Outlook 2003: Terminlisten-Export
Sie haben jeden Monat einen Termin, der aber nicht an einem bestimmten Tag stattfindet, sondern jeweils individuell vereinbart wird. In Ihrem Outlook-Kalender haben Sie deshalb keine Terminserie eingetragen, sondern Einzeltermine. Jetzt möchten Sie diese Termine an einen Kollegen weitergeben, der ebenfalls Outlook verwendet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.
Problem:
Sie haben jeden Monat einen Termin, der aber nicht an einem bestimmten Tag stattfindet, sondern jeweils individuell vereinbart wird. In Ihrem Outlook-Kalender haben Sie deshalb keine Terminserie eingetragen, sondern Einzeltermine. Jetzt möchten Sie diese Termine an einen Kollegen weitergeben, der ebenfalls Outlook verwendet.
Lösung:
Für diesen Zweck können Sie die Exportfunktion von Outlook verwenden. Öffnen Sie über "Datei, Importieren/Exportieren" den Import-/Export-Assistenten. Wählen Sie "Exportieren in eine Datei, Persönliche Ordner-Datei" und dann den Kalender aus. Klicken Sie im selben Fenster auf die Schaltfläche "Filter". Im folgenden Fenster können Sie die Suchoptionen festlegen. Die exportierte PST-Datei geben Sie an den Kollegen weiter. Dieser übernimmt sie über "Datei, Importieren/Exportieren, Importieren aus anderen Programmen oder Dateien, Persönliche Ordner-Datei". Beim Import kann er Outlook anweisen, wie es mit Duplikaten umgehen soll. Sie können das Original beibehalten, es durch das neue Element ersetzen oder den neuen Eintrag zusätzlich einfügen lassen.
Terminlisten-Export (II)
Problem:
Sie möchten in Outlook Einzeltermine als Liste ausgeben, die sich in Word oder Excel weiterverarbeiten lässt. Häufigster Grund: Sie wissen nicht, ob der Kollege, an den die Terminliste gehen soll, auch Outlook verwendet.
Lösung:
Outlook bietet auch die Option, Termine als Excel-Datei zu exportieren. Hier können Sie aber keine Filter festlegen. Die Folge: Sie müssen den gesamten Kalender exportieren und ihn in Excel mit Hilfe von Filtern nachbearbeiten. Die bessere Alternative ist der Einsatz der Suchfunktion: Gehen Sie im Outlook-Kalender auf "Extras, Suchen, Erweiterte Suche". Tragen Sie in die Eingabemaske als Suchkriterium den Namen des Termins ein, wählen Sie unter "Suchen in" den Kalender aus, und starten Sie die Suche. Um dabei genau die benötigten Felder in das andere Programm zu übernehmen, passen Sie die Darstellung der Suchergebnisse an. Das geht über "Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Aktuelle Ansicht anpassen". Nach einem Klick auf die Schaltfläche "Felder" können Sie die Felder entfernen, die Sie nicht weiterverwenden wollen, zum Beispiel "Serienmuster". Danach können Sie die Ergebnisse nach einem der Felder sortieren. Mit <Strg>-<A> markieren Sie alle Suchergebnisse und kopieren sie mit <Strg>-<C> in die Zwischenablage, um sie in anderen Programmen einzufügen. In Word sollten Sie dazu statt <Strg>-<V> den Befehl "Bearbeiten, Inhalte einfügen" und die Option "Unformatierten Text" verwenden, um unerwünschte Formatierungen im Text zu vermeiden.
