen der Komprimierungsgrad nicht ausreicht, können Sie ihn mithilfe eines Häkchens bei „Web optimiert“ oder durch das Verändern des Farbmodells weiter erhöhen.

PDFs verschmelzen und trennen

PDF24 Creator reduziert den Umfang einer PDFDatei nach individuellen Werten bei „DPI“ und „Bildqualität“. Sie lassen sich durch die Auswahl des Farbmodells und die Funktion „Web optimiert“ weiter definieren.
Vergrößern PDF24 Creator reduziert den Umfang einer PDFDatei nach individuellen Werten bei „DPI“ und „Bildqualität“. Sie lassen sich durch die Auswahl des Farbmodells und die Funktion „Web optimiert“ weiter definieren.

PDF-Dokumente sind oft umfangreich – seien es wissenschaftliche Arbeiten, Handbücher oder Whitepaper zu bestimmten Themen. Sind nur spezielle Teile für Sie interessant, wollen Sie diese aus dem Gesamtdokument herauslösen und zu einem neuen PDF zusammenfügen. Geeignete Freeware wie etwa PDF Sam oder PDF tk übernimmt die Aufgabe. Das Prinzip ist jeweils dasselbe: Zuerst öffnen Sie die PDFs, aus denen Sie bestimmte Teile herauslösen möchten. Daraufhin legen Sie die Seiten fest, die das neue PDF enthalten soll. Sehr übersichtlich gelingt dies mit PDF tk, obwohl das Tool auf Englisch ist. Sie sehen die geladenen PDFs im Fenster aufgelistet und können deren Reihenfolge über Drag-and-Drop festlegen. Bevor sich die Seiten bestimmen lassen, die Sie herauslösen wollen, markieren Sie das Dokument noch mit einem Mausklick. Ein Doppelklick auf „Double-Click to Change“ erlaubt es Ihnen, Einzelseiten oder Seitenfolgen zu definieren, die in das neue PDF kopiert werden sollen. Wenn Sie alle PDFs auf diese Weise bearbeitet haben, dann klicken Sie einfach auf „Create PDF…“, um das neue Dokument zu erstellen und es am gewünschten Ort auf Ihrem PC zu speichern. PDF Sam funktioniert ähnlich, reagiert allerdings etwas träger. Dafür erhalten Sie durch das Herunterladen der Basisversion eine Versuchsversion von PDF Sam Enhanced, wenn Sie beim Installieren das Häkchen entsprechend setzen.

Alternativen zu Acrobat Reader

Der Acrobat Reader DC ist zwar kostenlos, aber nicht gerade ein schlankes Programm. Alternativtools starten schneller und belegen weniger Systemressourcen als das Original.

Ausgesprochen schmal macht sich hierbei Sumatra PDF , denn hier entfällt die Installation. Das Werkzeug startet aus der Exe-Datei, weshalb es auch eine portable Version gibt, die Sie beispielsweise mit einem USB-Stick einsetzen können. Es liest neben PDF auch die Formate Epub, Mobi, XPS, DjVu, CHM, CBZ und CBR. Mehr als das reine Lesen von PDFs kann Foxit Reader . Das Tool kann auch PDFs durchsuchen, Teile kopieren oder Kommentare einfügen. Der Funktionsumfang schlägt sich in der Größe nieder. Trotzdem bleibt es im Programmstart schneller als das Originalprogramm von Adobe.

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