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Das sind die schlimmsten Mail-Sünden

23.05.2010 | 09:46 Uhr |

E-Mail ist ein geniales Kommunikationsmittel - wenn man den richtigen Umgang mit Mails beherrscht. Sie sollten deshalb die Fallstricke beim Mailen kennen - wir verraten die schlimmsten Mail-Sünden.

Erinnern Sie sich noch, wie wir ohne E-Mails gearbeitet haben? Briefe wurden diktiert oder per Hand vorgeschrieben. Die Sekretärin hat mit dem Chef besprochen, wer den Brief als Kopie erhält und wie der Betreff formuliert werden muss, damit man ihn in der Ablage wiederfindet. Heute schreiben auch hochrangige Manager und Experten ihre E-Mails selbst - mit allen Folgen. Unternehmensberaterin Christiane Eckhardt, Principal bei Detecon International GmbH und Mitglied des European Womans Management Development Network, hat die schlimmsten E-Mail -Sünden zusammengestellt.

Sie suchen verzweifelt die Mail zum Angebot aus dem Januar mit dem Anbieter XY aus der Schweiz, bei dem die Konditionen geändert werden sollen. Mit diesem Betreff ist aber nichts zu finden in Ihrer elektronischen Ablage zu diesem Thema. Sie ärgern sich, weil die Mail noch in ihrem Posteingang schmort. Das Angebot müssten Sie von der Kollegin Müller erhalten haben …aber die war im Januar in Urlaub…dann war es ihr Vertreter Herr Schmidt…Sie finden nichts unter Müller, nichts unter Schmidt, nichts unter Angebot Firma XY, Schweiz.

Da bleibt nichts übrig, als alle Januar- Mails zu prüfen. Wenn Sie die richtige Mail finden, ist sie garantiert von Frau Meier, der Sekretärin von Frau Müller. Sie ist erst am 8. Februar und die Betreffzeile lautet "Polnisches Angebot aus dem Rennen". Im Text steht, dass Sie alternativ das Angebot der Schweizer Firma zur Kenntnis erhalten, weil die polnische Firma die Anforderungen nicht erfüllt. Außerdem könnten Sie den Vorschläge entnehmen, wie die Konditionen verändert werden sollen.

Die Mailkette umfasst acht E-Mails von Kollegen des Absenders mit widersprüchlichen Vorschlägen. Also schreiben Sie dem Absender eine barsche E-Mail und fragen, was denn nun der letzte Stand für die Konditionen dieses Angebots ist. Willkommen im täglichen Wahnsinn , den wir uns gegenseitig in Form von E-Mails bereiten!

Die meisten Manager wurden in ihrer Ausbildung mit den Grundregeln der Kommunikation vertraut gemacht. Sie haben erfahren, dass jede Kommunikation vier Komponenten hat:

  • den Sachinhalt,

  • die Beziehungsinformation (Wie gehe ich mit meinem Gegenüber als Empfänger um?),

  • einen Appell, der den Wunsch betrifft, welche Wirkung die Kommunikation haben möge,

  • die Selbstoffenbarung: Wie stelle ich mich selbst dar, was sagt diese Nachricht über mich aus?

Kommunikation im geschäftlichen Zusammenhang dient dem Geschäftszweck. Sie hat zielgerichtet zu sein, soll die Performance verbessern und Probleme lösen. In Zahlen ausgedrückt stellt sich die Problematik wie folgt dar: In einem Unternehmen arbeiten 10.000 Mitarbeiter mit E-Mail. Jeder verliert täglich durch Wirrungen der E-Mail- Kommunikation fünf Minuten produktiver Arbeitszeit. Rechnen Sie mit: Das ergibt pro Jahr bei einem Kostensatz von 100 Euro pro Mitarbeiter und 200 Arbeitstagen die stolze Summe von zirka 16 Millionen Euro. Was läuft also schief?

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