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Mit diesen Linux-Office-Tipps arbeiten Sie effektiver

19.02.2015 | 12:46 Uhr |

PDF-Dokumente nachträglich ändern, nützliche Libre-Office-Features in Calc und Impress ausreizen - wir machen Sie zum Profi.

Master PDF Editor: Dokumente nachträglich ändern

Nicht alle PDF-Dateien zum Ausfüllen sind als offene Formulare konzipiert, in die ein beliebiger Nutzer schreiben darf. Wenn es nicht klappt, gibt es aber noch eine andere Möglichkeit, die PDF-Datei zu verändern oder zu ergänzen. Der Master PDF Editor steht dazu als Freeware-Programm auch unter Linux zur Verfügung.

Änderungsschneiderei in jeder PDF oder XPS-Datei: Der Master PDF Editor kann PDFs nachträglich ändern und mit Kommentaren versehen.
Vergrößern Änderungsschneiderei in jeder PDF oder XPS-Datei: Der Master PDF Editor kann PDFs nachträglich ändern und mit Kommentaren versehen.

Egal, ob eine PDF- oder XPS-Datei zum Editieren vorgesehen ist oder nicht: Der Master PDF Editor öffnet jede Datei zum nachträglichen Bearbeiten und konvertiert zwischen XPS und PDF. Zudem kann das Programm die Lesezeichen einer PDF-Datei ändern, solche neu erstellen sowie Kommentarkästen hinzufügen. Das Programm ist Freeware und für die private Nutzung kostenlos, eine Lizenz für den kommerziellen Einsatz für die Geschäftskorrespondenz kostet 50 US-Dollar. Die Installation kann auf mehreren Wegen erfolgen: Im Ubuntu Software Center gibt es eine ältere Version des Master PDF Editors für alle Ubuntu-Systeme zur unkomplizierten Installation, allerdings ohne deutsche Übersetzung der Menüoberfläche, als mit englischer Benutzerführung. Eine aktuelle Ausgabe des Programms mit mehreren Sprachen liefert aber die Entwickler-Webseite . Anstatt der vorbereiteten RPM- und DEB-Dateien sollten Sie hier aber der tar.gz-Datei den Vorzug geben, die ein ausführbares Binary enthält.

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Denn die angebotenen DEB/RPM-Pakete verweigern auf vielen Distributionen die Installation. Achten Sie darauf, das Programm passend zur Architektur des verwendeten Linux-Systems passend in der 32-Bit- oder 64-Bit-Variante zu laden. Entpacken Sie das tar.gz-Archiv in ein Verzeichnis Ihrer Wahl und starten Sie von dort dann das Programm in einem Terminal-Fenster mit dem Kommando

./master-pdf-editor

Nach dem ersten Start meldet sich das Programm zunächst in englischer Sprache. Dies lässt sich unter „Tools -> Settings -> Language“ nach Deutsch ändern, was sich dann ab dem nächsten Start auswirkt.

Master PDF Editor: Freeware für alle Linux-Systeme, für private Nutzung kostenlos. Download der Binary als tar.gz, DEB und RPM unter http://code-industry.net/free-pdf-editor.php (7,2 MB, deutschsprachig/multilingual).

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Libre Office und PDF: PDFs zur Weiterbearbeitung speichern

Das Dokumentformat PDF ist praktisch, wenn ein Dokument als Referenz oder zum Ausdruck auf verschiedenen Systemen immer gleich aussehen soll.

Eine Datei – zwei Formate: Libre Office kann in PDF-Dateien auch noch – zur Weiterbearbeitung – das originale Dokument einbetten, das beim Öffnen automatisch erkannt wird. Typische PDF-Betrachter stören sich daran nicht und zeigen das PDF.
Vergrößern Eine Datei – zwei Formate: Libre Office kann in PDF-Dateien auch noch – zur Weiterbearbeitung – das originale Dokument einbetten, das beim Öffnen automatisch erkannt wird. Typische PDF-Betrachter stören sich daran nicht und zeigen das PDF.

Für das eigene Archiv oder wenn die Empfänger noch die vollen Bearbeitungsmöglichkeiten haben sollen, ist das Format eher ungeeignet, da man zur Nachbearbeitung auch die Originaldatei benötigt.

Libre Office versteht sich nicht nur darauf, standardkonforme PDFs zu erstellen, die jeder gebräuchliche PDF-Betrachter öffnen kann. Zusätzlich kann Libre Office auch die Originaldatei als zusätzlichen Stream in der Datei einbetten. Das entspricht nicht ganz den Standards von PDF 1.4, bereitet aber auch keine Probleme. PDF-Betrachter können diese hybriden Dateien ganz normal öffnen und ignorieren die eingebettete Originaldatei für Libre Office. Ein PDF dieser Art erstellen Sie in Writer, Calc, Impress und Draw über die Funktion „Menü -> Exportieren als PDF -> Allgemein -> Eingebettete OpenDokument-Datei“. Zum Bearbeiten öffnen Sie diese Datei, indem Sie Libre Office starten und dann über „Datei -> Öffnen“ das PDF auswählen. Libre Office erkennt selbständig, dass es sich um ein PDF mit eingebetteter Originaldatei handelt, und öffnet nun diese anstatt des PDFs.

Libre Office Calc: Einen Wert in mehreren Zellen verrechnen

In umfangreicheren Preislisten kann es vorkommen, dass die Werte vieler Zellen auf einmal zu ändern sind – etwa um zu einem Preis Mehrwertsteuer und pauschale Versandkosten zu addieren oder abzuziehen.

