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Effektive Bremse gegen zu hohe Softwarekosten

27.10.2008 | 10:01 Uhr |

Ohne PCs, Server oder mobile Systeme können auch kleinste Unternehmen ihr Tagesgeschäft nicht mehr stemmen. Und weil deswegen immer mehr Softwareprodukte zum Einsatz kommen, müssen diese verwaltet und organisiert werden. Für IT-Leiter meist eine große Herausforderung.

Egal in welches Unternehmen man blickt, die IT-Infrastruktur stellt das Herzstück des operativen Geschäfts dar. Je größer der Betrieb, desto mehr IT. Dies gilt insbesondere für Software und so ist es keine Seltenheit, dass in mittelständischen Unternehmen mehr als 100 unterschiedliche Softwarevarianten im Einsatz sind. Hier den Durchblick zu bewahren, was nötig, überflüssig oder unsinnig ist, fällt schwer. Schnell kann die Vielfalt an eingesetzten Softwarelizenzen zum Albtraum werden.

Das sieht auch Frank Naujoks, Director Research & Market Intelligence bei i2s, so. "Anwenderunternehmen müssen nicht nur die unterschiedlichen Lizenz- und Wartungsmodelle berücksichtigen. Vielmehr müssen sie auch die verschiedensten Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen, was zu einer immer größeren Komplexität führt." Unterschiedliche Lizenz- und Beschaffungsformen stellen somit eine große Herausforderung für kleinere Anwenderunternehmen dar. Dabei ist gerade die organisatorische und administrative Abwicklung, das Lizenzmanagement, ein zentrales Problem", meint Naujoks.

Komplexität führt häufig zu Fehlern

Der Anteil von unlizenzierter Software in deutschen Unternehmen lag laut einer Studie der BSA (Business Software Alliance) und des Marktforschungsunternehmens IDC im Jahr 2007 bei 27 Prozent. Dies entspricht Softwareprogrammen im Wert von 1,33 Milliarden Euro, rund 30 Millionen Euro mehr als im vorangegangenen Jahr. Die BSA unterstützt durch ihre Tätigkeiten Softwarehersteller wie Adobe, Corel, Microsoft bei der Durchsetzung ihrer Interessen.

So auch im Fall einer Spedition aus Süddeutschland: Das Fehlverhalten eines IT-Administrators hat diesem eine Haftstrafe von acht Monaten auf Bewährung eingebracht. Er hat aus Zeitgründen die Software-Installationen ohne Lizenz vorgenommen. Die Spedition, für die er arbeitete, wurde kurz darauf des Einsatzes von unlizenzierter Software auf über 200 Rechnern an Standorten in ganz Deutschland überführt. Das Unternehmen musste rund 200.000 Euro an Schadensersatz und für den Nachkauf der fehlenden Lizenzen zahlen. Die BSA hatte im Namen ihrer Mitglieder Strafantrag gestellt, nachdem ein ehemaliger Mitarbeiter der Spedition mit Hauptsitz in Süddeutschland einen Hinweis auf die illegale Software gegeben hatte. Die Polizei durchsuchte daraufhin in einer konzertierten Aktion alle Filialen der Firma gleichzeitig und entdeckte dabei mehrere hundert Raubkopien.

Dieses Szenario ist in Deutschland kein Einzelfall. So mussten Unternehmen 2007 rund 2,7 Millionen Euro an Schadensersatz und Lizenznachkaufkosten an die BSA und ihre Mitglieder zahlen. Die Gesamtsumme der Zahlungen innerhalb der Europäischen Union (EU) lag im ersten Halbjahr 2008 bei umgerechnet rund 5,4 Mio. Euro in 179 verschiedenen Fällen. "Ein IT-Verantwortlicher darf sich nicht in die Situation bringen, durch illegale Handlungen sein Unternehmen und sich selbst dem rechtlichen Risiko unlizenzierter Software auszusetzen", kommentiert Georg Herrnleben, Director Zentral- und Osteuropa der Business Software Alliance. "Es ist nur eine trügerische Kostenersparnis, die ihn oder die Geschäftsführung im schlimmsten Falle vor Gericht bringen kann."

Software-verwaltung wird komplexer

Auch IT-Verantwortliche haben erkannt, dass die Beschaffung und Verwaltung von Software immer komplexer wird. Eine von Microsoft in Auftrag gegebene Untersuchung zum Kaufverhalten von Unternehmensentscheidern beim Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne belegt dies. Von den 400 befragten IT-Verantwortlichen trafen immerhin 86 Prozent diese Aussage. Viele IT-Entscheider sähen darin auch eine Hemmschwelle bei der Einführung neuer IT in ihrem Unternehmen. Die Hersteller bemühen sich daher, ihre Lizenzmodelle zu vereinfachen und das Beschaffen sowie Verwalten von Lizenzen für den Anwender zu erleichtern.

Kai Göttmann, Vertriebsdirektor Mittelstand und Partner der Microsoft Deutschland GmbH, stellt fest: "Der richtige Einsatz von IT ist ein Schlüsselfaktor im Unternehmen. Der Erwerb von Software wurde aber mit dem steigenden Angebot immer komplizierter und stellt mittlerweile hohe Anforderungen an die Firmen. Es ist jedoch wichtig, dass unsere Kunden bei Bedarf IT-Lösungen schnell und einfach erwerben und anwenden können. Nur so zahlt sich Unternehmenssoftware wirklich aus und unterstützt sinnvoll Geschäftsprozesse." Lizenzen und Lizenzpolitik sollten daher auf der Agenda aller seriösen Unternehmen stehen, die nachhaltig wirtschaften.

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