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Das muss man beim Outsourcing von Anwendungen beachten

Die Auslagerung von Microsoft-Anwendungen wie Exchange oder Sharepoint an einen externen Dienstleister ist oft sehr sinnvoll. Achten sollte man dabei besonders auf die vom Provider zugesagte Verfügbarkeit, Servicequalität und Sicherheit.

Von Oliver Harmel

An den Wochenenden ist Deutschland noch immer ein Do-it-yourself-Land: Die Baumärkte sind gut besucht und gekauft wird alles, was man für den Ausbau und die Renovierung zu Hause benötigt. Die Devise lautet: Selbermachen statt Handwerker ins Haus zu holen. Von Montag bis Freitag dominierte diese Do-it-yourself-Mentalität lange Zeit auch in den IT-Abteilungen von Unternehmen. Hier ist mittlerweile jedoch vieles in Bewegung geraten.

Häufig steht bei der Auslagerung von IT-Aufgaben das Motiv der Kosteneinsparung im Vordergrund. Der externe Dienstleister kann die gewünschte Leistung preiswerter erbringen als die interne IT-Abteilung, so die Erwartung. Geringere Kosten im laufenden Betrieb sind ein überzeugendes Argument bei der Auslagerung von IT-Aufgaben.

In mittelständischen Unternehmen aller Branchen kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Die eng begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen für die Bereitstellung und den Betrieb einer hochverfügbaren IT-Infrastruktur. Steht gar ein Generationswechsel bei den eingesetzten Softwareplattformen an oder soll eine völlig neue Messaging- und Intranet-Lösung eingeführt werden, schauen sich die Mittelständler verstärkt nach Alternativen um.

Begrenzte eigene Ressourcen fördern Outsourcing
Aus technologischen, organisatorischen und nicht zuletzt aus betriebswirtschaftlichen Gründen spricht vieles gegen den Eigenbetrieb. Ist die Unternehmensstruktur in Bewegung, will man flexibel bleiben: Dann liegt die Auslagerung an einen Managed Services Provider nahe. Dadurch wird die Verantwortung für einen sicheren und hochverfügbaren Betrieb einer Messaginginfrastruktur an einen Dienstleister übertragen.

Beispielhaft für derartige Lösungen sind die Microsoft-E-Mail- und Messaging-Plattform Exchange sowie SharePoint. Speziell SharePoint eignet sich zum Aufbau von Unternehmensportalen, bei denen auf einer einheitlichen Oberfläche unterschiedliche, für ein Unternehmen wichtige Applikationen und Informationen bereitgestellt werden.

Idealerweise eröffnet ein solches Portal über einen Browser den personalisierten, sicheren Zugang zu Daten, internem Unternehmens-Know-how und Anwendungen. Passend dazu bietet Managed Exchange eine skalierbare und hochverfügbare E-Mail-Plattform, die in Verbindung mit der Managed SharePoint Suite Unternehmen eine ausbaufähige Plattform für alle Intranet-, Extranet- und Webanwendungen zur Verfügung stellt. Unternehmen können so wichtige Informationen und Fachwissen mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden gemeinsam nutzen.

Eingesetzt werden Portallösungen etwa von Vertriebsorganisationen, die oft an unterschiedlichen Firmenstandorten angesiedelt sind und deren Mitarbeiter sich zudem häufig unterwegs bei ihren Kunden vor Ort aufhalten. Über ein Vertriebsportal erhalten die Account Manager Zugriff zu allen für ihre Arbeit relevanten Applikationen und Daten.

Zudem können sie sich ständig auf dem neuesten Stand halten, was ihre aktuellen Aufgaben und Projekte im Team und ihre Kundenkontakte angeht. Über entsprechende Benutzerberechtigungen sowie daran gebundene Lese- und Schreibberechtigungen ist gewährleistet, dass jeweils nur autorisierte Teammitglieder in zuvor definierten Rollen Zugriff auf bestimmte Daten und Informationen haben.

Die dazu notwendige IT-Infrastruktur einschließlich der darauf aufsetzenden Applikationen Exchange und SharePoint einzurichten, zu betreiben und ständig auf dem aktuellen Stand zu halten, ist ein sehr ambitioniertes Vorhaben. Nur wenige IT-Abteilungen mittelständischer Unternehmen werden die damit verbundenen Aktivitäten ohne fremde Hilfe selbst in Angriff nehmen. Ihnen fehlen vielfach die personellen Ressourcen.

Denn eines steht fest: An eine solche Messaging- und Portallösung werden hohe Ansprüche gestellt. Während sich der Kunde um die Qualität der Inhalte kümmert, trägt der Dienstleister dabei die Verantwortung für die Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Integrität der Infrastruktur und der Applikationen. Im Vertriebsalltag können davon Umsatz und Geschäftserfolg abhängen. Ein Managed Service Provider muss daher rund um die Uhr für höchste Datensicherheit sorgen.

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