2168068

Kombigeräte - So nutzen Sie versteckte Funktionen

03.12.2016 | 09:44 Uhr |

Kombigeräte drucken, kopieren und scannen – und manche können auch faxen. Doch oft werden angebotene Zusatzfunktionen gar nicht ausgenutzt, weil die Alleskönner am PC nicht optimal eingerichtet sind.

Von der Tintenstrahl-Faxkombination bis hin zum Farblaser-Multifunktionsgerät: 3-in-1-oder 4-in-1-Geräte, die drucken, kopieren, scannen und faxen, erfreuen sich großer Popularität. Darüber hinaus versenden Multifunktionsgeräte Dokumente im Netz, wandeln Papiervorlagen in PDFs um oder besitzen sogar eine eigene Mailadresse. Doch oft hapert es an der vollständigen Geräteeinrichtung.

Die Grundeinstellungen für das Multifunktionsgerät anpassen

Das mitgelieferte Einrichtungs-Tool ermöglicht es, die Funktionen des Multifunktionsgeräts unter Windows bequem anzupassen. Wenn Sie das Programm starten, werden die aktuellen Geräteeinstellungen automatisch geladen und nach Änderungen direkt zum Gerät übertragen. Gehen Sie die einzelnen Optionen der Reihe nach durch. Nach diesen Anpassungen steht das Optimieren der Profile und Vorgaben in der Software-Suite an, über die Sie Vorgänge wie Scannen, Kopieren sowie PC-Faxversand und -Empfang steuern.

Siehe auch: Test - Die besten Farblaser-Multifunktionsgeräte im Vergleich

Scan-Tasten einrichten: Die Scan-Tasten am Gerät sind praktisch, um ein Dokument direkt in eine Anwendung zu übergeben oder als Datei zu sichern. Beides klappt aber nur, wenn die zugehörige Software auf dem PC installiert ist und Sie die Scan-Tasten innerhalb der Software konfiguriert haben. Nur dann weiß das Gerät, wie die Vorlage einzulesen ist und wie das Resultat gespeichert werden soll.

Empfangsmodus einstellen: Bei einem Multifunktionsgerät mit Faxfunktion steuern Sie über den Empfangsmodus, ob und wann das Gerät eingehende Faxanrufe entgegennimmt. Meist kann man dazu zwischen den Empfangsmodi „Nur Fax“, „Fax/Tel“, „Manuell“ oder „Externer Anrufbeantworter“ wählen. Mit „Nur Fax“ nimmt das Gerät alle Anrufe automatisch als Faxanruf an, bei „Fax/Tel“ werden ebenfalls alle Anrufe entgegengenommen, allerdings klingelt das im Gerät enthaltene oder ein daran angeschlossenes Telefon, wenn es sich nicht um einen Faxanruf handelt. Wie oft es klingelt, bevor Anrufe beantwortet werden, legen Sie im Bedienmenü fest. Hier stellen Sie auch sicher, dass das Datum und die Uhrzeit sowie die Absenderkennung stimmen.

Software-Sammelsurium in den Griff bekommen

Die meisten Hersteller von Multifunktionsdruckern legen ihren Geräten ein ganzes Sammelsurium an Einstellungs-und Überwachungsprogrammen, Scan-Suiten und Kreativ-Tools bei. Dabei handelt es sich neben Eigenentwicklungen oft um zugekaufte Programme mit unterschiedlicher Bedienerführung. Meist können Sie zwar in der Installationsroutine nicht benötigte Module abwählen, allerdings ist zu diesem Zeitpunkt normalerweise nicht ersichtlich, welche Software-Komponenten später tatsächlich überflüssig sind. Es empfiehlt sich daher zunächst eine vollständige Installation. Wenn Sie herausgefunden haben, welche Programme Sie nicht benötigen, können Sie die Auswahl anpassen.

Einige der mitgelieferten Multifunktions-Tools richten sich ohne Ihre explizite Zustimmung für einen Autostart beim Hochfahren von Windows ein. Das mag für einen Druckstatusmonitor akzeptabel sein, doch ein Scan-Tool oder einen PDF-Dokumentenmanager, den Sie nur selten benötigen, sollten Sie vom Autostart ausschließen und stattdessen bei Bedarf starten. In Windows 10 deaktivieren Sie nicht benötigte Autostarteinträge über den Task-Manager, den Sie mit einem Rechtsklick auf eine freie Stelle auf der Taskleiste und den Befehl „Task-Manager“ öffnen. Wechseln Sie zur Registerkarte „Autostart“, klicken Sie die auszuschließenden Autostarteinträge der Reihe nach mit der rechten Maustaste an und wählen Sie jeweils „Deaktivieren“. In Windows 7 und 8.1 starten Sie die das Systemkonfigurations-Tool msconfig und entfernen unter „Systemstart“ die Häkchen vor den betreffenden Einträgen.

Die Grundkonfiguration nimmt aufgrund der zahlreichen Einstellmöglichkeiten bei Multifunktionsgeräten einige Zeit in Anspruch.
Vergrößern Die Grundkonfiguration nimmt aufgrund der zahlreichen Einstellmöglichkeiten bei Multifunktionsgeräten einige Zeit in Anspruch.

