2042978

Microsoft-Office-Apps am iPhone nutzen

30.01.2015 | 10:09 Uhr |

Mit den MS-Office-Apps können Sie Dokumente kostenlos auf dem iPhone bearbeiten. Wir zeigen, wie Sie das iPhone damit perfekt in Ihren Büroablauf integrieren können.

Wer die Computerszene schon einige Jahre länger kennt, dürfte sich vielleicht doch kurz gewundert haben, dass Microsoft offenbar etwas zu verschenken hat – ausgerechnet Office, einen der ehemals zuverlässigsten Dukatenesel des Softwareriesen. Doch Microsoft erlaubt Privatanwendern tatsächlich, die grundlegenden Funktionen der drei Office-Apps Word, Excel und Powerpoint kostenlos zu nutzen und führt zudem erstmals eine iPhone-Version der bisher auf das iPad beschränkten Office-Apps ein. Bislang konnten nur Abonnenten von Office 365 mit den iOS-Apps Dokumente ändern und erzeugen, für alle anderen waren die kostenlosen Apps praktisch nutzlos.

Geht es um Büroarbeit, setzt Microsoft mit seinem Office-Paket unter Windows ebenso wie hier auf dem Mac nach wie vor den Standard.
Vergrößern Geht es um Büroarbeit, setzt Microsoft mit seinem Office-Paket unter Windows ebenso wie hier auf dem Mac nach wie vor den Standard.

So ganz uneigennützig ist Microsofts Engagement natürlich auch nicht: Da ist zum einen die starke Konkurrenz durch die Open-Office - beziehungsweise Libre-Office -Projekte, die nicht nur bei Privatkunden, sondern zunehmend auch bei Firmen das früher obligatorische MS-Office-Paket ersetzen. Microsoft möchte dem ein attraktives Angebot entgegensetzen, und da ist die „Schnuppervariante“ für iOS-Anwender sicher nicht verkehrt. Und außerdem ist die freie Version gegenüber der Premium-Variante für zahlende Kunden ja auch in der Funktionalität etwas begrenzt, was den einen oder anderen dann doch zum Zahlen verleiten soll. Gerade Privatanwender gehören aber oft zu den Office-Kunden, die meist nur einen Bruchteil der enormen Funktionalität nutzen – die meisten Beschränkungen werden sie nicht einmal bemerken.

Was bringt das Office-365-Abo?

Der kostenlose Microsoft-Account gibt den Office-Apps nur eingeschränkte Funktionalität, das Premium-Abo lässt sich direkt aus jeder App heraus im Bereich Konto ab 7 Euro im Monat abschließen. Dort sind auch die Vorteile aufgelistet: Zunächst einmal darf man die Office-Programme auch für den Mac oder PC laden und nutzen und bekommt mehr Platz auf dem Onedrive-Speicher. Bei allen Apps sind grafische Änderungen wie das Einfügen von Clipart-Elementen beschränkt. In der Word-App fehlt zudem die Möglichkeit, mehrspaltige Dokumente zu erzeugen, Änderungen zu verfolgen, Kopf- und Fußzeilen für einzelne Seiten anzupassen oder Diagrammelemente einzufügen. Excel kann Pivot-Tabellen nur eingeschränkt nutzen. Bei Powerpoint fehlt die Möglichkeit, Notizen während der Präsentation zu sehen. In der freien Version verbinden sich die Apps außerdem nicht mit den Businessvarianten eines Onedrive- oder Dropbox-Accounts. Auf dem iPhone wird man also nicht wirklich viel vermissen, zumal auch die freien Versionen alle Eigenschaften der Dokumente darstellen, die die Office-Programme auf dem Rechner erzeugen können. Wer auf dem Desktop schon eine andere Office-Lösung nutzt, braucht das Abo also meist nicht.

Das mobile Büro?

Und bei alldem sollte man auch nicht vergessen, dass wir hier immer noch von einem Smartphone und nicht von einem Notebook reden: Zum Eingeben längerer Texte ist das iPhone wohl ebenso ungeeignet wie zum Betrachten umfangreicher Tabellen oder als Leinwand für große Präsentationen. Kaum jemand wird wirklich umfangreiche Office-Dokumente auf dem iPhone erzeugen, vielmehr wird man sich darauf beschränken, vorhandene Dokumente zu kontrollieren, zu korrigieren oder zu kommentieren. Deswegen ist es auch wichtig, Dokumente auf einfache Weise über Cloud-Speicher zwischen dem Desktop-Rechner und dem iPhone austauschen zu können.

Microsoft-Account erstellen

Ohne einen Microsoft-Account können die Apps nur Dokumente anzeigen, aber nicht ändern. Doch ein kostenloser Account ist schnell direkt aus einer der drei Apps angelegt und verschafft allen Apps die Möglichkeit, Dokumente auch zu bearbeiten oder anzulegen. Natürlich hätte es Microsoft am liebsten, man würde gleich ein Abo abschließen, das nicht nur die Premium-Features unter iOS freischaltet, sondern auch das Nutzungsrecht für die Desktop-Varianten beinhaltet. Doch der kostenlose Account reicht für deutlich mehr als nur zum Ausprobieren der Apps, er ermöglicht die ernsthafte Nutzung.

