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Libre Office automatisch: Lassen Sie Writer und Calc für sich arbeiten

07.11.2016 | 14:03 Uhr |

Libre Office bietet Automatismen wie Speicherfunktionen, Tastenkombinationen, Autotext-und Autofill-Funktionen sowie eine Makro-Programmierumgebung. Wo und wie man diese Möglichkeiten optimiert – oder auch abstellt –, lesen Sie hier.

Bei der Arbeit mit Writer und Calc werden typische Buchstabendreher korrigiert, Aufzählungen, Datumsangaben oder Nummerierungen automatisch erkannt, Zellen intelligent ausgefüllt und Wortvorschläge gemacht. Die Voreinstellungen, die viele Nutzer unkritisch belassen, sind zwar sinnvoll, aber naturgemäß nicht optimiert für individuelle Arbeitsabläufe. Genau wie bei Microsoft Office sind viele Anwender vom gut gemeinten Mitdenken der Software oft sogar genervt. Abschalten? Nein! Mit etwas Anpassung erweisen sich die Autofunktionen als wirkliche Helfer. Die Tipps beziehen sich auf Libre Office 5.1.3.2 , wie es das aktuelle Ubuntu 16.04 mitbringt, sollten aber uneingeschränkt auch für ältere Versionen gelten.

Auto-Ersetzen für alle Office-Komponenten

Das Auto-Ersetzen hat eigentlich die Aufgabe, typische Tippfehler wie Buchstabendreher automatisch zu korrigieren. Dafür nutzt Libre Office eine globale Ersetzungsliste, die für alle Komponenten gleichermaßen gilt. Sie können die Autokorrektur unter „Extras -> AutoKorrektur-Optionen“ auf der Registerkarte „Ersetzen“ aber auch als Autotext-Zentrale nutzen.

Libre Office geht an dieser Stelle selbst weit über die Fehlerkorrektur hinaus, wenn es etwa Hunderte von Einträgen wie

:Schach Turm weiß:

anbietet, die dann durch passende Sonderzeichen ersetzt werden.

Um besonders häufige genutzte Namen und Wörter hier einzutragen, geben Sie unter „Kürzel“ die Kurzform ein wie etwa „#a“ und unter „Ersetzen durch“ das tatsächliche Wort wie etwa „Aminosäure“. Mit „Neu“ und „OK“ ist die Abkürzung gespeichert. Folgt künftig der Eingabe „#a“ eine Leer-, Eingabe-oder Tab-Taste, so schreibt jede Office-Komponente das Wort „Aminosäure“. Ein Sonderzeichen wie hier „#“ ist nicht unbedingt notwendig, stellt aber sicher, dass solche Ersetzungsautomatismen nicht beim Schreiben normaler Wörter ausgelöst werden.

Die Autokorrektur-Liste befindet sich als „DocumentList.xml“ unter „~/.config/libreoffice/4/user/autocorr“ und kann hier auch manuell editiert oder auf andere Rechner übertragen werden.

Wortergänzungen im Writer

Automatische Wortergänzungen unterstützen insbesondere Fachautoren und Studenten, die mit vielen Spezialbegriffen und Personennamen zu tun haben. Das Prinzip der Wortergänzung ist einfach: Der Writer indiziert jeden geladenen Test, sammelt die im aktuellen Text enthaltenen Wörter in einer Liste und schlägt sie beim Tippen vor. Dann genügt die Eingabe weniger Buchstaben, bis ein passender Wortvorschlag erfolgt, den Sie (standardmäßig) mit der Eingabetaste in den Text übernehmen. Je umfangreicher und komplexer der Text, desto umfangreicher fällt die Wörterliste aus.

Der Writer erstellt einen Index, der auch für andere Dateien gilt.
Vergrößern Der Writer erstellt einen Index, der auch für andere Dateien gilt.

Anders als Autokorrektur oder Autotext ist die Wortergänzung keine feststehende Liste, sondern eine dynamische Funktion, die sich auf das oder die geöffnete(n) Dokument(e) bezieht. Wenn Sie die Dateien schließen, spätestens wenn Sie Libre Office beenden, löscht Libre Office die Liste. Feineinstellungen über Umfang und Verhalten können Sie unter „Extras -> AutoKorrektur -> AutoKorrektur-Optionen“ auf der Registerkarte „Wortergänzung“ vornehmen. Unter anderem gibt es auch eine Option, die Wortliste beim Schließen eines Dokuments zu löschen, was sich aber nur dann empfiehlt, wenn Sie Texte unterschiedlicher inhaltlicher Ausrichtung erstellen.

