Menü Datei – Backstage-Bereich

Im Backstage-Bereich (den Sie über das Menü "Datei" erreichen – es ersetzt wie bereits erwähnt den bunten Office-Button von Office 2007) sind das Öffnen- und Speichermenü, die Optionen/Einstellungen von Excel, das Druckenmenü und die Vorlagen zusammengefasst. Unter Informationen erfahren Sie beispielsweise, wer alles Zugriff auf die geöffnete Exceldatei haben darf. Und Sie können diese mit einem Kennwort verschlüsseln. Gegebenenfalls wird hier auch der bereits erwähnte Kompatibilitätsmodus aufgeführt, wenn sie eine Exceldatei in einem älteren Office-Dateiformat öffnen.

Tipp: Um schnell mit einer Tabelle loslegen zu können, für die Sie bestimmte Formatierungen benötigen, greifen Sie am besten zu einer einigermaßen passenden Vorlage, die Sie ebenfalls im Backstagebereich finden. Und zwar unter „Neu“. Im Backstagebereich greifen Sie zudem ruckzuck via „Zuletzt verwendet“ auf die zuletzt genutzten Exceldateien zu.

Ganz wichtig ist der Backstage-Unterpunkt „Drucken“. Hier stellt Ihnen Excel eine Fülle von Druckoptionen zur Verfügung, die zumeist vollständig den Hardware-seitigen Möglichkeiten Ihres angeschlossenen Druckers entsprechen. In unserem Beispiel sehen Sie die Optionsvielfalt eines Netzwerk-fähigen Laserdruckers von Konica Minolta.

Unter „Freigeben“ können Sie eine Exceldatei im Web veröffentlichen und via Internet externen Mitarbeitern oder Kunden zur Ansicht oder zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. Dazu laden Sie die Exceldatei auf den Online-Speicher Skydrive, wofür eine Windows Live-ID (beispielsweise ein Hotmailaccount) erforderlich ist. Anschließend schicken Sie den Link an den Kollegen oder Kunden. Sie und jeder andere Besitzer einer Windows Live-ID können die Datei bis zu einem gewissen Grad auch ohne ein auf dem Rechner fest installiertes Excel bearbeiten – mit Excel Web App, das Bestandteil der Office Web Apps ist.

Derzeit klappt das allerdings noch nicht so einfach: Microsoft hat die Office Web Apps nämlich noch nicht offiziell zu Windows Live hinzugefügt. Sobald Sie aber Office 2010 Beta installieren, können Sie auch Office Web Apps Beta nutzen. Einige grundlegende Funktionen bietet Excel Web App bereits jetzt, den vollen Funktionsumfang von Excel 2010 wird es jedoch nie bieten.

Spannend in Zusammenhang mit Excel Web App ist die Möglichkeit, dass mehrere User gleichzeitig eine Exceltabelle bearbeiten können. Damit dabei nicht völliges Chaos ausbricht und sie sich gegenseitig ihre Änderungen überschreiben, können Sie Bereiche sperren. Zudem sehen Sie immer, wer alles an dem Dokument arbeitet und können gegebenenfalls zum Telefonhörer greifen und den Kollegen anrufen, während Sie beide gerade an der Exceltabelle zu Gange sind.

Alternativ können Sie via Freigeben die Exceldatei auch auf einen Sharepointserver schieben und anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Oder direkt als Mail verschicken. Die Umwandlung in ein PDF oder in ein Internet-Fax ist hier ebenfalls möglich.