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Mobil drucken im Büro von unterwegs aus – so geht‘s

03.01.2014 | 10:11 Uhr |

Immer mehr kleine Firmen und Selbständige nutzen Mobilgeräte und Tablets für ihre Arbeit. Printing Services helfen, von unterwegs aus direkt zu drucken. PC-Welt gibt einen Überblick.

So mobil und flexibel Smartphones und Tablets das Arbeiten im Unternehmen auch machen – eines bleibt meist lästig: Das Drucken. Auch wenn im Umfeld von Unternehmens-IT immer häufiger Smartphones, Tablets und Heimrechner eingesetzt werden – für das Drucken muss in der Regel der Unternehmensrechner als "Zwischenbastion" herhalten, auf dem die Datei oft erst entsprechend konvertiert beziehungsweise lokal gespeichert werden muss. Drucken via Webservice beziehungsweise Printing Service kann hier Abhilfe schaffen. Mitarbeiter senden dank internetfähiger Drucker oder entsprechender Dienste/Apps ihre Aufträge direkt an die Printer - und das von jedem beliebigen Endgerät aus. Einzige Voraussetzung: Eine Internetverbindung auf der mobilen Gerät und ein entsprechend eingerichteter Drucker als Gegenstelle.

Auch wenn die Industrie diesen Service schon länger anbietet, in kleinen Firmen hat sich diese Möglichkeit bis heute noch nicht wirklich durchgesetzt. Das mag zum einen mit der geringen Bereitschaft zusammen hängen, geschäftskritische Unterlagen durch die Cloud zu jagen. Anderseits hatte dieser Art von Service lange Zeit mit dem Ruf zu kämpfen, noch zu viele „Kinderkrankheiten“ mit sich zu führen, etwa was Kompatibilität und die Formatierungsmöglichkeiten der Drucker betraf. Hier ist der Markt nun deutlich reifer. PC-Welt hat sich auf dem Markt umgesehen, was die großen Player des Markts inzwischen bieten.

Drucken per App und Email

Ein Printing Service ist als Bindeglied zwischen einem Drucker und einem Rechner beziehungsweise dem mobilen Endgerät anzusehen. Printing Services kommen dabei ohne die gewöhnlichen Treiber und Installations-Programme aus: In der Regel reicht der Download einer einfachen App und ein Drucker, der entsprechend kompatibel ist. Einen solchen Service bieten mittlerweile viele namhafte Drucker-Hersteller für ihre Geräte an, darunter Hewlett-Packard, Canon, Epson, Brother und Lexmark.

Diese sogenannten WLAN-Drucker zeichnen sich durch die Bank dadurch aus, dass sie keinen herkömmlichen Rechner mehr als Basis benötigen: Per App werden Druckaufträge von Dokumenten, E-Mails und Fotos direkt an die Drucker gesandt. Einige Anbieter vereinfachen diesen Ablauf sogar noch um einen Schritt, indem sie die Applikation weglassen und den Printer mit einer eigenen E-Mail-Adresse ausstatten.

Unterschied zwischen Printing Services und Managed Printing Services

Google Cloud Print
Vergrößern Google Cloud Print

Nicht zu verwechseln sind die Printing Services dabei mit den „Managed Printing Services“ (MPS): Hierbei handelt es sich um zielgerichtete Business-Service-Konzepte der Industrie, die Unternehmen dabei helfen, den Druck-Output an den wirklichen Bedarf anzupassen und so Ressourcen (z.B. Papier, Druckertinte, Wartungskosten) zu sparen. MPS fangen bei der Netzwerkkontrolle und „Druckerflotten“-Überwachung an und reichen bis zu tiefgreifenden Workflow-Analysen, etwa der Dokumentenprozesse.

Zurück zu den einfachen „Printing Services“: Zwar steht dieser Name bei allen Anbietern inhaltlich für das gleiche Ergebnis, doch gibt es Unterschiede bei Umsetzung, Sicherheit und Kompatibilität. Zwar bieten beispielsweise viele Hersteller an, Dokumente per App oder Email direkt an den Drucker zu senden, doch besteht nicht bei allen die Möglichkeit, das außerhalb der Grenzen eines Netzwerks zu tun.

