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Office Online – Das können Word, Excel & PowerPoint im Browser

20.06.2014 | 10:46 Uhr |

Word Online und Excel Online sind erstaunlich leistungsstark. PowerPoint Online dagegen schwächelt deutlich. Unser Test verrät alle Stärken und Schwächen von Office Online von Microsoft.

Vor dem Februar 2014 war „ Office Online “ nur der Name einer Webseite, die Microsoft genutzt hat, um Templates, Clip-Arts und andere hilfreiche Ergänzungen für Microsoft Office bereit zu stellen. Mittlerweile ist Office Online aber eine Sammlung von Browser-Apps – darunter Word Online, Excel Online, Powerpoint Online und andere Dienste wie Outlook.com, Kalender, OneNote Online und ein Social-Network-Hub namens People. In diesem Test konzentrieren wir uns allerdings auf die drei Hauptprogramme – Word, Excel und Powerpoint Online – und klären, wie sie sich im Vergleich zu den Windows-Desktop-Varianten schlagen.

Office Online funktioniert mit jeder aktuellen Version von Internet Explorer, Firefox, Chrome und Safari. Für den Privatgebrauch ist es kostenlos nutzbar. Nutzer von Office 365 bekommen automatisch Lizenzen, mit denen sie die Office-Apps auch geschäftlich nutzen können.

Es ist vermutlich wenig überraschend, dass Office Online eindeutige Vorzüge vor Google Drive oder iWork hat, wenn es um Kompatibilität zu traditionellen Office-Dokumenten geht. Doch auch Microsoft Office Online scheitert ab und zu an einfachen Doc-Dateien…

Bekannte Fassade

Optisch ähnelt Office Online Microsoft Office 2013 – inklusive der Ribbon-Multifunktionsleiste. Die Meinungen über die Ribbons mögen auseinander gehen, doch in Office Online erfüllt die Ribbon-Leiste ihren Zweck anstandslos. Auch wenn sie leider ein bisschen viel Platz auf dem Bildschirm für sich beansprucht.

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Um ein bestehendes Dokument in Office Online bearbeiten zu können, müssen sie es zunächst auf Microsofts Online-Speicher OneDrive hochladen. OneDrive funktioniert ähnlich wie Google Drive, integriert sich dabei aber in Ihren Windows Explorer. In Windows 8.1 ist OneDrive sogar schon vorinstalliert. Genauso wie in Google Drive können Sie in OneDrive verschiedene Ordner anlagen und verwalten. Der erste Dämpfer kommt allerdings schon beim Öffnen einer Datei in Word oder Powerpoint Online: Dazu müssen Sie zunächst auf die gewünschte Datei in OneDrive doppelklicken, dann in einem separaten Schritt „Dokument bearbeiten“ wählen und dann nochmals „In Word Online bearbeiten“ bzw. „In Powerpoint Online bearbeiten“ auswählen. Aus irgendeinem Grund ist dieses Prozedere für Excel Online nicht nötig.

Das Drucken einer Datei funktioniert wiederum relativ einfach – wenn auch nicht so vielseitig wie in Google Docs. Wählen Sie in einer Office-Online-App „Drucken“ und die App erstellt ein PDF. Mit einem weiteren Klick können Sie dieses PDF im PDF-Viewer Ihres Browsers öffnen und dann über den Browser drucken. Nicht besonders elegant, aber es funktioniert.

Gute Textverarbeitung

Microsoft Word Online hat von allen bekannten Online-Textverarbeitungs-Tools die wohl beste Feature-Ausstattung. Von großzügiger Schrift-Formatierung, zahlreichen Paragraphen-Vorlagen und noch mehr Optionen diese selbst anzupassen, bis hin zu exzellenter Tabellenunterstützung, Hyperlinks, Headern, Footern, Seitenzahlen und Fußnoten ist alles mit dabei – und funktioniert auch angenehm problemlos.

Trotz allem werden Sie den Unterschied zum Desktop-Word durchaus bemerken – denn in der Online-Variante fehlen eine ganze Menge andere Dinge. Zum Beispiel können bereits existierende Stilvorlagen in Word Online nicht verändert werden; mathematische Funktionen in Tabellen werden nicht unterstützt; und Textboxen oder andere Formen gibt es nicht. Wenn Sie ein Dokument mit Textboxen, Formen, SmartArt und ähnlichem öffnen, können Sie die Objekte zwar sehen, sie lassen sich aber weder bewegen, noch in ihrer Größe verändern oder anderweitig editieren. Bilder lassen sich skalieren, aber nicht per Drag and Drop verschieben, beschneiden oder mit Bildunterschriften versehen. Auch Makros funktionieren in Word Online nicht. Verlinkte und eingebettete Bilder sowie ActiveX-Controls erscheinen zwar als Platzhalter, man kann aber nichts anderes mit ihnen anstellen, als sie zu löschen.

