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E-Mail und digitale Steuerprüfung

Dieser Ratgeber zum Thema Mail und Steuerprüfung erklärt, was Unternehmen bei Mail in Zusammenhang mit der digitalen Steuerprüfung beachten müssen und wie die Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden aussehen.

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Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten sowie zum Nachweis, dass die Daten und Inhalte nicht verändert wurden. Denn das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Prüfbarkeit auch der digitalen Daten und Dokumente gegeben ist.

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beschreiben grundsätzlich die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden. Bei der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen wird im Abschnitt zu den elektronischen Abrechnungen vorgegeben, dass der Originalzustand des übermittelten und gegebenenfalls noch verschlüsselten Dokuments jederzeit überprüfbar sein muss. Für die Aufbewahrung von relevanten Unterlagen wird explizit und unter Hinweis auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Unveränderbarkeit der Unterlagen und die Aufbewahrung im Originalformat gefordert.

Die GDPdU sowie die GDPdUZ (erweiterte GDPdU mit zusätzlichen Regelungen für den Zollprüfungsdienst) orientieren sich an den bisherigen Regeln zur Prüfung und übertragen sie in die digitale Welt. So können sich Prüfer auf den Umgang mit digitalen Daten und Dokumenten umstellen. Die einzige wesentliche Neuerung ist dabei die Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit elektronisch erzeugter Informationen und dies trifft auch auf den E-Mail-Verkehr zu, soweit hier aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente betroffen sind.

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