Auch haben einige Hersteller immer noch den Ruf, Kompatibilitätsprobleme bei der Druck-Formatierung der Daten zu verursachen. Grundsätzlich gilt im Geschäftsumfeld: Soll ein Ausdruck wirklich „geschäftstauglich“ aussehen, ist der Druck via App in der Regel dank der Einstellungsmöglichkeiten in der Anwendung dem per E-Mail vorzuziehen. Hier gibt es manchmal die Möglichkeit, den Druckauftrag nur an den Drucker zu schicken und ihn erst am Gerät selbst zu konfigurieren und auszulösen. Einige Hersteller bieten für diesen Schritt inzwischen sogar an, das Dokument mit einem Passwort zu versehen, das erst am Drucker eingegeben werden muss.

Die meisten großen Druckeranbieter unterstützen zudem den entsprechenden Service von Apple, nämlich „AirPrint“, und den von Google: „Cloud Print“. Diese Printing Services gelten insofern als Standard, da sie mit Druckern verschiedenster Hersteller zusammen arbeiten können – und das von jedem internetfähigen Standort auf der Welt. So funktioniert Google Cloud Print über jeden installierten Google Chrome Browser und AirPrint von Apple mit jedem iPhone, iPad, iMac, MacBook oder iPod.

Apps bieten Flexibilität

HP ePrint
Vergrößern HP ePrint

Der Email-Printing-Service, den viele Druckeranbieter bereitstellen, ist schnell aktiviert: Die Drucker lassen sich ohne eine Konfiguration mit dem Computer direkt im Geräte-eigenen Menü einrichten und sind normalerweise binnen weniger Minuten einsatzbereit. Im Zuge der Einrichtung muss in der Regel ein Account erstellt werden, um die E-Mail-Adresse des Druckers freizuschalten. Im Rahmen dieses Accounts gibt es dann die Wahl, eine der Anwendungen herunterzuladen (sofern es sie denn gibt) oder direkt via E-Mail drucken zu lassen. Grundsätzlich gilt beim Drucken via Email: Es geht schneller als per App, lässt aber nur ein Format zu – das Standardformat des jeweiligen Druckers.

Zudem scheint Vorsicht geboten: Im Netz beschweren sich immer wieder Anwender über alle Anbieter, dass einzelne Emails nicht am Drucker angekommen sind - beziehungsweise, dass es zu lange dauerte, bis der Drucker reagierte. Auch im Test der PC-WELT kam es seinerzeit vor, dass einige HP ePrint-Aufträge nur verspätet oder überhaupt nicht abgearbeitet wurden. Insgesamt lieferte ePrint von HP aber passable Ergebnisse. Wo auch immer der Fehler dieser Einzelfälle jeweils lag – schlechte Verbindung, Tippfehler oder beim Hersteller – 100-prozentigen Verlass kann die Industrie, scheint es, hier noch nicht liefern.

Diese Probleme lösen die Apps natürlich auch nicht. Doch ihr Vorteil liegt darin, dass sie in der Regel dem Anwender eine relativ große Auswahl an verschiedenen Druckereinstellungen bieten. Darunter fallen Papiergröße, Datei-Format, Farb- oder Schwarz-Weiß-Auswahl und Druckqualität. In Kauf muss dagegen in der Regel eine etwas längere Wartezeit nehmen.

Printing-Dienste von HP

Druckerriese HPbietet im Rahmen der haueigenen Printing Services das so genannte hauseigene „ePrint“ an. In dessen Rahmen haben Käufer eines entsprechend vorbereiteten HP Druckers, die es bereits für unter 100 Euro gibt, die Auswahl unter drei Diensten: Apps, die das Drucken via Smartphone/Tablets ermöglichen, ePrint-Services, die das Drucken per Browser verwalten (etwa Druckerstatus, Hinzufügen und Entfernen von Druck-Apps, etwa für iOS, Blackberry und Android) sowie das Drucken via Email. Hierfür stellt der Hersteller auch an öffentlichen Plätzen wie Flughäfen oder Bahnhöfen zunehmend eigene Drucker bereit.

