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Nur die neuesten Dokumente sehen

18.08.2006 | 11:24 Uhr |

Sie haben einen umfangreichen Ordner im Netz freigegeben, damit Ihre Kollegen dort Dokumente anlegen und bearbeiten können. Sie möchten regelmäßig die aktuellen Dokumente erfassen. Bei eine komplexen Ordnerstruktur ist das jedoch eine langwierige Aufgabe. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Anforderung:

Fortgeschrittener

Zeitaufwand:

Mittel

Problem:

Sie haben einen umfangreichen Ordner im Netz freigegeben, damit Ihre Kollegen dort Dokumente anlegen und bearbeiten können. Sie möchten regelmäßig die aktuellen Dokumente erfassen. Bei eine komplexen Ordnerstruktur ist das jedoch eine langwierige Aufgabe.

Lösung:

Wenig genutzt, aber für solche Zwecke durchaus praktisch ist die Fähigkeit der Windows-Suche ("Start, Suchen"), alle Parameter einer bestimmten Suche in einer Datei zu speichern. Unter Windows XP sollten Sie zunächst die klassische Suche aktivieren. Benutzen Sie dazu am besten unser Script :pcwAnnoyances.HTA .

Rufen Sie es auf, aktivieren Sie die Klickbox neben "Klassische Suche aktivieren", und klicken Sie dann auf "Werte setzen". Wenn Sie nun die Suchen-Funktion öffnen, können Sie alle Parameter festlegen, um ein ideales Suchergebnis zu erhalten.

In unserem Fall bestimmen Sie unter "Suchen in:" den gewünschten Ordner, aktivieren in den Suchoptionen die Klickbox neben "Datum", wählen aus der Drop-down-Liste darunter den Eintrag "Modifizierte Dateien", aktivieren die Option "innerhalb der letzten 1 Tag(e)" und passen gegebenenfalls die Anzahl an Tagen an. Nun setzen Sie einen Haken in die Klickbox neben "Typ" und wählen aus der Drop-down-Liste beispielsweise den Eintrag "Microsoft Word-Dokument". Zu guter Letzt aktivieren Sie die Klickbox neben "Erweiterte Optionen" und dort die Option "Unterordner durchsuchen". Natürlich können Sie die Such-Parameter beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Nachdem Sie alle Optionen festgelegt haben, gehen Sie auf "Suchen" und danach auf "Datei, Suche Speichern". Geben Sie der neuen FND-Datei einen sinnvollen Namen (zum Beispiel "Aktuelle Dokumente.FND"), und legen Sie sie in einen beliebigen Ordner. Wenn Sie nun die neuesten Dokumente sehen möchten, rufen Sie die FND-Datei per Doppelklick auf und klicken auf "Suchen". Sie können den Suchvorgang beschleunigen, indem Sie den Indexdienst aktivieren. Das geht unter "Start, Suchen" in den Suchoptionen über den Link "Indexdienst".

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