Bestimmte Objekte (z.B. Newsletter) wollen Sie vielleicht in separaten Ordnern sammeln. Klicken Sie mit Rechts auf "Persönliche Ordner" und gehen Sie zu Neuer Ordner. Verpassen Sie dem Ordner einen Namen (z.B. "Newsletter ") und klicken Sie auf OK. Dieser Ordner darf weitere Unterordner besitzen, die Sie auf dieselbe Weise erstellen: Rechtsklick auf den vorhin erstellten Ordner "Newsletter", Befehl Neuer Ordner und einen aussagekräftigen Namen, z.B. "Sophos Virennews".

Sortierregel: Outlook kann eintreffende Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch in einen von Ihnen erstellten Ordner verschieben. In Outlook 2003 geht das am schnellsten, indem Sie direkt anhand der erhaltenen Mail eine Sortierregel erstellen: Öffnen Sie die Mail (z.B. ein Exemplar des Newsletters). Klicken Sie mit Rechts in den Absender und wählen Sie Regel erstellen.

Haken Sie im nächsten Fenster "In Ordner verschieben" an und klicken Sie auf Ordner auswählen. Schnappen Sie sich nun den gewünschten Zielordner und bestätigen Sie zweimal mit OK. Outlook bestätigt im nächsten Dialog die neue Regel. Setzen Sie darin ein Häkchen bei "Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden" und klicken Sie auf OK. Schon schaufelt Outlook alle Mails, auf die Ihre Regel zutrifft, in den gewünschten Ordner. Möchten Sie mit dieser Regel noch weitere Kriterien verknüpfen? Über Erweiterte Optionen legen Sie zum Beispiel fest, dass zusätzlich bestimmte Wörter im Betreff oder im Mailtext stehen müssen, damit die Nachricht verschoben wird. Bei älteren Outlook-Versionen (bis und mit XP/2002) finden Sie den Regel-Assistenten im Menü Extras.