Alternativ bietet HP für manche Geräte zusätzlich zum hauseigenen ePrint Service auch den Einsatz von AirPrint oder Google Cloud Print. Letzterer setzt den Google Chrome Browser  voraus: Hier lässt sich der Printing Service direkt in Chrome einbinden, die Einstellungen werden über das Plugin direkt im Browser getätigt. Bei HP funktioniert der Service AirPrint bereits ohne eigenes Konfigurieren und Registrieren: Apple AirPrint ist ab iOS 5.0 oder ab OS X Lion in alle Geräte integriert und lässt sich mit den meisten Standardprogrammen und Applikationen von Apple nutzen.

Was Canon, Epson und Brother bieten

Auch Epson hat Printing-Services im Programm. Der Service des japanischen Herstellers steht dem von HP kaum nach, allerdings sind hier die Bezeichnungen anders: Bei Epson wird via „iPrint“ und der „iPrint Mobile App“ gedruckt. Auch hier sind Apple AirPrint und Google Cloud Print integriert. Bei Scan-Vorgängen im Drucker lassen sich hier Dokumente mit dem Dienst „Scan to Cloud“ zudem direkt in die Cloud von Box, Dropbox, Evernote oder Google Drive hochladen. Das Preissegment der entsprechenden Epson-Geräte unterscheidet sich dabei nicht merklich von den Angeboten von HP und Canon – wobei natürlich wie stets beim Druckerkauf gilt: Es sind nicht immer die Gerätekosten selbst, welche Drucker preislich von einander unterscheiden lassen.

Cloud Link heißt der Service von Canon. Dieser Printing-Service findet sich bei vielen Pixma-Geräten und lässt sich um Apps wie „PhotoPrint“ oder „Mobile Printing“ erweitern. Canon hat dabei vor allem den Fotodruck im Visier: „PhotoPrint“ bietet viele Features zur Vorbereitung eines Foto-Ausdrucks. So können beispielsweise Farbqualität und Größe aus einer Vielzahl von Möglichkeiten ausgewählt werden. Eine einheitliche App bietet Canon allerdings noch nicht; zudem besitzen die Pixma-Drucker auch keine eigene E-Mail-Adresse. Dennoch: Seit dem Canon Pixma MX892 unterstützt Canon auch Google Cloud Print und Apple AirPrint. Die entsprechenden Drucker der Pixma-Serie liegen in der gleichen Preisklasse wie die entsprechenden Geräte des Wettbewerbs.

Brother schließlich bietet „iPrint&Scan“: Im Rahmen dieser App beziehungsweise diese Services werden dem Anwender über sechs verschiedene Formate für Office-Dokumente zur Verfügung gestellt – darunter Word, Excel, PDF und .txt. Zwar bietet Brother nahezu identische Kompatibilität, Features und Apps wie der Wettbewerb, doch können die Befehle nur innerhalb eines Netzwerkes/WLANs ausgeführt werden.

Features

HP „ePrint“

Canon (Pixma) „Cloud Link“

Epson „Connect“

Brother „iPrint&Scan“

iPhone, iPad

Ja

Ja

Ja

Ja

Windows Phone

Ja, Nur E-Mail

Ja, für Windows RT

Ja, nur E-Mail

Ja, für Windows Phone 7

Blackberry

Ja

Ja

Ja, nur E-Mail

Ja, für Playbook und BB10

Android

Ja

Ja

Ja

Ja

Apple AirPrint

Ja, ab iOS 4.2

Ja

Ja

Ja

Google Cloud Print

Ja

Ja

Ja

Ja

Weltweites Drucken (außerhalb eines lokalen Netzwerkes)

Ja

Nein

Ja

Nein

App

ePrint

Easy-PhotoPrint

iPrint Mobile App

iPrint&Scan

 

 

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