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Die Autokorrektur – die beispielsweise aus „udn“ ein „und“ macht – funktioniert automatisch, egal ob Sie es wollen oder nicht. Allerdings lassen sich einzelne Änderungen mit der Tastenkombination Strg+Z auch wieder rückgängig machen. In der aktuellsten Version von Word Online funktioniert die „Suchen & Ersetzen“-Funktion gut, weist aber ein paar Unterschiede zur gleichen Funktion in der Word-Desktop-Variante auf. Wer zum Beispiel nach „^p“ in Desktop-Word sucht, bekommt einen markierten Paragraphen angezeigt – in Word Online leider nicht. Zudem markiert Word Online fehlerhafte Wörter im Text zwar mit einer roten Linie, allerdings beherrscht es noch keine Grammatikregeln. Fuß- und Kopfnoten werden in Word Online gut umgesetzt, auch Seitenränder können einfach verändert und angepasst werden. Glücklicherweise verwandelt Word Online auch nicht einfach URLs und E-Mail-Adressen in Hotlinks – Sie können also ganz einfach „www.pcwelt.de“ in Ihren Text eintippen, ohne dass es gleich blau und unterstrichen wird. Ordinale werden ebenfalls nicht automatisch hochgestellt.

Word Online verfügt nicht über das Navigationspanel der Desktop-Edition – die Arbeit mit größeren Dokumenten kann also schnell zur Qual werden. Auch an anderer Stelle fehlen einige Feinheiten: Es gibt weder horizontale noch vertikale Raster, es lassen sich keine Lesezeichen oder Verweise setzen, und auch Spalten und Silbentrennung wurden wegrationalisiert. Word Online besitzt keinen Zoom, kann nicht mehrere Seiten nebeneinander anzeigen, keine automatischen Inhaltsverzeichnisse anlegen und keine Serienbriefe erstellen. Immerhin: PDF-Dokumente lassen sich mit Word Online öffnen – und mit mal mehr mal weniger Erfolg in .docx-Dokumente konvertieren. Doch um aus einem Word-Dokument ein PDF zu erstellen, müssen Sie es zuerst über OneDrive „drucken“. Auch normale .doc-Dateien werden zunächst in .docx konvertiert, bevor Sie sie bearbeiten können.

Wenn Sie es gewöhnt sind, mit Word 2013 zu arbeiten, werden Sie sich bei Word Online relativ schnell zu Hause fühlen. Ein optisch wie inhaltlich ansprechendes Dokument zu erstellen, kann aber schnell zu einer Herausforderung werden. Ohne Stile, Navigationspanel, das Nachverfolgen von Änderungen und das Hinzufügen von Wörtern ins Wörterbuch kann Sie Word Online schnell auf die Palme bringen. Makros hingegen dürften insgesamt weniger Nutzer vermissen. Kurzum: Für den normalen, täglichen Gebrauch dürfte Word Online ausreichen.

Starke Tabellenkalkulation

Microsofts Excel Online übernimmt fast alle Tabellenfunktionen und –spielereien, die man auch in der Excel-Desktop-Version vorfinden würde. Allerdings sind die Ergebnisse mancher Funktionen ein wenig anders in Excel Online. Während der Befehl INFO im normalen Excel etwa den aktuellen Pfad ausspuckt, schickt Excel Online nur ein #VALUE! zurück. Excel Online kann Zellen zusammenfügen, Rahmen einsetzen und Text so einfügen, dass er von einer in die nächsten Zellen fortgeführt wird. Es gibt Autovervollständigung, Hyperlinks, Sparklines und Drop-Down-Menüs, allerdings keine bedingte Formatierung.

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Mit ein paar komplexen Ausnahmen gleichen Diagramme in Excel Online denen der Desktop-Version – genauso wie Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme. Externe Verweise werden von Excel Online nicht aktualisiert – zum Beispiel Verweise auf andere Tabellen, die bei OneDrive gespeichert sind. Arbeitsmappen, die ActiveX-Controls, altmodische Makros, XML Smart Tags oder alte Formen beinhalten, können in Excel Online nicht geöffnet werden. Ebenso wie passwortgeschützte Arbeitsmappen. Immerhin lassen sich aber schreibgeschützte Dokumente öffnen. Wenn Sie ein .xls-File öffnen, konvertiert es Excel Online automatisch in eine .xlsx-Datei.

