31.05.2014, 07:08

Michael Kolberg

Office 2010

Navigieren in komplexen Word-Dokumenten

So navigieren Sie und gliedern Ihre Argumente in komplexen Word-Dokumenten ©iStockphoto.com/maksymka

Komplexe Dokumente in Microsoft Word erstellen ist kompliziert? Falsch! PC-Welt erklärt Schritt für Schritt, wie Sie schnell und einfach solche Dokumente erstellen.
Viele Anwender nutzen das Programm Word aus dem Microsoft Office Paket 2010 für Briefe oder andere kurze Schreiben. Dabei eignet sich die Software aufgrund ihrer verschiedenen Techniken für längere und komplexere Schriftstücke. Mittels spezieller Funktionen können User ihre Dokumente besser organisieren und den Inhalt einfacher anpassen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen wie Sie in umfangreicheren Word-Dokumenten navigieren und Ihre Gliederungspunkte neu strukturieren können.
  • Microsoft überarbeitete für Word 2010 die Navigationstechniken für komplexe Dokumente. Anwender können jetzt ihre Arbeiten einfacher neu organisieren, indem sie Abschnitte via Maus verschieben.
  • Mithilfe der Gliederungsansicht legen User die Reihenfolge der Argumente fest oder bearbeiten diese. Darüber hinaus bestimmen sie, ob es sich bei der Aussage um ein selbstständiges Element in der Argumentationskette oder um einen Unterpunkt zu einer anderen Aussage handelt.

Der Word-Navigationsbereich

Der Navigationsbereich von Word 2010 unterscheidet sich erheblich von der Dokumentenstruktur der vorhergehenden Versionen. Nun ist es möglich durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten die Struktur des Dokuments zu verändern, falls die Formatvorlagen für Überschriften verwendet wurden. Auch das Suchen im Text wurde vereinfacht. Mittels inkrementeller Suche wird beim Tippen der Suchanfrage automatisch das komplette Dokument nach der eingegebenen Zeichenfolge durchsucht und die Ergebnisse farblich hervorgehoben. Das Kopieren und Einfügen von langen Wortfolgen entfällt somit.
Zu den Grundaufgaben des Navigationsbereichs gehört die verkürzte Darstellung der Dokumentenstruktur. Mit dieser können Sie leicht Ihre Argumentation darauf hin kontrollieren, ob sie schlüssig und in der richtigen Reihenfolge ist.
Um den Navigationsbereich einzublenden, aktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen die Option Navigationsbereich. Anschließend öffnet sich das Navigations-Element im linken Bereich als Spalte und listet die Überschriftenebenen des Dokuments auf (Abbildung 1). Die Spaltenbreite lässt sich wie gewohnt individuell anpassen. Des Weiteren gliedert sich der Navigationsbereich in drei Bereiche.
  • Standardmäßig öffnet sich der Bereich Durchsuchen der Überschriften in Ihrem Dokument, wenn Sie sich diese Spalte anzeigen lassen. Hier wird Ihnen die Struktur der Überschriftenebenen des Dokuments angezeigt und Sie können via Maus zu den einzelnen Abschnitten springen.
  • Die Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument und Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche unterstützen das inkrementelle Suchen.

Die Navigation

Es gibt mehrere Möglichkeiten zwischen den einzelnen Abschnitten zu wechseln. Mit der bereits erwähnten,  gelangen Sie schnell zu einem bestimmten Absatz, der sich womöglich auf einer späteren Seite befindet. Dagegen erreichen Sie mit den Schaltflächen in Form von Pfeilspitzen rechts oben im Navigationsbereich immer in den nachfolgenden restriktive vorhergehenden Abschnitt.
Microsoft fügte eine neue Funktion hinzu, die es erlaubt geschachtelte Überschriften auszublenden. Um die Dokumentengliederung entsprechend zu verkürzen, klicken sie auf die nach rechts unten weisende Pfeilspitze, die sich links neben einem Eintrag befindet. Ein weißer Pfeil signalisiert, dass weitere Unterebenen im Dokument existieren.