Wer das Prinzip verstanden hat, erhält mit der „Wortergänzung“ eine unschätzbare Hilfe, die wenig Arbeit macht: Beim Anlegen neuer Texte genügt es, vorher eine thematisch ähnliche, möglichst umfangreiche Datei zu laden. Deren Wörterliste gilt dann auch für die neue Datei. Wer die Methode optimieren will, kann sich auch eine spezielle Datei „Wörterliste“ anlegen (bei Verlagen oft Standard), die dann wirklich nur die notwendigen Fachbegriffe enthält. Nimmt man einen normalen Text als Basis, sind nämlich stets auch unnötige Wörter und Flexionsformen dabei.

Textbausteine für den Writer

Als umfassende Schreibhilfe gibt es in der Komponente Writer den „AutoText“ (unter „Extras“). Damit erstellte Textbausteine gehen über Wortergänzungen weit hinaus und erlauben den Abruf ganzer Absätze inklusive Formatierung nach Eingabe eines Kürzels. Typische Kandidaten sind etwa Adressen. Um einen neuen Autotext abzulegen, schreiben und formatieren Sie die Passage zunächst optimal, wobei auch Feldfunktionen möglich sind – etwa „Einfügen -> Feldbefehl -> Datum“. Den fertigen Text markieren Sie und starten dann „Extras -> AutoText“ (Strg-F3). Hier vergeben Sie einen beschreibenden Namen und das maßgebliche „Tastaturkürzel“ – etwa „adr“ für die Adresse. Nach Klick auf die Schaltfläche „AutoText“ erscheint die Option „Neu“, die den Textbaustein einfügt, und nach „Schließen“ des Dialogs ist er dauerhaft gespeichert. Die weiteren Möglichkeiten des Dialogs, etwa das Ändern oder Löschen von Bausteinen, erschließen sich weitgehend selbst. Abgerufen wird ein Autotext-Baustein über die Eingabe des Kürzels an der gewünschten Stelle und Drücken der Funktionstaste F3. Autotext ist rechnerübergreifend transportabel, da Libre Office die Bausteine unter „~/.config/libreoffice/4/user/autotext“ speichert.

Auch interessant: 13 clevere Tipps & Tricks für Libre Office in Linux

Autofunktionen in Libre Office Calc

Die Automatismen bei der Zahleneingabe in Calc-Tabellen folgen den üblichen Spreadsheet-Standards. So werden einfache arithmetische oder geometrische Reihen wie „3 – 7 – 11“ erkannt und nach Markieren und Ziehen automatisch mit „15 – 19 …“ erweitert. Für Texteingaben bietet Libre Office Calc die Funktion „AutoEingabe“, die grundsätzlich alle in einer Spalte bereits enthaltenen Einträge erneut anbietet, wenn der Anfangsbuchstabe übereinstimmt. Der Service lässt sich über „Extras -> AutoEingabe“, in älteren Versionen unter „Extras -> Zellinhalte -> AutoEingabe“ abschalten.

Nach Eingabe eines Eintrags lässt sich Liste durch Ziehen mit der Maus in die Nachbarzelle einfügen.
Vergrößern Nach Eingabe eines Eintrags lässt sich Liste durch Ziehen mit der Maus in die Nachbarzelle einfügen.

Calc scheint auch zu verstehen, dass Sie nach der Eingabe „Januar“ in der Regel die Monatsnamen „Februar“, „März“ benötigen: Es genügt, die Zelle mit dem Eintrag „Januar“ zu markieren und dann mit der Maus nach unten zu ziehen. Diese „Intelligenz“ beruht aber auf einigen simplen vorgegebenen Listen. Über „Extras -> Optionen -> LibreOffice Calc -> Sortierlisten“ können Sie über „Neu“ eigene Listen anlegen – etwa mit sämtlichen Mitarbeitern Ihrer Abteilung, mit Produktnamen, mit Software oder mit Fußballmannschaften. Der Dialog kann auch einen aktuell in Calc markierten Bereich mit „Liste kopieren aus:“ ohne Tipparbeit importieren. Danach genügt dann ein einziger Eintrag der Liste – und Calc wird nach Ziehen dieser Zelle sämtliche weiteren Namen automatisch eintragen.

Die automatische Konvertierung von Eingaben wie „5.1.“ in das Datumsformat „05.01.2016“ ist in der Regel eine begrüßenswerte Vereinfachung, kann aber auch stören – etwa wenn Sie ein Spalte mit Versionsangaben zu Software anlegen wollen. Hier hilft das bewährte Hochkomma (') zu Beginn der Zelle. Um dieses eingeben zu können, müssen Sie aber eine Einstellung ändern: Unter „Extras -> AutoKorrektur-Optionen -> Gebietsschemaabhängige Optionen“ muss das typografische Ersetzen von Anführungszeichen deaktiviert werden. Ein eingegebenes'5.1. wird als dann als Text akzeptiert – und das Hochkomma bleibt in Calc unsichtbar.

