Um bei vielen Kontakten die Übersicht zu behalten, teilen Sie die Adressen am besten verschiedenen Kategorien zu. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt und wählen Kategorien. Sie sehen eine ganze Reihe von Standardkategorien. Möchten Sie eine zusätzliche Kategorie erfassen, geben Sie deren Namen im leeren Feld A ein und klicken auf Zur Liste hinzufügen B. Bestätigen Sie mit OK C. Damit die Adressdaten gemäß Ihrer Kategorisierung angezeigt werden, sortieren Sie die Ansicht "Nach Kategorie" D.

Bessere Ordnung
Mit ChangeNames bringen Sie Ordnung in Ihre Microsoft-Outlook-Kontakte. Die Software hilft Ihnen dabei, Adressen mit fehlenden Anreden zu ergänzen und Vor- und Nachnamen automatisch zuzuweisen. Zudem werden überflüssige Kommas entfernt und die Anzeige der Kontakte vereinheitlicht.

Visitenkarten
Anstatt Visitenkarten mühsam abzutippen, scannen Sie diese besser mit einem handlichen Lesegerät ein. Die meisten Geräte erkennen alle Karten problemlos und fügen die Infos direkt ins Outlook-Adressbuch ein. Zu den bekannten Herstellern von solchen Scannern zählen unter anderem Plustek,Targus sowie CardScan.

Termine verwalten
Outlook bietet viele Funktionen, um Termine und Aufgaben zu organisieren. Sie können unter anderem Ihre Termine für andere freigeben oder Einladungen für Meetings verschicken. Es gibt sogar Tools, mit denen Sie Ihre Aufgaben immer auf dem Desktop im Blickfeld haben.

Neuer Termin
Möchten Sie von einer Papieragenda auf eine elektronische umsteigen, müssen Sie alle Termine zuerst manuell eintragen. Klicken Sie dazu in der Outlook-Navigation auf Kalender und drücken Sie Ctrl+N. Die Eingabemaske für Termine öffnet sich. Tippen Sie die notwendigen Angaben ein und klicken Sie auf Speichern und schließen. Handelt es sich um einen persönlichen Termin, sollten Sie die Option "Privat" A markieren.