Die Suche im Navigationsbereich

Per Suchfeld im oberen Bereich der Navigationsspalte können Sie komfortabel im Dokument suchen. Sobald Sie ein Zeichen eingeben, sucht Word automatisch das gesamte Dokument nach passenden Einträgen durch. Direkt unter dem Eingabeschlitz listet das Programm die Anzahl der Ergebnisse auf. Die entsprechenden Fundstellen hebt es zudem farblich im Text hervor (Abbildung 2). Ferner kennzeichnet die Software die jeweiligen Abschnitte, in denen die Zeichenfolge gefunden wurde.
  • Darüber hinaus stehen weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Diese befinden sich im Pull-down-Menü zum Suchfeld und lässt sich über den rechten Pfeil nach unten neben der Lupe öffnen. Hier können Sie unter Optionen die inkrementelle Suche ausschalten und bestimmen, dass die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden soll, um nur einige zu nennen. Daneben können Sie hier auch festlegen nach was genau gesucht werden soll und ob Sie die Ergebnisse ersetzen möchten.
  • Abschalten lässt sich die Suchfunktion mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche, die sich rechts direkt neben dem Suchbegriff befindet.
  • Im Bereich Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument zeigt Word Miniaturansichten von Seiten, in denen es übereinstimmende Ergebnisse gibt (Abbildung 3 links). Bei Klick auf eine dieser  kleinen Ansicht, wird diese im Hauptfenster geöffnet.
  • Im Gegensatz dazu listet Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche die Suchtreffer als Textblöcke (Abbildung 3 rechts) auf. Auch hier kommen Sie mit Klick auf das jeweilige Ergebnis direkt an die entsprechende Stelle im Dokument.
Dokumentenstruktur bearbeiten
Mit dem Navigationsbereich ist es möglich das Dokument anders zu strukturieren. Absätze lassen sich in ihrer Position verschieben, kopieren, entfernen und neu mitsamt entsprechender Überschrift anlegen. Um die Gliederung der Arbeit zu verändern, öffnen Sie den Register Durchsuchen der Überschriften in Ihrem Dokument und klicken auf die Überschriftenebene, die sie verschieben wollen. Diese müssen Sie mit dem Kontext-Menü des Navigationsbereich markieren. Anschließend ziehen und legen Sie die Überschriftenebene an eine andere Position, indem Sie mit gedrückter Maustaste den Zeiger in senkrechte Richtung verschieben (Abbildung 4 links). An der gewünschten Position lassen Sie die Maustaste los und der Abschnitt wird an die neue Stelle verschoben (Abbildung 4 rechts). Achtung: Die dazugehörenden Unterebenen wandern mit den entsprechenden Absätzen mit.
Das Kontext-Menü (Abbildung 5) dieses Bereichs eröffnet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Ihr Dokument neu zu strukturieren.
  • Die Ebenen von markierten Überschriften innerhalb des Dokuments lassen sich so einfach abändern. Mit den Befehlen Höher stufen restriktive Tiefer stufen verändern Sie die Reihenfolge der gekennzeichneten Überschriften mit den jeweiligen Unterebenen.
  • Vergessene Abschnitte fügen Sie hinzu, indem Sie die gewünschte Stelle markieren und Neue Überschrift vor restriktive Neue Überschrift nach aus dem Menü wählen. Anschließend erhalten Sie einen leeren Absatz, der die gleiche Formatvorlage besitzt wie der vorher markierte Abschnitt. Den dazugehörigen Text geben Sie im Hauptfenster ein.
  • Mit dem Befehl Neue Unterüberschrift betten Sie eine Überschrift einer tieferen Ebene zu der markierten Überschrift ein. Wie bei der vorher beschriebenen Möglichkeit wird ein leerer Abschnitt angelegt. Auch hier wird die Formatvorlage übernommen und der beteiligte Text wird im Hauptfenster eingetragen.
  • Löschen entfernt die markierte Überschrift plus vorhandene Unterebenen aus dem Dokument.
  • Via dem Punkt Überschrift und Inhalt auswählen, markieren Sie den gewünschten Bereich des Dokuments mittels dem Befehl Überschrift und Inhalt drucken bringen Sie den gewünschten Abschnitt aufs Papier.
  • Für den untersten Bereich mit den Befehlen Alle Ebenen erweitern, Alle Ebenen reduzieren und Überschriftenebenen anzeigen muss nichts markiert sein. Mit den ersten zwei Kommandos können Sie sich alle Unterebenen anzeigen beziehungsweise ausblenden lassen. Mit dem letzten Befehl dagegen bestimmen Sie, wie viele Ebenen der Überschriften Ihnen im Navigationsbereich angezeigt werden sollen.
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