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PDF-Konverter für Profis – Kosten sparen mit der Cloud

12.01.2014 | 09:31 Uhr |

Das Portable Document Format (PDF) ist seit vielen Jahren der Standard für die elektronische Verbreitung von Texten und Dokumenten aller Art. Doch das von Adobe für das Erstellen von PDFs verkaufte Produkt, der Adobe Acrobat, ist sehr teuer. Immer öfter wollen Anwender ihre PDFs aber auch bearbeiten können, ohne in teure Softwarepakete zu investieren. Das geht durchaus: Zahlreiche Cloud-Services unterstützen Sie dabei. Wir geben einen Überblick.

Elektronische Dokumente erobern die Büros in Unternehmen aller Branchen. Besonders deutlich zeigt sich das bei der Rechnungsstellung:  Eine Untersuchung des globalen ECM-Branchenverbands AIIM aus dem März 2012 ( AIIM Industry Watch “The Paper Free Office – dream or reality” ) zeigt, dass etwa ein Drittel aller Rechnungen elektronisch als PDF gestellt werden. Angesichts der Tatsache, dass die deutschen Finanzbehörden mittlerweile auf eine elektronische Signatur von Rechnungen verzichten – bis vor kurzem war diese Voraussetzung für die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs beim Empfänger – dürfte der Anteil ausschließlich elektronischer Rechnungen in PDF-Form rasch steigen.

PDF ist beliebtes Archivierungsformat

Darüber hinaus werden viele andere geschäftliche Dokumente elektronisch als PDF erstellt, verteilt und verarbeitet - von Angeboten und Aufträgen über Bestellungen, Bewerbungen und Broschüren bis hin zu Verträgen, Zertifikaten und Zeugnissen. Untersuchungen belegen: mehr als 80 Prozent der Unternehmen archivieren Dokumente als PDF.

In vielen der genannten Anwendungsfälle verlassen sich die Verantwortlichen bei der Wahl des PDF-Formates vor allem auf die weitgehende Unveränderbarkeit der Inhalte. Zwar lassen sich PDFs mit klassischen Textverarbeitungsprogrammen erzeugen, aber nicht ohne weiteres öffnen und bearbeiten. Und die Installation spezialisierter Lösungen wie Adobe Acrobat oder PDF Converter von Nuance erscheinen vielen Benutzern als zu aufwändig und – insbesondere im Falle von Adobe Acrobat – als zu teuer. So kostet Acrobat XI in der Standard-Version bereits fast 400 Euro, die Pro-Variante schlägt gar mit deutlich über 600 Euro zu Buche. Demgegenüber ist der PDF-Converter von Nuance mit 99 Euro zwar vergleichsweise preiswert, doch das Handling der Software bleibt dem Benutzer auch hier nicht erspart. Kein Wunder also, dass sich inzwischen auch eine Reihe von Online-Diensten für das Konvertieren von PDF-Dateien etabliert hat.

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