Rechenoperationen über mehrere Zellen: Numerische Werte in der Zwischenablage können Sie in Libre Office Calc nicht nur einfach in Zellen einfügen, sondern auch über die Grundrechenarten verrechnen.
Vergrößern Rechenoperationen über mehrere Zellen: Numerische Werte in der Zwischenablage können Sie in Libre Office Calc nicht nur einfach in Zellen einfügen, sondern auch über die Grundrechenarten verrechnen.

Viele Anwender werden dazu in Libre Office Calc eine Formel hinzuziehen und diese auf alle Werte anwenden.

Es gibt aber einen viel einfacheren Weg. Statt einer Formel können Sie die Einfüge-Funktionen von Calc nutzen, denn diese kann nicht nur einfach Zellinhalte überschreiben, sondern bei numerischen Werten auch in den vier Grundrechenarten auf den bereits bestehenden Inhalt anwenden. Schreiben Sie dazu in eine beliebige leere Zelle den Wert, den Sie zu mehreren anderen Zellen addieren oder subtrahieren möchten oder den Sie für eine Multiplikation und Division brauchen. Markieren Sie diese Zelle mit einem Mausklick, und kopieren Sie den Inhalt mit Strg-C in die Zwischenablage. Anschließend markieren Sie den Zellbereich, mit dem Sie die Zahl in der Zwischenablage verrechnen wollen. Danach klicken Sie auf „Bearbeiten -> Inhalte einfügen“.

In der rechten mittigen Spalte „Rechenoperationen“ bietet Calc jetzt die vier Grundrechenarten an und führt diese auf den markierten Bereich nach einem Klick auf „OK“ aus. Wichtig: Damit diese Option zur Verfügung steht, muss der Wert in der Zwischenablage numerisch sein.

Die markierten Zellbereiche dürfen aber durchaus Text enthalten, denn die nicht-numerischen Werte ignoriert Calc bei dieser Aktion.

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Libre Office Impress: Vorlagen von Microsoft Powerpoint nutzen

In puncto Vorlagen ist Libre Office Impress weniger gut bestückt als Microsoft Powerpoint, und auch im Web gibt es wenige frei verfügbare Vorlagen, um schnell eine ansehnliche Präsentation zu erstellen. Impress ist aber ab Libre Office 4.0 auch in der Lage, die Vorlagen von Powerpoint zu verwenden.

Powerpoint-Vorlagen in Impress verwenden: Das Angebot frei verfügbarer Vorlagen für das Microsoft-Programm ist deutlich größer als für Impress. Ab Libre Office 4.0 macht Impress beim Öffnen solcher PPTX-Vorlagen kaum noch Zicken.
Vergrößern Powerpoint-Vorlagen in Impress verwenden: Das Angebot frei verfügbarer Vorlagen für das Microsoft-Programm ist deutlich größer als für Impress. Ab Libre Office 4.0 macht Impress beim Öffnen solcher PPTX-Vorlagen kaum noch Zicken.

Präsentationsvorlagen für Impress finden Sie auf http://templates.libreoffice.org/template-center , indem Sie auf dieser Webseite als Kategorie im Auswahlfeld links in die Kategorie „Presentation-Templates“ gehen und dann auf „Search“ klicken. Rund 30 Vorlagen erleichtern die Arbeit an Ihrer eigenen Präsentation. Ungleich größer ist das Angebot im Web aber für Microsoft Powerpoint. Eine heruntergeladene PPT/PPTX/POT/POTX-Datei für Powerpoint können Sie aber auch in Impress verwenden, und auch Powerpoint-Vorlagen funktionieren in Impress meist problemlos.

Nur wenn spezielle Office-Funktionen wie Makros oder OLE-Verknüpfungen in der Vorlage enthalten sind, die es nur in Microsoft Powerpoint gibt, stehen diese in Impress nicht zur Verfügung. Aber auch in diesem Fall bleibt der Rest der Vorlage wie Grafiken und Hintergrundbilder erhalten. Damit häufig benötigte Vorlagen auch kurzerhand über das Menü„Datei -> Neu -> Vorlagen“ zur Verfügung stehen, brauchen Sie eine Präsentationsvorlage aber zwingend im nativen Libre-Office-Format mit der Datei-Endung „OTP“ für Impress-Vorlagen. Sie müssen daher die Powerpoint-Datei erst als „ODF Präsentationsdokumentvorlage“ abspeichern. Gehen Sie dann im Menü „Datei -> Neu -> Vorlagen -> Präsentationen“ auf „Meine Vorlagen -> Importieren“, und wählen Sie dort die Vorlagendatei aus. Libre Office kopiert die Datei automatisch in den Template-Ordner „~/.config/libreoffice/4/user/template“ im Home-Verzeichnis, und ab sofort taucht die Datei in den eigenen Vorlagen auf.

Um eine importierte Vorlage einmal abzuändern, gehen auf „Ansicht -> Master -> Folienmaster“. Sie können jetzt die Farbe von Elementen ändern, Felder hinzufügen oder Grafiken einbauen. Nach Abschluss der Arbeiten klicken Sie in der Symbolleiste „Masteransicht“ auf die Schaltfläche „Masteransicht schließen“. Anschließend speichern Sie die Datei wieder über „Datei -> Dokumentvorlage -> Als Vorlage speichern“.

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