Komfortabler Kalender

Ein zentrales Element jeder Teamwork-Software ist die gemeinsame Terminverwaltung. Das spart viel Zeit bei der Koordination von Besprechungsterminen und dem Buchen von Ressourcen wie Beamer oder Konferenzräume. Das Kalender-Modul von EGroupware, das Sie über den Kalender-Button oben in der Leiste öffnen, ist nahezu selbsterklärend.

Auf der linken Seite der Navigation wechseln Sie zwischen den verschiedenen Ansichten, beispielsweise Tages-, Monatsund Wochenansicht. Weiter unten finden Sie die „Kalender Einstellungen“, über die Sie das Modul konfigurieren und etwa die Länge eines Arbeitstages festlegen. Ist die Funktion aktiviert, können Sie Termine auch schnell per Drag & Drop im Kalender hin- und herschieben.

Um einen neuen Termin einzutragen, klicken Sie einfach auf den kleinen „Neu“- Button ganz oben oder in den Kalender. Das öffnet einen Dialog, der sich in mehrere Register gliedert. Im Register „Allgemein“ tragen Sie die Eckdaten des Termins ein. Möchten Sie daraus eine Besprechung machen und beispielsweise Kollegen dazu einladen, wechseln Sie in das Register „Teilnehmer“. Dort wählen Sie per Drop-down-Liste einen EGroupware-Benutzer oder eine ganze Gruppe aus - oder ergänzen Teilnehmer aus dem Adressbuch. Übernehmen Sie jeweils mit „Hinzufügen“.

Handelt es sich um einen regelmäßigen Termin, so steuern Sie das im Register „Wiederholung“, das den Termin dann automatisch wöchentlich, jährlich oder wie angegeben im Kalender einblendet. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Termin fahren, blendet EGroupware eine kurze Zusammenfassung via Pop-up zu dem jeweiligen Termin ein. In der Gruppe arbeiten Was EGroupware unter anderem so besonders macht, sind seine Teamwork-Funktionen, mit deren Hilfe Sie gemeinsam an Projekten arbeiten können.

Sie können gemeinsame Termine planen, im Dateimanager Dokumente für andere bereitstellen, wichtige Links für andere in der Lesezeichen-Verwaltung anlegen oder ein Wiki oder eine Wissensdatenbank pflegen. Statt zahlreicher einzelner Anwendungen bündelt die Software die Werkzeuge, die den Wissensaustausch erleichtern. Oben in der Symbolleiste oder mit einem Klick auf die Schaltfläche „Weitere Anwendungen“ oben rechts wechseln Sie beispielsweise ins Wiki, in dem Sie gemeinsam mit anderen Benutzern gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Wenn Sie bereits bei der Wikipedia mitgearbeitet haben, werden Sie sich allerdings ein wenig umstellen müssen, denn die Syntax dieses Wikis unterscheidet sich von den gewohnten Formatierungen des wahrscheinlich erfolgreichsten Wikis weltweit.

Während das Wiki ja eine in der Form völlig freie Art ist, Wissen zu teilen, gehört zu EGroupware auch eine Wissensdatenbank, in der Sie Fragen und Antworten beziehungsweise Probleme und deren Lösungen in einer Datenbank sammeln können. Diese Datenbank lässt sich dann nach Stichwörtern durchsuchen und erweist sich beispielsweise in Callcentern oder im Support von Produkten als wichtige Arbeitsgrundlage. Für Abstimmungen gibt es ein Umfrage-Modul. Darin formulieren Sie zunächst Ihre Frage und legen fest, wer abstimmen darf. Klicken Sie dann auf „Hinzufügen“. Im nächsten Dialog formulieren Sie die erste Antwortoption. Mit „Hinzufügen“ legen Sie nun Schritt für Schritt weitere Möglichkeiten fest. So verlaufen Abstimmungen viel einfacher.