Automatisches Speichern

Bearbeitungsfehler, die man versehentlich gespeichert hat, können zeitaufwendige manuelle Korrekturen nach sich ziehen. Die einfachste Rückversicherung sind automatische Sicherheitskopien des letzten Zustands. Libre Office unterstützt dies durch die Option „Extras -> Optionen -> Laden/Speichern -> Allgemein -> Sicherungskopie immer erstellen“. Ist diese Option aktiv, wird stets die vorherige Dateiversion in das Backupverzeichnis kopiert, sobald eine aktuelle Version gespeichert wird.

Noch mehr Sicherheit entsteht dadurch, dass Sie das Backupverzeichnis auf einem externen Datenträger oder im Netzwerk definieren. Die Einstellungen finden Sie unter „Extras -> Optionen -> LibreOffice -> Pfade ändern“. Tragen Sie beim Eintrag „Sicherungskopien“ nach „Bearbeiten“ den neuen Pfad ein. Dabei ist auch ein ins Dateisystem eingebundener Netzwerkpfad möglich. Die Netzfreigabe sollte dann aber standardmäßig gemountet und immer verfügbar sein.

Tastenkombination optimieren

Libre Office enthält Hunderte von kleinen Funktionen, die man bei Bedarf nur prominenter zugänglich machen muss. Ein typisches Beispiel ist etwa das für Vielschreiber essenzielle Einfügen von purem Text ohne Formatierung und Bildelementen. Das funktioniert einwandfrei mit „Bearbeiten -> Inhalte einfügen -> Unformatierter Text“, nur ist dieser Weg viel zu umständlich. Über „Extras -> Anpassen ->Tastatur“ können Sie den Vorgang auf einen griffigen Hotkey wie etwa Strg-U verkürzen. Klicken Sie dazu unten bei den „Funktionen“ auf den Bereich „Bearbeiten“ und suchen Sie dann daneben die Funktion „Unformatierten Text einfügen“. Danach gehen Sie oben unter den „Tastenkombinationen“ auf „Strg-U“ und klicken auf „Ändern“. Fertig!

Häufig benötigte Funktionen können Sie auf den Hotkey Ihrer Wahl legen.
Vergrößern Häufig benötigte Funktionen können Sie auf den Hotkey Ihrer Wahl legen.

Sie werden feststellen, dass die Funktion bereits den Hotkey Strg-Alt-Umschalt-V besitzt, den wir allerdings unhandlich finden und kurzerhand gelöscht haben. Sie werden ferner feststellen, dass Strg-U standardmäßig für das Unterstreichen vorgesehen ist: Wenn Sie das häufig benutzen, sollten Sie natürlich einen anderen Hotkey für das unformatierte Einfügen wählen. „Unformatiert einfügen“ ist nur ein Beispiel: Da jeder Office-Benutzer andere Lieblingsfunktionen alltäglich benötigt, lohnt sich das exemplarisch beschriebene Optimieren auf der „Tastatur“-Registerkarte aber in jedem Fall.

Einfache Makros erstellen

Die Basic-Programmiersprache von Libre Office ermöglicht umfassende Automatisierung – was diesen Beitrag freilich sprengen würde. Wir beschränken uns daher auf grundsätzliche Anregungen und ein sehr einfaches Beispielmakro. Starten Sie die Makroverwaltung mit dem Hotkey Alt-F11 oder über „Extras -> Makros -> Makros verwalten -> LibreOffice Basic“. Wenn Sie noch nie ein Makro erstellt haben, landen Sie auf „Meine Makros -> Standard“ und gelangen mit „Neu“ zum Code-Editor.

Öffnet den Quellordner des aktuellen Dokuments im Dateimanager.
Vergrößern Öffnet den Quellordner des aktuellen Dokuments im Dateimanager.

Beispiel 1: Um mit einem nützlichen Beispiel Appetit zu machen, verwenden Sie etwa das abgebildete Beispiel: Es öffnet den Ordner des aktuellen Dokuments im Ubuntu-Dateimanager Nautilus (Nemo unter Mint wäre genauso möglich wie der Explorer unter Windows). Dies ist ein typisches Anliegen, um schnell die zum Dokument gehörigen Bilder, Notizen oder URLs zu erreichen. Tragen Sie den Code manuell ein oder kopieren Sie ihn von http://paste.ubuntu.com/16988469 .

Für den bequemen Zugriff sind solche Makros am besten in die Symbolleiste einzubauen oder per Hotkey abzurufen. Für den Einbau in die Symbolleiste verwenden Sie „Extras -> Anpassen -> Symbolleisten“. Nach „Hinzufügen“ geht es unter „Bereich“ ganz nach unten zu den „LibreOffice Makros“. Unter „Meine Makros -> Standard“ finden Sie das ebene erstellte Makro und binden es mit „Hinzufügen“ in die Symbolleiste ein. In der Symbolleiste können Sie dann mit „Ändern -> Symbol austauschen“ noch ein passendes Icon auswählen. Ein Klick auf das Symbol öffnet den Ordner des Dokuments im Nautilus-Dateimanager.