Der kostenlose Account ist nach Angabe persönlicher Daten schnell angelegt. Ein Abo ist nicht nötig, lässt sich aber direkt abschließen.
Vergrößern Der kostenlose Account ist nach Angabe persönlicher Daten schnell angelegt. Ein Abo ist nicht nötig, lässt sich aber direkt abschließen.

Erst anmelden, dann starten

Um MS Office auf dem iPhone nutzen zu können, reicht es nicht, einfach die drei Apps Word, Excel und Powerpoint aus dem App Store zu installieren, sondern Microsoft verlangt zusätzlich eine Anmeldung mit einem Microsoft-Account. Diesen gibt es kostenlos, und er kann direkt aus jeder der Apps heraus erstellt werden, was letztlich nicht schwieriger ist als bei Apple oder Google. Neben der Nutzungsberechtigung für die Office-Apps gehört dazu auch Speicherplatz bei Microsofts Onedrive-Cloud-Speicherdienst , auf den man auch seine Dokumente legen darf. Doch zuletzt legte Microsoft nochmals nach und bietet nun alternativ die Nutzung des Dropbox-Dienstes an, mit dem Microsoft umfassend kooperiert.

Ausgenommen sind allerdings Business-Accounts bei Dropbox, die dafür seit Kurzem mit dem „Dropbox Badge“ eine Möglichkeit bieten, direkt aus einem Office-Paket auf Mac oder PC heraus Dateien zur Zusammenarbeit bereitzustellen.

Verdrängungswettbewerb

Die drei Office-Apps übrigens sind – so viel sei gesagt – so gut gemacht, dass die meisten bisherigen und zudem ja fast immer kostenpflichtigen Office-Apps für iOS wie Documents To Go oder Polaris Office qualitativ zurückfallen. Optik und Bedienung erweisen sich als sehr praktisch, und auch wenn der Funktionsumfang selbst in der Premium-Version nicht an die Desktop-Versionen heranreicht, bieten die Apps alles, was man unterwegs brauchen könnte.

Allenfalls Apples iWork-Trio aus Pages, Numbers und Keynote kann da noch mithalten und bietet zudem ein ähnliches Konzept, denn auch hier steht Datenaustausch per Cloud-Speicher zur Verfügung, wenngleich natürlich mit Apples iCloud und leider nicht mit der Dropbox oder anderen Anbietern. Auch Apple bietet eine Online-Bearbeitungsmöglichkeit im Browser, doch die Desktop-Apps gibt es natürlich nur für den Mac. Für die Windows-Anwender unter den iPhone-Besitzern ist die Freigabe der Office-Apps von Microsoft also eine uneingeschränkt gute Nachricht, und den Mac-Fans öffnet er eine Alternative.

Dokumente erstellen mit Pages, Keynote und Numbers

Wollte man den Unterschied zwischen iWork und MS Office benennen, gilt für die iOS-Versionen sinngemäß das Gleiche wie für die Mac-Versionen: MS Office ist eher auf die dröge Büroarbeit ausgelegt, während iWork durch bessere Gestaltungsmöglichkeiten und modernere Vorlagen auffällt.

Nutzungsszenarien

Microsofts neue Office-Freiheit lässt eine ganze Reihe von Nutzungsmöglichkeiten zu: Zunächst einmal kann man die auf Onedrive gesicherten Dokumente mit den Online-Varianten der Office-Apps im Browser bearbeiten, was aber eher wie ein Notbehelf scheint und echte Apps oder Programme nicht wirklich ersetzen kann. Deutlich komfortabler scheint daher die Kombination mit den freien Office-Paketen Libre Office und Open Office auf Mac oder PC, die ihre Dokumente standardmäßig in den Microsoft-Dateiformaten öffnen und sichern können. Dabei hat man die Wahl, ob man Dokumente zwischen Rechner und iPhone über Microsofts Onedrive oder die Dropbox austauscht – beide funktionieren hierbei gleichermaßen gut.

MS Office mit Libre Office am PC

Wer für seine private Office-Umgebung nichts ausgeben möchte, kann die MS-Office-Apps auf dem iPhone mit einem freien Office-Paket wie etwa Libre Office auf dem Mac oder PC kombinieren. Wir nutzten zum automatischen Datenaustausch einen Dropbox-Account und konnten Dokumente zwischen beiden Plattformen austauschen, ohne dabei große Fehler zu finden. Etwas nervig ist nur, dass die Office-Apps einzig die brandaktuellen Dateiformate sichern mögen.

