Besser arbeiten mit Word und Excel

Problem: Sie arbeiten häufig mit Formatvorlagen. Die Auswahlliste für die Vorlagen in der Symbolleiste und im Arbeitsbereich finden Sie allerdings zu umständlich und zu unübersichtlich.

Lösung: Word zeigt seit Version 2000 im Listenfeld nicht nur den Namen der Formatvorlage, sondern als Vorschau auch die Schriftart und Textauszeichnungen, etwa fett und kursiv. Das ist zwar praktisch für die Auswahl der richtigen Vorlage, verbraucht aber viel Platz auf dem Bildschirm und erschwert bei längeren Listen die Orientierung.

Möglichkeit 1: Für mehr Übersicht in der Liste schalten Sie die Vorschau ab. Dazu gehen Sie auf „Extras, Anpassen“ und die Registerkarte „Optionen“. Deaktivieren Sie die Klickbox vor „Schriftartennamen in Schriftart anzeigen“, und klicken Sie auf „Schließen“. Diese Option schaltet die Vorschau nicht nur für das Listenfeld „Schriftarten“, sondern auch für „Formatvorlagen“ ab. Den Arbeitsbereich von Word XP und 2003 beeinflusst die Einstellung jedoch nicht. Hier bleibt die Vorschau erhalten.

Möglichkeit 2: Mehr Übersicht lässt sich auch durch eine selbsterstellte Symbolleiste für oft verwendete Formatvorlagen erreichen. Hier sehen Sie nur die Vorlagen, die Sie ständig brauchen. So geht’s:
1.) Öffnen Sie ein Dokument, das alle von Ihnen verwendeten Formatvorlagen enthält. Gehen Sie auf „Extras, Anpassen“ und die Registerkarte „Symbolleisten“.
2.) Klicken Sie auf „Neu“, und geben Sie die Bezeichnung für die neue Symbolleiste ein, etwa „Formatvorlagen“. Wählen Sie unter „Symbolleiste verfügbar machen in:“ den Eintrag „Normal.dot“, und klicken Sie auf „OK“. Die neue Symbolleiste erscheint auf dem Bildschirm.
3.) Wechseln Sie im „Anpassen“-Dialog auf die Registerkarte „Befehle“, und wählen Sie auf der linken Seite unter „Kategorien“ den Eintrag „Formatvorlagen“. Unter „Befehle“ sehen Sie jetzt die im Dokument enthaltenen Formatvorlagen. Ziehen Sie die gewünschten Einträge auf die in 2 Schritt 2 erstellte Symbolleiste.
4.) Bei weiterhin geöffnetem „Anpassen“-Dialog klicken Sie mit der rechten Maustaste nacheinander auf jede Schaltfläche in der Symbolleiste. Im Kontextmenü lässt sich dann der Name der Schaltfläche
kürzen und damit der Platzbedarf in der Leiste verringern. „Überschrift 1 Formatvorlage“, reduzieren Sie beispielsweise auf „Überschrift 1“. Klicken Sie nun auf „Schließen“.

Über die Symbolleiste haben Sie jetzt mit einem Klick Zugriff auf die Formatvorlagen. Wenn Sie später weitere Vorlagen erstellen und diese hinzufügen wollen, müssen Sie für diese die 2 Schritte 3 und 4 wiederholen.