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Collaboration-Tools aus der Cloud – das müssen Sie wissen

16.02.2013 | 07:12 Uhr |

Collaboration-Tools helfen auch Kleinst- und Kleinunternehmen beim Sparen und Steigern deren Produktivität. Was Sie bei Cloud-basierten Collaboration Services beachten sollten, erklärt dieser Artikel.

Virtuelle Zusammenarbeit wird für Unternehmen aller Größenordnungen immer wichtiger. Mittelständler und Großunternehmen investieren daher oft in eigene Infrastrukturen für die ortsunabhängige Zusammenarbeit im Web auf Basis von Sharepoint, Lotus Live oder anderen Workgroup-Plattformen. Und die Praxis zeigt: Die Investitionen lohnen sich, die Lösungen machen oft sich in kurzer Zeit bezahlt.  Dazu zählen deutliche Einsparungen bei den Reisekosten, eine spürbar höhere Produktivität der Mitarbeiter und die Beschleunigung von Unternehmensprozessen, beispielsweise in der Produktentwicklung oder bei Projekten.

Doch wie können auch Klein- und Kleinstunternehmen diese Vorteile für sich nutzen?

Mit der zunehmenden Verbreitung von Collaboration Services in der Cloud gibt es neue Möglichkeiten. Neben den   erwähnten Marktführern sind mittlerweile zahlreiche Plattformen und Tools im Netz verfügbar, mit denen Handwerksbetriebe, Händler, Selbständige und Freiberufler aller Professionen die Zusammenarbeit im Team planen, steuern, kontrollieren und dokumentieren. Und das kurzfristig, ohne lange Implementierungs- und Schulungsphasen.

Das Freischalten entsprechender Accounts erfolgt in der Regel in Minutenschnelle und viele Angebote sind für kleine Gruppen sogar kostenlos verfügbar. Allerdings sollten Anwender sich dabei immer bewusst sein: „Kostenlos“ heißt nicht „umsonst“. Also Vorsicht mit vertraulichen Dokumenten! Außerdem sollte vor der Nutzung des Dienstes genau geprüft werden, welche Benutzer- und Nutzungsdaten von dem Dienst erhoben werden – und wofür sie verwendet werden. 

Der Funktionsumfang der Lösungen variiert stark: Von der reinen Terminkoordination über den Austausch von Dateien und spezielle Workflows bis hin zur kompletten Projekt-Management- Plattform inklusive Aufgabenverwaltung und Dokumenten-Management. In der Praxis zeigt sich jedoch zumeist: Je einfacher, desto erfolgreicher ist die Zusammenarbeit in der Cloud. So sinnvoll eine „All-inclusive“-Lösung auch auf den ersten Blick oft anmutet: Im Alltag mit unterschiedlichen Teams und wechselnden Beteiligten, unterschiedlichen Zielen und Größenordnungen greifen viele Anwender lieber zu spezialisierten Tools für einzelne Anwendungsfälle als sich mit integrierte Gesamtlösungen zu beschäftigen.

Online-Collaboration: Diese Einsatzmöglichkeiten gibt es

Das Spektrum der Cloud-Lösungen für Online-Collaboration umfasst zahlreiche Funktions- und Einsatzbereiche.

·Aufgabenverwaltung

·Business-E-Mail

·Chatrooms

·Diskussionsforen

·Echtzeitkommunikation (Instant Messaging)

·Filesharing

·Gruppenkalender

·Helpdeskunterstützung

·Intranet

·Kommentare

·Live-Präsentationen

·Microblogging

·Newsletter (RSS-Feeds)

·Online-Meetings

·Persönliche Homepage (Dashboard)

·Qualitätszirkel

·Ressourcenplanung

·Social Enterprise

·Terminkoordination

·Usergroups

·Videokonferenz

·Whiteboard

·XRM (Universelles Beziehungsmanagement)

·Youtube-Integration

·Zeitmanagement

 

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