XML soll Office-Dokumente öffnen

Der Erfolg des Web und offener Datenformate wie HTML blieb nicht ohne Folgen für Microsoft. In der Version 2000 führten die Redmonder als Alternative zu den Binärdateien ein Format namens "Webseite" ein, das Dokumente in einer Mischung aus HTML und XML-Inseln speicherte. Sie ließen sich mit dem Internet Explorer weitgehend so darstellen wie in der Ursprungsapplikation und mit Hilfe von Active X Controls auch teilweise im Web-Client bearbeiten. Die Kombination aus diversen Web-Standards und proprietären Elementen war selbst jedoch kein offener Standard und wurde von kaum einem Dritthersteller unterstützt.

Erst Office 2003 läutete die XML-Ära ein, nachdem OpenOffice 1.0 bereits ein Jahr zuvor standardmäßig seine Daten in einem Format auf Basis der Extensible Markup Language gespeichert hatte. Microsoft bot zudem in den Professional- und Enterprise- Versionen die Möglichkeit, Informationen auf Basis anwenderdefinierter XML-Schemata abzulegen.

Als Alternative zu den binären Formaten entwickelten die Redmonder Ingenieure eigene XML-Strukturen, die sämtliche Layoutinformationen der Office-Programme aufbewahren konnten. Die später in WordprocessingML (Textverarbeitungsdokumente), SpreadsheetML (Tabellenkalkulationsdokumente) und PresentationML (Präsentationsdokumente) umbenannten Formate gerieten allerdings in die Kritik, weil sie sich für Formatierungsangaben, mathematische Formeln, Vektorgrafiken oder Metadaten an keine bestehenden Standards hielten, sondern proprietäre Sonderwege gingen.

In Office 2007 wertet Microsoft die XMLFormate nun weiter auf, indem sie die altgedienten Binärdateien als voreingestellte Speicheroption ersetzen. Nach dem Vorbild von OpenOffice teilten die Redmonder Entwickler die Informationen nun in mehrere XML-Dateien auf und fassten diese in einem ZIP-Archiv zusammen. Durch die Komprimierung der XML-Dokumente fallen diese in der Regel kleiner aus als die bisherigen Binärformate.