Ein weiteres Szenario ist natürlich recht bequem: Man kann einfach Office 365 bei Microsoft abonnieren und auch auf dem Desktop das Original nutzen. Privatkunden zahlen 7 Euro im Monat für die Nutzung auf je einem Rechner, Tablet und Smartphone oder 10 Euro für je fünf Geräte innerhalb des Haushalts, was man durchaus verschmerzen kann. Außen vor bei diesen Preisen bleiben allerdings Geschäftskunden, denn sie müssen etwas mehr zahlen, bekommen aber auch wie gewohnt weitere Programme für den Mac oder PC.

Die richtige Office-Umgebung

Mit der Freigabe der MS-Office-Apps gibt es auf dem iPhone endlich eine vollwertige Alternative zu Apples iWork-Apps. Letztere waren vor allem für Windows-Anwender nie wirklich eine gute Option, denn Pages, Numbers und Keynote können zwar die MS-Office-Dateiformate im- und exportieren, nicht aber direkt öffnen und sichern. Das macht die Integration in einen normalen Office-Workflow, in dem die Microsoft-Dateiformate nun einmal der Standard sind, eher anstrengend und wenig komfortabel. Teil des Problems ist, dass die iWork-Apps Features bieten, die es in MS Office nicht gibt und umgekehrt.

Stolperfallen

In unserem Test klappte die Zusammenarbeit zwischen den Apps und verschiedenen Office-Paketen auf Mac und PC sehr gut – es gelang uns kaum, den Microsoft-Apps Dokumente zum Fraß vorzuwerfen, die sie nicht öffnen konnten. Dennoch gibt es einige kleine Stolperfallen, die es zu beachten gilt.

Zunächst einmal bestehen die Microsoft-Apps darauf, sämtliche Dokumente in die aktuellsten Versionen der Formate .docx, .xlsx und .pptx zu konvertieren, und kann sie auch lediglich in diesem Format oder als PDF speichern. Das muss nicht unbedingt ein Problem sein, weil der Austausch mit den Desktop-Programmen normalerweise trotzdem klappt, lässt aber Nutzer sehr alter Programmversionen in die Röhre schauen.

MS Office oder iWork?

Eigentlich stellt sich diese Wahl nur Mac-Anwendern, Windows-Nutzer sind mit der MS-Office-Welt besser bedient. Auf dem Mac bieten beide Welten ein sehr gutes Zusammenspiel zwischen iPhone und Rechner. Die iWork-Apps erzeugen nicht zuletzt dank guter Vorlagen meist die besser gestalteten Dokumente. Doch dafür ist iWork nicht nur auf die Mac-Welt, sondern auch auf eigene Dateiformate und iCloud als Datenaustauschmöglichkeit beschränkt.

Apples iWork-Apps auf Mac und iPhone arbeiten perfekt zusammen, wenn man iCloud zum Datenaustausch nutzt. Gut gemachte Vorlagen erleichtern die Erstellung.
Vergrößern Apples iWork-Apps auf Mac und iPhone arbeiten perfekt zusammen, wenn man iCloud zum Datenaustausch nutzt. Gut gemachte Vorlagen erleichtern die Erstellung.

Das zweite Problem sind die Zeichensätze. Zwar ist eine sehr große Zahl an Zeichensätzen Bestandteil von iOS, doch iPhone-Anwender können keine neuen Zeichensätze installieren. Wer seine Dokumente am Schreibtisch mit Zeichensätzen aus Fremdquellen gestaltet, bekommt beim Öffnen am iPhone Probleme. Es bleibt also nur übrig, sich auf die absoluten Standards von Arial bis Zapf Dingbats zu beschränken und exotischere Zeichensätze zu vermeiden.

Die Vorlagen von Word sind deutlich dröger als die von Pages. Die Schwäche von Apples iWork-Apps ist, dass sie nur mit iCloud und nur mit ihren eigenen Formaten arbeiten mögen.
Vergrößern Die Vorlagen von Word sind deutlich dröger als die von Pages. Die Schwäche von Apples iWork-Apps ist, dass sie nur mit iCloud und nur mit ihren eigenen Formaten arbeiten mögen.

Doch diese kleinen Hürden lassen sich leicht umschiffen und fallen im kleinen, privaten Büro kaum negativ auf. Was mit der freien Nutzbarkeit der MS-Office-Apps entsteht, ist die Möglichkeit, Office-Dokumente auch auf dem iPhone und in einer gemeinsamen Umgebung mit dem Mac oder PC in den „echten“ Office-Apps zu bearbeiten, ohne Stress wegen nicht vorhandener Kompatibilität befürchten zu müssen. Davon profitieren auch Mac-Anwender, die ja keineswegs alle automatisch auch Fans des gestalterisch sicher überlegenen iWork-Pakets sind. So geht Microsofts Strategie, mit seinem Office-Paket den Standard zu setzen, am Ende auf.

0 Kommentare zu diesem Artikel
2042978