Email ist zu dem zentralen Kommunikationsmittel im geschäftlichen Umfeld avanciert. Kein Wunder also, dass die Email-Clients im Mittelpunkt der täglichen Arbeit stehen. Insbesondere da sie auch immer mehr Funktionen jenseits der eigentlichen Kommunikation übernehmen: Aufgaben, Kalender, Integration mit Instant Messaging und so weiter und so fort.

Und je mehr sich der Email-Client in die tägliche Arbeit einschleicht, desto mehr hasst oder liebt man das Werkzeug. Microsoft Outlook nimmt da eine besondere Rolle ein. Unsere US-Kollegen der CIO haben die wichtigsten Gründe für und gegen das Outlook zusammengetragen.

Auch wenn man grundsätzlich ein gespaltenes Verhältnis zu Email hat: Es lässt sich nicht von der Hand weisen, dass die Produktentwicklung der Email-Clients vorangekommen ist. So ist denn auch Outlook mit jeder Version besser geworden, findet zumindest Lynn Greiner, Autorin der US-Schwesterpublikation CIO und im Hauptberuf IT-Leiterin. Die derzeit noch aktuelle Version "Outlook 2007" sei sogar das Juwel von "Microsoft Office 2007".
Der bald erscheinende Nachfolger Outlook 2010 kann nochmal einiges besser, insbesondere im Zusammenspiel mit Exchange-Servern: Besser IMAP-Support, Mailtipps, inhaltlich zusammenhängende Mails lassen sich bequem aus der Vorschau entfernen, Mails, die zu einem durchgehenden Mailwechsel gehören, können bequem zusammengefasst werden.

Doch auch jenseits aller Emotionen gibt es gute (sachliche) Gründe für Outlook (die dazu führten, dass in den letzten Jahren viele Anwender von Lotus Notes zu Outlook wechselten):

Die Integration des Email-Clients in den Exchange-Server ist gut gelöst. Für den Endanwender entsteht kein Konfigurationsaufwand. Die Einrichtung eines Email-Accounts ist einfach und nachvollziehbar. Dies erleichtert auch der IT die Administration. Zudem gibt es eine Vielzahl Exchange-kompatibler Open-Source-Lösungen als Mailserver, die Outlook als Client direkt unterstützen.

Setzen Unternehmen den Verzeichnisdienst Active Directory ein, werden mit der Anmeldung in Outlook / Exchange die Informationen an das Verzeichnis übermittelt und dort gespeichert. Endanwender müssen sich somit nur einmal anmelden.

Eine Synchronisation zwischen dem Email-Client und PDAs oder Smartphones ist eigentlich immer technisch machbar. Manche Geräte benötigen nicht einmal spezielle Software für diese Aufgabe. Sie setzen ganz auf die entsprechenden Funktionen in Outlook. Auch Anwendungen von Drittherstellern für den BlackBerry oder Windows-Mobile-basierende Geräte können meist ohne Umwege mit Outlook kommunizieren. Apple hat sein iPhone ebenfalls Outlook- und Exchange-kompatibel gemacht, auch Android hat mit der Mailinfrastruktur von Microsoft kein Problem.

Ebenso lassen sich Programme wie Skype oder ACT! mit Outlook kombinieren sowie praktisch alle heutigen Desktop-Anwendungen. Zudem finden sich unzählige Add-ins, mit denen der Benutzer Outlook funktional erweitern kann.

Zwar bieten heute alle gängigen Email-Clients eine Reihe von Regeln und Funktionen für die Verwaltung der Emails. Doch legt Outlook 2007 (in Kombination mit dem Exchange Server 2007) die Latte noch einmal höher. So kann man beispielsweise verschiedene Abwesenheitsnachrichten an interne oder externe Empfänger automatisiert verschicken.

Ebenso lässt sich festlegen, wer überhaupt eine solche Nachricht erhält, um nicht alle Empfängeradressen mit "SPAM"-Nachrichten zu überziehen. Ein anderes Beispiel sind Kennzeichnungen (Flags) in verschiedenen Farben, um Nachrichten für die Nachverfolgung zu sortieren. Ein Ordner zur "Nachverfolgung" vereint zudem alle Links zu markierten Nachrichten.