Mails ohne Datenverlust umziehen

Ein neuer PC, eine defekte Festplatte oder der Umstieg auf eine neue Windows-Version – es gibt viele Gründe, weshalb Sie mit Ihrem Postfach umziehen müssen. Wir erklären, wie der Umzug mit Programmen wie Outlook (Express), Vista Mail, Thunderbird & Co. ohne Datenverlust läuft, wie Sie Ihr Postfach richtig sichern und wie Sie alte Mails optimal archivieren. Abhängig davon, welches Mailprogramm Sie einsetzen, unterscheidet sich die Vorgehensweise für Umzug und Datensicherung. Mit dem Mailprotokoll IMAP gibt es allerdings ein effektives Verfahren, Mails von einem Rechner auf einen anderen umzuziehen, das mit praktisch jeder aktuellen Mail-Software klappt. Es eignet sich auch optimal zum Verschieben von Nachrichten aus Ihrem Postfach, die Sie bislang bei einem Webmail-Provider gespeichert haben.

Postfachdatei sichern
Als Bestandteil von MS Office setzen viele Anwender Outlook als Mailprogramm ein. Im Unterschied zur Express-Variante speichert Outlook alle Daten in einer einzigen Datei („Datendatei“). Ihre Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen verwaltet Outlook in einer zentralen Postfachdatei mit der Extension PST. Wird diese versehentlich gelöscht, sind alle Informationen vernichtet. Deshalb ist ein regelmäßiges Backup ratsam. Wenn Sie die PST-Datei sichern, können Sie Ihre Daten wiederherstellen, die aufgrund eines Defekts oder eines Bedienfehlers verlorengehen oder beschädigt werden. Sie können die Daten auch auf eine andere Festplatte auf demselben PC oder auf einen anderen Rechner verschieben oder übertragen, indem Sie die Postfachdatei vom ursprünglichen Speicherort sichern und am Ziel-PC wiederherstellen. Für ein Backup genügt es, Outlook zu beenden und die Datei mit der Endung PST zu sichern.

Ein Postfach:
Der Speicherort der PST-Datei lässt sich in Erfahrung bringen, indem Sie sich die Ordnerstruktur Ihres Outlook-Postfaches anzeigen lassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz oben auf „Persönliche Ordner“, und wählen Sie „Eigenschaften für Persönliche Ordner“. Die Schaltfläche „Erweitert“ zeigt Ihnen im Abschnitt „Pfad“ den genauen Ablageort an. Notieren Sie sich den angegebenen Pfad und den aufgelisteten Dateinamen. Wechseln Sie im Windows-Explorer in den angegebenen Ordner, und sichern Sie Ihre PST-Datei auf eine externe Festplatte oder ein anderes Speichermedium.

Mehrere Postfächer:
In Outlook können Sie über mehr als eine Postfachdatei verfügen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie alle PST-Dateien sichern. Um herauszufinden, mit welchen Postfachdateien Sie arbeiten, gehen Sie in die Systemsteuerung und doppelklicken auf das Symbol „Mail“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dateidateien“, um eine Liste der Datendateien anzuzeigen. Markieren Sie den ersten Eintrag, und Klicken Sie auf „Ordner öffnen“, um sich den Speicherort der Datei anzeigen zu lassen die Datei zu sichern. Auf diese Weise erstellen Sie eine Sicherungskopie aller in der Liste aufgeführten Datendateien.

Kein lokales Postfach:
Sie nutzen Outlook mit einem Exchange-Server und können keine PST-Datei auf Ihrem PC finden? Dann sind Ihre Mails, Kontakte und Kalendereinträge wahrscheinlich in einem Postfach auf dem Server gespeichert. In diesem Fall ist es ratsam, die Exchange-Daten zentral am Server zu sichern.

Einstellungen sichern:
Wenn Sie ein Backup der PST-Datei anlegen, verfügen Sie zwar über eine Sicherung aller Daten, nicht aber über ein Backup der persönlichen Einstellungen wie Kontoangaben, Signaturen, Mailabrufvorgaben und so weiter. Um diese Infos zu sichern, setzen Sie den Assistenten zum Speichern eigener Einstellungen ein. Damit können Sie alle relevanten Outlook-Einstellungen in einem Ordner Ihrer Wahl speichern und wiederherstellen. Der Assistent speichert die Einstellungen in einer Profileinstellungsdatei mit der Extension OPS. Dabei handelt es sich um einen Schnappschuss der relevanten Registry-Schlüssel und der zugehörigen Dateien für Ihre Office-Benutzerkonfiguration. Zum Sichern oder Wiederherstellen der Einstellungen starten Sie den Assistenten über die Office-Programmgruppe und folgen den Anweisungen.

Backup bei Outlook Express, Vista Mail und Thunderbird
Outlook Express und der Nachfolger Vista Mail speichern Daten in einem zentralen Ordner des aktuellen Benutzers.

Postfach sichern:
Outlook Express speichert Ihre Mails in einem Windows-Ordner mit kryptischen Namen. Damit Sie wissen, wo auf der Festplatte er sich befindet und wie er heißt, gehen Sie im Mailprogramm unter „Extras, Optionen“ zur Registerkarte „Wartung“. In Vista Mail gehen Sie auf „Extras, Optionen, Erweitert, Wartung“. Die Schaltfläche „Speicherordner“ zeigt Ihnen den Ordner an, in dem die Mails gespeichert sind. Im angegebenen Pfad finden Sie eine Reihe von Dateien, die Sie sichern müssen. Wechseln Sie im Windows-Explorer in den Ordner und kopieren seinen Inhalt in das gewünschte Sicherungsverzeichnis, oder Brennen Sie den Ordner auf eine DVD. Im Falle eines Umzugs kopieren Sie die DBX-Dateien in den entsprechenden Ordner der Neuinstallation von Outlook Express oder Vista Mail.
Wichtig: Outlook Express und Vista Mail können verschiedene Identitäten verwalten. Sollten mehrere vorhanden sein, melden Sie sich auch mit den anderen verwendeten Identitäten (Benutzernamen) an und wiederholen die Sicherung.

Kontakte sichern:
Outlook Express legt die Adressen dagegen im Windows-Adressbuch (WAB) ab, das Sie zusätzlich sichern und im Falle eines Umzugs auf dem Zielsystem einspielen müssen. Und so geht’s: Öffnen Sie den Ordner „C:\Dokumente und Einstellungen\<Ihr Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Address Book“. Für jedes verwendete Outlook-Express-Profil finden Sie dort eine WAB-Datei, die Sie im Windows-Explorer sichern können. Im Falle eines Umzugs importieren Sie die Datei auf dem Zielsystem in Outlook Express über „Datei, Importieren, Adressbuch“.
Achtung: Wenn Sie das Adressbuch über die Exportfunktion von Outlook Express („Datei, Exportieren, Adressbuch“) als „Persönliches Adressbuch für Microsoft Exchange“ sichern, meldet Outlook Express zwar, dass das Adressbuch vollständig exportiert wurde, verrät aber nicht, wo es die Daten gespeichert hat. Sie können das Adressbuch auch als Textdatei exportieren lassen und sich den Speicherort aussuchen, die daraus resultierende Exportdatei kann Outlook Express jedoch nicht wieder importieren.