Clevere Outlook-Tipps für jeden Fall

Das mächtige Outlook kann sehr viel mehr, als elektronische Post verschicken; zum Beispiel alle Feiertage automatisch in den integrierten Kalender aufnehmen, Nutzer an die Geburtstage ihrer Freunde erinnern oder eingehende Nachrichten automatisch verarbeiten. Wir verraten Ihnen die 20 besten Tipps für die zwei Hauptfunktionen E-Mail und Kalender. Der Artikel bezieht sich auf die immer noch weit verbreiteten Outlook-Versionen 2003 und 2007. Wer mit einer älteren Fassung oder mit dem aktuellen Outlook 2010 arbeitet, findet ähnliche Funktionen.

Welches Konto?
Am Anfang steht das Einrichten des Mailkontos. Dabei haben Anwender die Wahl zwischen zwei Kontotypen: POP3 oder IMAP. Ersterer holt die Nachrichten vom Server ab. Nach dem Übertragen werden die Mails normalerweise vom Server gelöscht, damit der Speicherplatz wieder frei ist. Bei IMAP bleiben auch nach dem Abrufen sämtliche E-Mails auf dem Server – der lokale PC erhält lediglich eine Kopie davon. Deshalb ist IMAP meist die bessere Wahl als POP3, sofern der Mailprovider dies unterstützt.

Zum Einrichten des Kontos wählen Sie in Outlook 2003 Extras/E-Mail-Konten. In der Version 2007 gelangen Sie via Extras/Kontoeinstellungen/Neu zum entsprechenden Menü. In Outlook 2003 definieren Sie danach den Kontotyp (POP3 oder IMAP) und fahren per Weiter fort. Im nächsten Fenster verlangt Outlook die Informationen Ihres Mailanbieters.

In der 2007er-Version ist bei POP3-Konten meist keine Konfiguration nötig; Outlook erkennt die Einstellungen vieler Mailanbieter automatisch. Für IMAP braucht es hingegen eine manuelle Konfiguration. Markieren Sie die entsprechende Option A.