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Outlook XP, 2003: Mehrere Geburtstage pro Kontakt

24.08.2006 | 10:51 Uhr |

Sie verwalten mit Outlook auch private Kontakte. Dabei stellt sich die Frage, ob Sie für eine Familie nur einen oder für jedes Familienmitglied einen eigenen Kontakt anlegen. Wenn Sie sich für einen Kontakt für die ganze Familie entscheiden, können Sie die Geburtstage für die restlichen Familienmitglieder zwar in den Notizen ablegen. Outlook trägt sie aber nicht in den Kalender ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie verwalten mit Outlook auch private Kontakte. Dabei stellt sich die Frage, ob Sie für eine Familie nur einen oder für jedes Familienmitglied einen eigenen Kontakt anlegen. Wenn Sie sich für einen Kontakt für die ganze Familie entscheiden, können Sie die Geburtstage für die restlichen Familienmitglieder zwar in den Notizen ablegen. Outlook trägt sie aber nicht in den Kalender ein.

Lösung:

Ganz lässt sich das Problem nicht beheben. Sie können Outlook aber dazu überreden, Geburtstage aus einer Textdatei in den Kalender einzutragen, indem Sie die Feiertagsdatei Outlook.HOL zweckentfremden. Sie benötigen dazu eine Textdatei mit folgendem Aufbau:

1. In der ersten Zeile steht in eckigen Klammern der Abschnittsname, also etwa "[GT]". Diese Angabe hängt Outlook später bei den Terminen im Kalender in runden Klammern an. Selbstverständlich können Sie die Datei auch in mehrere Abschnitte gliedern, etwa weil es Geburtstage gibt, die auch Ihr Partner im Kalender haben will, und welche, die er nicht benötigt.

2. In den nächsten Zeilen folgen jeweils der Name des Geburtstagskindes, ein Komma, und das Datum im Format "JJJJ/MM/TT", also beispielsweise "Max,2006/5/6".

3. Abschließend müssen Sie noch in der ersten Zeile hinter "[Geburtstag]" die Anzahl der Geburtstage angeben, die Sie eintragen wollen. Am einfachsten ermitteln Sie diese, indem Sie den Cursor in der letzten Zeile der mit Notepad geöffneten Textdatei positionieren. Aktivieren Sie dann über "Ansicht, Statusleiste" die Anzeige der Zeilenzahl, und ziehen Sie für die Überschrift eine Zeile ab. Die Statusleiste lässt sich nur einblenden, wenn Sie unter "Format" "Zeilenumbruch" deaktiviert haben.

4. Speichern Sie die Datei, und geben Sie ihr dabei die Namensendung HOL.

5. Eine HOL-Datei lässt sich von jedem beliebigen Pfad aus per Doppelklick öffnen. Sie sehen daraufhin das Outlook-Fenster "Feiertage in den Kalender eintragen", in dem Sie die Abschnitte in eckigen Klammern aus der HOL-Datei aktivieren können. Nach einem Klick auf "OK" trägt Outlook alle Geburtstage aus diesem Abschnitt in den Kalender ein. Wenn Sie Geburtstage, die Sie auf diesem Weg erstellt haben, später wieder entfernen wollen, geht das wie bei den Feiertagen: Einzelne Termine können Sie beliebig markieren und löschen. Falls Sie alle auf einmal entfernen wollen, müssen Sie sie zunächst aufspüren, indem Sie eine Suche nach dem Abschnittsnamen durchführen.

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