MP Rechnungs- & Kundenverwaltung

Die kostenfreie Anwendung YABS (Yet another Business Software; ehemals MP Rechnungs- und Kundenverwaltung) eignet sich zur Verwaltung von Kunden, Waren und Rechnungen. Die Java-Software ist auch auf anderen Systemen einsetzbar. Eine umfangreiche Installation entfällt. Sie laden zunächst das aktuelle Programmarchiv YABS.1.173.zip auf Ihren Rechner und entpacken es. Öffnen Sie ein Terminal-Fenster, wechseln Sie in das Verzeichnis mit dem entpackten JAR-Archiv und starten es mit „java –jar jabs.jar“.

Hinweis zur neuen Version Yabs 1.17: Neu hinzugekommen sind eine Kalenderübersicht, eine bessere Druckerunterstützung und viele Fehlerkorrekturen.

Auf die Meldung „Das Arbeitsverzeichnis ist nicht ermittelbar“ wählen Sie im folgenden Dialog die JAR-Datei per Mausklick aus, um die MP-Installation zu starten. Hier reicht es zunächst, die Lizenzbedingungen zu akzeptieren. Nach einem Klick auf „Weiter“ erstellt das Programm die erforderliche Konfiguration und meldet, wenn Sie starten können. Anschließend gibt das Werkzeug den Blick auf seine Oberfläche frei.

Kundenzentrale
Innerhalb des Programms dreht sich alles um Ihre Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten. Beginnen Sie am besten damit, erste Datensätze anzulegen oder diese aus anderen Anwendungen zu importieren. Zur manuellen Eingabe klicken Sie links in der Hauptnavigation auf „Kontakte, Kunden“. Daraufhin öffnet sich das Register „Kunde“. Wollen Sie eine Kundennummer vergeben, klicken Sie auf die Lupe neben dem Feld „Nummer“. Im nachfolgenden Dialog definieren Sie die Elemente der Kundennummern. Unter „Hilfe“ finden Sie mögliche Parameter. Mit „Test“ zeigt der Dialog eine Vorschau an, die Sie bei Gefallen „Als Startwert festlegen“. Einen bereits vorhandenen Adressenbestand lesen Sie mit „Datei, Importieren, Kontakte (csv)“ als kommaseparierte CSV-Datei ein. Im Dialog wählen Sie die Trennzeichen und die Import-Datei.

Rechnungen schreiben
Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen erledigen Sie direkt mit der Software. Dazu klicken Sie in der Hauptnavigation den Bereich „Kunden“ an. Über „Allgemein“ oder „Liste“ suchen Sie dann den gewünschten Datensatz heraus. Nun klicken Sie auf „Neue Rechnung“ und tragen in den Eingabebereich unten rechts die einzelnen Positionen der Rechnung ein. Handeln Sie mit Produkten, oder bieten Sie regelmäßig die gleichen Dienstleistungen an, können Sie diese im Programm hinterlegen und dann bequem mit den beiden Schaltflächen „Produkt hinzu“ oder „Dienstleistung hinzu“ einer Rechnung hinzufügen. Das reduziert die Arbeit beim Eingeben deutlich. Die Kalkulation der Rechnungspositionen übernimmt das Programm. Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie die Rechnung; anschließend können Sie diese entweder ausdrucken oder als PDF ansehen.

Formulare anpassen
Das ausgedruckte Rechnungsformular entspricht wahrscheinlich nicht Ihren Vorstellungen, da es ohne Logo und mit einem Standardtext zum Zahlungsziel auskommt. In Open Office passen Sie die zugrunde liegenden Vorlagen schnell an Ihre Bedürfnisse an. Die Vorlagen finden Sie unterhalb des Programmverzeichnisses im Ordner „Vorlagen/ Vorlagen“ und „Vorlagen/Community“. Seien Sie beim Ändern allerdings vorsichtig: Denn beim ersten Öffnen in Writer sind die Formularfelder, die für die Generierung aus der Software heraus notwendig sind, nicht sichtbar. Legen Sie zunächst eine Sicherungskopie der Dateien an, so haben Sie später immer noch die Möglichkeit, wieder die Originale einzusetzen.

Buchhaltung
Auch an die Buchhaltung hat der Entwickler gedacht. So finden Sie innerhalb der Software für Einnahmen und Ausgaben ein eigenes Modul. Rechnungen, die Sie später mit dem Status „Bezahlt“ markieren, bucht das Programm automatisch als Einnahme. Ausgaben erfassen Sie dagegen in einem einfachen Dialog im entsprechenden Bereich des Programms. Die für das Finanzamt wichtige Übersicht über Einnahmen und Ausgaben ermitteln Sie ebenfalls direkt im Modul „Buchhaltung“. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Übersicht“, definieren den gewünschten Zeitraum und klicken auf das Icon „Daten anzeigen“. Daraufhin präsentiert Ihnen die Software die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.