Kurz gesagt deckt auch Excel Online alle gängigen Basics ab, die auch erfahrene Nutzer von Excel gebrauchen könnten. Das Fehlen von Formen mag für einige Workbooks zu einem Problem werden, ebenso die Abwesenheit von Makros. Wer grundsätzlich mit Passwort-geschützten Dokumenten arbeitet, kann mit Excel Online ohnehin nichts anfangen.

Absurde Präsentationen

PowerPoint Online ist zweifellos das schwächste der drei Office-Online-Programme. Bearbeiten lassen sich Präsentationen nur über die Editier-Ansicht. Ein Online-Äquivalent zum gewohnten Outline Master oder Slider-Sortierer des normalen PowerPoint gibt es nicht. Auch Präsentier-Notizen werden Ihnen wenig helfen – dazu fehlt eine passende Präsentations-Ansicht.

Video und Audio lassen sich bei PowerPoint Online nicht in eine Präsentation einfügen. Nur Formen, Textboxen und SmartArt werden unterstützt. Wer eine Präsentation mit der Desktop-Version von PowerPoint erstellt und dort ein Video eingefügt hat, kann dies unter PowerPoint Online nur mit installiertem Silverlight abspielen. Wer einen verlinkten Clip abspielen möchte, benötigt hingegen Flash – das Aus für mobile Browser. Auch das Abspielen von zuvor eingebetteten Videodateien, die größer als 50 MB sind (oder WAV-Dateien größer als 100 KB), bereitet in PowerPoint Online echte Kopfschmerzen.

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Sie können keine Bilder in eine Präsentation einfügen, die Sie zuvor aus anderen Präsentation herauskopiert haben. Eine „Suchen & Ersetzen“-Funktion fehlt ebenfalls. Animationseffekte sind auf ein Minimum reduziert worden und als Übergänge zwischen den Slides stehen nur noch Ausbleichen und Verwischen zur Verfügung. Hyperlinks lassen sich zwar in Textform einfügen, jedoch nicht bei Bildern oder Formen hinterlegen. Tabellen dürfen eingefügt, aber nicht mehr angepasst werden. Diagramme oder Gleichungen finden erst gar keinen Weg in die Präsentation.

PowerPoint Online mag ausreichend sein für das Erstellen einer sehr simplen Präsentation, oder um sich grobe Skizzen einer solchen zu machen, um sie später an der Desktop-Version auszuarbeiten. In puncto Bearbeitung einer bereits existierenden Präsentation gewinnt PP Online aber keinen Blumentopf – zu viele Bugs und Abstürze noch dazu. Verglichen mit Word und Excel Online scheint PP Online extrem beschnitten.

Kompatibilität zu Microsoft Office

Eigentlich sollte man erwarten, dass Office Online problemlos mit Office-Dokumenten zurechtkommt. Um herauszufinden, ob es das wirklich tut, haben wir es in der Praxis mit sechs real existierenden Dokumenten ausprobiert. Für Word Online testeten wir mit einem normalen .doc-File mit ungewöhnlicher Schriftart und einer Tabelle mit simpler Formel, einem .docx-Dokument mit nachverfolgten Textänderungen, und einem vierseitigen 65-MB-docx-Newsletter, vollgepackt mit Textboxen und Grafiken. Für Excel Online versuchten wir es mit einem großen, aber recht einfachen .xls-File, und einem eher komplexen .xlsx-Einseiter inklusive Diagramm. Zu guter Letzt unterzogen wir PowerPoint Online einem Test mit einer einfachen .ppt-Datei.

Das einfache .doc-File ließ sich in Word Online ohne Zwischenfälle öffnen. Das Dokument sah gut aus, allerdings wurde der Wingdings-Font mit ausgegrauten Feldern und dem Schriftzug „Symbol“ ausgetauscht. Auch die Formel in der Tabelle funktionierte nicht – stattdessen ein graues Feld mit einer hinterlegten Warnbotschaft. Nach ein paar vorgenommenen Änderungen speicherten wir das Dokument erneut ab und öffneten es in OneDrive per Rechtsklick und „Öffnen mit Word“. Daraufhin begrüßte uns eine Warnmeldung, dass einige Dateien unsere Computer beschädigen könnten. Wir öffneten die Datei trotzdem und endlich wurden auch die Wingdings angezeigt. Die Tabellenformel allerdings funktionierte noch immer nicht – erst nach einem Rechtsklick und der Option „Feld aktualisieren“ funktionierte dann alles einwandfrei.