Die Verbrauchskosten für Kopien und Ausdrucke senken

Die Folgekosten für Tinte und Toner sind gerade bei Kombigeräten nicht zu unterschätzen, schließlich sind Farbkopien und Farbausdrucke rasch erstellt. Sparpotenzial bieten die Geräte, wenn Sie Farb-und Schwarzweiß-Druckaufträge sorgfältig trennen: Das geht, indem Sie für das Multifunktionsgerät in der Systemsteuerung von Windows unter „Geräte und Drucker anzeigen“ nach einem Rechtsklick auf den Kombidrucker und „Druckeinstellungen“ als Standardvorgabe die Ausgabe in „Graustufen“ aktivieren und – sofern vorhanden – die Option „Gesamten Text schwarz drucken“ einschalten. Farbausdrucke erstellt das Gerät nunmehr erst, wenn Sie für den jeweiligen Druckauftrag die Farbausgabe im Druckdialog der betreffenden Anwendung explizit aktivieren.

Viele Druckkombigeräte sind duplexfähig und können das Papier nicht nur vorne, sondern auch auf der Rückseite bedrucken. Da die beidseitige Druckausgabe nicht nur Papier spart, sondern auch der Umwelt zugutekommt, bietet es sich an, auch die Duplexausgabe als Standard in den Windows-Druckeinstellungen wie beschrieben vorzugeben. Für Briefe, Fotos und andere Dokumente, die Sie einseitig ausdrucken möchten, schalten Sie die Duplexausgabe im Einzelfall im Druckdialog der betreffenden Anwendung ab.

Neben den Einstellungen für einzelne Fotokopien wie Kopieanzahl und Helligkeit bieten viele Multifunktionsgeräte Kopiervorlagen oder Kopierprofile, die Sie im Einstellmenü des Bedienfelds oder in der Browser-Konfiguration anpassen können. Darüber ist eine Optimierung der Kopierqualität möglich, damit zum Beispiel standardmäßig nicht Farb-, sondern Schwarzweißkopien erstellt werden oder weniger Tinte und Toner aufgetragen wird.

Sicherheitseinstellungen auf dem Multifunktionsgerät anpassen

Ein über den WLAN-Router mit dem Internet verbundener Netzwerkdrucker ist ein potenzielles Sicherheitsrisiko. In vielen Fällen wird das Gerät mit einer Standardinstallationsroutine ins Netzwerk integriert und ist danach sicherheitstechnisch sich selbst überlassen. Dabei bleiben die Sicherheitseinstellungen meist ungenutzt, und selbst der Browser-Zugriff auf die Geräteeinstellungen wird nicht durch ein Passwort geschützt, sodass entweder gar kein Kennwort verwendet wird oder das herstellerseitige Standardkennwort. Dadurch können nicht nur sämtliche Mitbenutzer innerhalb des Netzwerks alle Konfigurationsparameter auslesen und ändern, sondern auch Dritte können das Gerät ohne Ihr Wissen umkonfigurieren oder sperren, wenn sie sich Zugriff auf das Netzwerk verschaffen. Besitzt das Multifunktionsgerät eine Faxfunktion, lassen sich sogar Faxe unerlaubt versenden.

All das verhindern Sie durch das Festlegen eines individuellen Passworts für die Administration im Konfigurationsmenü. Kontrollieren Sie in den Einstellungen außerdem die standardmäßig aktiven Netzwerkprotokolle. Für einen sicheren Betrieb deaktivieren Sie einfach alle nicht benötigten Protokolle.

Wenn der Netzwerkanschluss Ärger macht

Viele Multifunktionsgeräte sind mit einem Netzwerkanschluss für die gemeinsame Verwendung durch mehrere Nutzer ausgestattet. Allerdings garantiert eine Netzwerkbuchse noch nicht, dass wirklich alle Funktionen auch im Netzwerk verfügbar sind. So handelt es sich bei einigen Multifunktionsgeräten in erster Linie um Netzwerkdrucker, die ihre Multifunktionalität nur auf dem Gerät in vollem Umfang zur Verfügung stellen, an dem sie lokal angeschlossen sind. Betroffen sind meist die Scan-Funktionen. Umgekehrt gibt es Funktionen, die nur innerhalb eines Netzwerks zur Verfügung stehen, etwa das Senden von Scans zu einem bestimmten Rechner. Nicht immer verrät das Handbuch, ob und welche Funktionen oder Extras nur über einen bestimmten Verbindungstyp nutzbar sind.

Welche der Funktionen und Statusmeldungen an Ihrem Rechner verfügbar sind, hängt häufig von der Anschlussart ab.
Vergrößern Welche der Funktionen und Statusmeldungen an Ihrem Rechner verfügbar sind, hängt häufig von der Anschlussart ab.

Lösung: Schließen Sie das Gerät über ein USB-Kabel direkt an Ihren Hauptrechner an und zudem per Netzwerkkabel an Ihren Router. Dadurch stehen Ihnen speziell auf Ihrem PC sämtliche angebotenen Funktionen zur Verfügung, den PCs im Netzwerk die im Netz verfügbaren Funktionen.

Video: Welchen 3D-Drucker / -Scanner kaufen?
0 Kommentare zu diesem Artikel
2168068