Online-Kalender

Es gibt viele Einstellmöglichkeiten, welche Daten der veröffentlichte Kalender enthalten soll und für wen er sichtbar sein darf. Um einen nicht öffentlichen Kalender aus dem Internet nutzen zu können, müssen die Berechtigten explizit per Mail eingeladen werden. Er kann dann von den Eingeladenen in das eigene Outlook integriert werden. Allerdings sollte man den Kalender nicht automatisch aktualisieren, denn das belastet die Ressourcen von Outlook sehr. Stattdessen lässt er sich bei Bedarf manuell synchronisieren.

Die verschiedenen Kalender kann Outlook nebeneinander oder aber auch überlappend darstellen, was einen besseren Abgleich ermöglicht, da jeder Kalender und seine Termine in einer anderen Farbe erscheinen. Outlook bietet neben dem Kalenderabgleich eine weitere Teamfunktion durch die Integration mit OneNote. Sowohl Kundenkontakte als auch Mails und Aufgaben können aus Outlook nach OneNote übertragen und dort verwaltet werden.

Das wäre jedoch für die Teamarbeit noch nicht relevant, aber OneNote 2007 kann ein Notizbuch auch für andere freigeben. Und dazu ist auch hier nicht unbedingt ein Sharepoint notwendig, das Notizbuch wird auf dem eigenen Computer freigegeben und andere, eingeladene Mitarbeiter können darauf zugreifen.

Um auf diese Weise Termine, Kundendaten und ähnliche Informationen auszutauschen, erstellt der User ein neues Notizbuch, das er schon beim Anlegen für andere freigibt. Das funktioniert nur im eigenen Netzwerk und nicht wie bei Groove auch von außerhalb. Alle Eingeladenen können dann mit dem Notizbuch arbeiten und jeder ist auf dem neuesten Stand, da die Notizbücher über das Netz abgeglichen werden.