Auch das .docx-Dokument mit den nachverfolgten Änderungen öffnete sich in Word Online problemlos – und auch alle nachverfolgten Änderungen im Dokument wurden akzeptiert. Wir nahmen ein paar kleinere Änderungen vor und warteten, bis sich Word Online mit OneDrive synchronisiert hatte. Dann öffneten wir auch das neue Dokument wieder im normalen Word. Erfreulicherweise auch hier alles bestens: Nicht nur alle alten Nachverfolgungen waren nach wie vor im Dokument, sondern auch alle neuen Änderungen, die wir vorgenommen hatten. Volle Punktzahl.

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Der vierseitige Newsletter stellte sich hingegen als kleine Herausforderung dar. Allein das erste Öffnen dauerte knapp zehn Minuten. Einmal geöffnet, ließ sich das Dokument dann aber auch nicht mehr bearbeiten. Eine Meldung wies uns darauf hin: „Es tut uns leid, Word Online kann das Dokument nicht öffnen, weil es zu groß ist.“ Um Word Online eine zweite Chance zu geben, öffneten wir den Newsletter nochmals im normalen Word und entfernten die letzten beiden Seiten, die ausschließlich aus Fotos und Textboxen bestanden. Dadurch schrumpfte der Newsletter von ursprünglich 65 auf 37 MB. Das erneute Öffnen des verschlankten .docx-Dokuments in Word Online brachte dann aber dieses Kauderwelsch zustande:

Word Online "zerstört" den Newsletter
Vergrößern Word Online "zerstört" den Newsletter

Das lange, aber einfache .xls-Dokument öffnete sich zur reinen Ansicht in Excel Online ohne Murren. Der Wechsel in den Bearbeitungsmodus brachte allerdings eine weitere Fehlermeldung hervor: „Wir können das Workbook nicht öffnen, weil es Makros enthält, die wir in einem Browser nicht darstellen können.“

Das komplexere .xlsx ließ sich ebenfalls nicht öffnen: „Es tut uns leid, wir können die Arbeitsmappe im Browser nicht öffnen, weil sie folgende, nicht unterstützte Funktionen enthält: Verschlüsselung. Möchten Sie die Datei stattdessen in Excel öffnen?“ Schade. Denn exakt die gleiche Arbeitsmappe ließ sich in Apples Numbers für iCloud anstandslos öffnen…

Leider wurde auch die simple PowerPoint-Präsentation nicht korrekt in PowerPoint Online geöffnet. Im Bearbeitungsmodus ging eine Grafik verloren, die kurzerhand durch eine große, schwarze Box ersetzt wurde. Immerhin ließ sich die Präsentation ohne größere Probleme abspielen – inklusive Folienübergängen und Automatismen. Nach ein paar Änderungen im Dokument und dem erneuten Öffnen im normalen PowerPoint, war die Grafik immer noch verschwunden… alles andere funktionierte aber korrekt.

Office Online – ja oder nein?

Wenn Sie glauben, mit Microsofts Office Online lassen sich Office-Dokumente ohne Murren und Knurren öffnen und bearbeiten, liegen Sie leider falsch. Bei sehr einfachen Dokumenten könnten Sie noch Glück haben, dass sie den Ausflug zu Office Online heil überstehen. Aber auch nur geringfügig komplexere Dateien werden schnell mal geschreddert – optisch wie inhaltlich.
Wenn Ihre Office-Bedürfnisse eher marginaler Natur sind und Sie auf PowerPoint grundsätzlich verzichten können, kommen Sie vermutlich mit den Funktionen von Office Online aus. Word Online besitzt schon einen Großteil der Standard-Features der Desktop-Version und auch Excel Online kommt dem „Original“ schon sehr nahe.

Das Erstellen einfacher Dokumente in Word oder Excel Online funktioniert in der Tat sehr gut. Legen solche Dokumente im Laufe der Zeit nicht an Komplexität zu, sind sie auch weitestgehend kompatibel zur Desktop-Variante der Programme. Schwierig wird es allerdings, wenn Sie auch nur ein leicht aufwändigeres Dokument von den Desktop-Versionen in Office Online bringen. Und Präsentationen sind ohnehin ein Problemfall für sich…

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Immerhin: Der Preis für Office Online ist nicht nur für viele Privatnutzer, sondern auch für Firmen durchaus erschwinglich. Wer also mit den oben genannten Problemen klar kommt, kann durchaus den Ausflug zu Office Online wagen. Bleibt zu hoffen, dass Microsoft im Laufe der Zeit noch ein paar Fehler ausmerzt – und auch PowerPoint Online irgendwann noch deutlich aufholt.

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