Beispiel 2: Die Makroverwaltung (Alt-F11) zeigt unter „LibreOffice Makros“ eine Anzahl von Beispielen und praktischen Tools. So kann etwa das Makro unter „Gimmicks -> Autotext“ eine Liste aller aktuellen Autotexte im Writer ausgeben. Wählen Sie dazu einfach das Modul „Autotext -> Main“ und klicken Sie auf „Ausführen“. Es handelt sich um eine reine Übersicht. Für Änderungen der Autotext-Sammlung müssen Sie den Dialog „Extras -> Autotext“ benutzen wie oben beschrieben.

Beispiel 3: Das dritte hier erwähnte Makro ist für Engagierte unentbehrlich, verspricht aber weder Spaß noch schnellen Nutzen. Hier geht es um die Objekteigenschaften der Office-Dokumente und darum, dass etwa ein Writer-Text ganz andere Basic-Eigenschaften hat als eine Calc-Tabelle. Um einen Überblick zu erhalten, was Sie in Libre Office Basic mit Texten, Tabellen, Präsentationen und Datenbanken anstellen können, verwenden Sie folgenden Makrocode:

Sub Properties
GlobalScope.BasicLibraries.LoadLibrary("Tools")
x=ThisComponent
WritedbgInfo(x)
End Sub

Wenn Sie diesen Code mit F5 auslösen, erhalten Sie im Writer eine Property-Liste. Beachten Sie, dass diese anders ausfällt, je nachdem, ob ein Writer-Text, eine Calc-Tabelle oder eine Impress-Präsentation aktiv war. Die Listen bieten keine Syntaxanleitung, aber eine Basis, mit der Sie weiter recherchieren und nach konkreten Codebeispielen suchen können. Einschlägige Informationsquellen sind https://help.libreoffice.org , http://api.libreoffice.org/examples/examples.html und www.pitonyak.org .

Hilfestellung durch Makroaufzeichnung

Die Makroaufzeichnung gilt noch als experimentell und ist daher nicht standardmäßig aktiviert. Sie kann aber bei kleingliedrigen Aktionen wie etwa beim Navigieren und Ausfüllen von Calc-Zellen viel Codeecherche und Tipparbeit ersparen. Unter „Extras -> Optionen -> LibreOffice -> Erweitert“ finden Sie die Einstellung „Ermöglicht eine Makroaufzeichnung (eingeschränkt)“. Danach ist unter „Extras -> Makros“ der zusätzliche Menüpunkt „Makro aufzeichnen“ verfügbar. Klicken Sie darauf und führen Sie dann die Menü-und Bearbeitungsaktionen aus, die Sie für Ihr Makro benötigen. Anschließend beenden Sie die Aufzeichnung mit der gleichnamigen Schaltfläche. Damit öffnet sich die Makroverwaltung, wo Sie einen Namen vergeben und das Makro „Speichern“. Über die Makroverwaltung (Alt-F11) können Sie nun Teile des aufgezeichneten Codes in andere Makros einbauen oder das aufgezeichnete Makro manuell ausbauen.

Die Aufzeichnung eignet sich meist nur als Codegenerator für einzelne Aktionen. Ein komplexes Makro werden Sie auf diese Weise nicht erzielen.

Weitere Autokorrektur-Optionen

Bei weiteren Writer-Korrektureinstellungen unter „Extras -> AutoKorrektur -> AutoKorrektur-Optionen -> Optionen“ geht es nicht um schnelles Schreiben, sondern um automatische Formatierungen wie etwa das Erkennen von Webadressen und Umwandeln in klickfähige Hyperlinks. Im genannten Optionsdialog können Sie wählen, welche Aktionen während der Texteingabe erfolgen sollen. Diese werden in der Spalte „[E]“ für Eingabe angezeigt. Generell arbeiten Eingabeautomatismen nur, wenn die Option „Extras -> AutoKorrektur -> Während der Eingabe“ aktiv ist. In der Praxis eher zweitrangig ist die Spalte „[N]“ für spätere Nachbearbeitung, die Sie mit „Extras -> AutoKorrektur -> Anwenden“ auslösen können.

Während eine aktive Autokorrektur meist erwünscht ist, sind manche Details je nach Umfeld eher störend – so etwa das Erkennen und Umformatieren von nummerierten Absätzen. Dies lässt sich an dieser Stelle gezielt abschalten.

Nicht alle Writer-Automatismen eignen sich für jeden: Einige Details lassen sich hier abschalten.
Vergrößern Nicht alle Writer-Automatismen eignen sich für jeden: Einige Details lassen sich hier abschalten.
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